XX公司人事档案管理办法
第一条：目的
为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。
第二条：适用范围
适用于全体员工个人档案。
第三条：人事档案内容
公司在入职当天为每个新员工建立个人档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的当月月底放入员工档案。个人档案应包含以下各完整有效的文件：
1、入职登记表
2、身份证、学历证书、户口本复印件
3、应聘简历及面试评价表
4、员工转正申请
5、述职报告、工作总结
7、劳动合同
8、岗位变动记录
9、保险缴纳记录
10、与公司签订的其它合同、协议
11、辞职申请
第四条：管理权限
人力资源部由专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。
第五条：人事档案管理相关规定
（一）基础管理
1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
3、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。
4、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存二年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗5年止）。
（二）人事档案利用
1、查阅。查阅人事档案的人员应填写《人事档案利用申请表》，经过人事部的审核，确定申请表与利用人一致，并且手续齐备，方可查阅。
2、借出使用。用于因特殊需要必须借用人事档案的情况，借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。人事档案借出使用时，应填写《人事档案利用申请表》，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。归还后及时在外借登记上注销。
3、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。材料提取人应填写《人事档案利用申请表》，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
4、查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。
5、各部门利用人事档案应严格履行登记手续。
第六条：制定、修订、废除与颁布实施
本办法经核准后，由人力资源部公告实施；修订或废止亦同。
第七条：附件
附件一：人事档案利用申请表
附件二：人事档案利用登记表
人事档案利用申请表
人事档案利用登记表
