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人事档案管理办法（试行）
各分子公司、本部各部门：
为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制定本管理办法。
一、适用范围
员工人事档案日常管理。
二、管理原则
安全、保密、清晰、完整。
三、管理职责
由人力资源部（行政人事部）负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。
四、管理程序
（一）人事档案建立
新员工入职之日，由人力资源部（行政人事部）为其建立一个独立的人事档案。人力资源部（行政人事部）首先对档案材料进行收集和整理，若收集的是复印件必须与原件对照审验，且由员工本人在复印件空白处标注“此为本人真实***证之复印件”，并签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：
1.身份证复印件（正反面复印在同一张A4纸上）、户口本复印件（户口本主页及本人页）。
2.证书复印件 。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。
3.管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。 4.近期免冠1寸彩照1张。
5.应聘人员登记表（包括附带的个人简历）以及员工信息采集表。
6.县区级以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能（禁查乙肝）。
7.从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”。 8.法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）。 9.《劳动合同》或《劳务协议》，以及《保密协议》和《承诺函》正本各一份。
10、背景调查表（主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位）及录用审批表。
11、员工手册签收单。
（二）人事档案资料的添加
以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中：
1、人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。
2、员工与公司补充签订的各种重要的个人申请、承诺、协议、保险等材料。
3、员工岗位（职务）变动调整通知书。
4、员工晋升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖惩类相关资料。
5、员工变更的个人资料。
6、员工劳动合同续签意见征询单。
7、员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。
8、终止劳动关系通知书员工签收回执。
9、其他需添加的资料。
（三）人事档案的其他专项保管
考虑部分专项工作特殊情况，以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。
1、员工考勤类材料。
2、员工薪资变动资料。
3、员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料。
4、员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料。
5、按相关食品安全管理法规须持有的健康证相关资料。
6、其他需单项保管材料。
（四）人事档案编号
1、公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号编号。
2、员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变，仍采用原工号编号。
（五）人事资料的定期更新与维护
1、员工有调动、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。
2、为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，员工一旦有个人信息资料（身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等）更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统，并统一在规定时间前以电子文档和纸质材料同时报送所在公司人力资源部（行政人事部）。
（六）人事档案的查阅
1、人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部（行政人事部）必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况经审批后方可调阅。
2、员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部（行政人事部）人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密。
3、如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行：
（1）必须填写《人事借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。 （2）借阅时间以规定时间为限，不得转借，拆卸、调换、复印。 （3）归还时，由人力资源部（行政人事部）核对档案资料归还是否完整。
（七）人事档案资料的复印
1、如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用。
2、如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部（行政人事部）添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。
（八）人事档案的保存
1、人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，以确保人事档案的存放安全。
2、无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退还员工本人。
3、在职员工的人事档案将一直保存；离职员工的人事档案原则上保存期自离职日起至少两年备查。
4、属于公司解除（终止）劳动合同、辞退、自动离职等类别员工，其人事档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后特别重点保存。
5、按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。
（九）人事档案管理信息化
1、为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据库严格按管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。
2、人力资源部（行政人事部）必须根据人事变动情况随时更新人事数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部（行政人事部）应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。
五、处罚
（一）人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。
（二）公司员工有义务向公司提供详尽真实的人个资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，属严重违纪行为，一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部（行政人事部）报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。
（三）人事数据库属于公司商业机密和员工个人私隐，公司任何人员不得利用任何手段非法或私自窃取、拷贝、偷阅，否则一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。
六、附则
（一）本管理办法自下发之月起执行。
（二）公司保留对本规定随时或定期作出修订的权利。最终解释权为公司人力资源部（行政人事部）。
******股份有限公司
二〇一八年二月二日
