实物档案整理
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
实物档案的归档范围主要包括以下几类：
1.本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等
2.公务活动中获赠的纪念品等； 3.上级领导知名人士的题词字画等；
4.本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）
5.其它有保存价值的实物。比如权证类的法人、产权、土地、房产等
一、定义 1.归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、
1 著录、上架，使之有序化的过程。
3.件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
二、收集 1.收集范围
①本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
②本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
③本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、工艺品、牌匾、礼品等。
④本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
⑤本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。
⑥其它有重要保存利用价值的实物。
2、收集要求
①归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，一般不应跨年度。
②收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或
2 个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。（就是单位移交到档案室的要有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取时间、地点、人员等情况说明）
③归档的实物应保持整洁、无破损。
④归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理（这里的照片管理就像钟立），两者之间要建立准确、可靠的标识关系。(在参见号处注明) ⑤本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。（注明赠送对象，时间等信息）
⑥归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
三、整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。（保持实物档案的有机联系就是保持实物档案形成的规律，比如奖状，他的整理按照实物档案形成的规律依次进行排序形成一套奖状档案。）
四、整理要求
1、归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
2、每件归档实物均应转拍照片形成照片档案进行相应归档。
五、整理方法
3 1 .鉴定
①根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
②对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。 ③归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2.分类 ①按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如\" 2006 ”。
②按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。（对于印章档案不多的单位，可将印章按收到的先后顺序编上号，编号用纸贴在印把上，将印模上刻制的名称、编号、印章生效时间、作废时间等信息输入计算机，方便日后查找，印章应装在特制的大小格组成的盒或抽屉内保存。）
4 3 排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式① ：全宗号一实物一件号。 格式② ：全宗号一实物一年度一件号。 格式③ ：全宗号一实物一类别一年度一件号。 实物档案较少的单位（每年少于30 件）可选择格式①或② ；实物档案较多的单位可选择格式③ 。
4 编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、类别、年度、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1 ）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、类别、年度、件号、参见号。（编号应用胶纸贴在物品右上角或背面即可，存放实物的柜架应编上号，将每件实物对应的编号输入计算机中该实物档案的录入信息，方便提供利用查找。）
5 ①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000 ”代替。
②实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。 ③类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ④年度：采用公元纪年标识，如“2006 ”。
⑤件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1 \" 开始标注。
⑥参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
5 著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2 ）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
6 7
①件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
②题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
③材质：实物的制成材料。
④型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm。
⑤年度：采用公元纪年标识，如“2006 ”。 ⑥类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ⑦参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
⑧备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。 ⑨实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型（长x 宽＝297mm X 210mm ）。
⑩目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全
9 宗名称、类别、年度、起止件号等项目（见图3 ）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
6 上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
六、保管
1.实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，如移出档案室必须要履行签字手续。
2.对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。
3.实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实
10 物档案完好无损。
4.存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂； 5.奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
七、利用
1利用实物档案必须严格履行登记手续。
2利用重要实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。
3归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。
