人事档案管理办法
1.目的
为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。 2.范围
3.总则
人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。 4.职责
4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。
4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。
4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。 4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。
4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。 5.管理制度 5.1案卷内容
5.1.1卷内目录
见附件2人事档案目录 5.1.2入职资料
人员应聘登记表
8张一寸红底免冠照片 身份证正反面复印件 户口本户主页及本人页复印件 毕业证、学位证（或学历证明）复印件
解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件） 无劣迹证明原件
特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机） 各种资格证和职称的复印件 参加过各种培训的证书复印件
应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件
5.1.3在职资料
员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本； 员工转正、转岗相关材料。
5.1.4调薪资料
工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。
5.1.5职务任免文件
审批及通知文件。
5.1.6异动文件、奖惩材料
各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。
5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料
与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》
5.1.8离职资料
①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。
②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。
5.1.9其他应归档的资料 5.2员工档案归档时间
5.2.1 例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。
5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。
5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）
5.3归档材料的要求
5.3.1归档材料应做到完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，以项目为单位的归档材料要齐全。
人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。
5.3.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记、补充。 5.3.3人事档案材料的载体和字迹要求。
5.3.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其与A4纸装订一起，档案装订工整，制作规范，分类有序，方便查找；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。
5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。书写清楚统一编号，而且确保和电子版档案号一致。
5.5.4人事档案卷首页以《人事档案明细》为目录，应如实填写。
5.5.5人事档案卷编号规则， 按照档案建立的顺序排列。电子档案中员工代码依据
入职年限、入职顺序编号同OA中编号一致。例如2011年10月15日入职，员工代码为：1110015。
5.5.6员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应由所在部门统一时间集中上报到人力资源部，以便人力资源部调整花名册和档案记录。
5.4人事档案的借阅
5.4.1借阅制度
人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须填写人力资源借阅表格，经审批后方可借阅/领取档案资料。通常情况下，每周周一至周四可以提申请，周五统一领取/借阅档案。
5.4.2 借阅手续
5.4.2.1公司员工，确因工作或个人需要，可提出档案借阅申请，但须填写《借阅人力资源部相关资料申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经借阅人部门经理审核，人力资源部经理批准后，在人力资源部门登记 ，档案管理人员方可办理借阅手续。
5.4.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。
5.4.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。（附件3：借阅/领取:人力资源资料申请单）
5.4.3借阅注意事项
5.4.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持档案的整洁。
5.4.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。 5.4.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。如确需要，必须经人力资源部经理批准后，方可进行。
6.电子档案编制原则
6.1电子版档案包括的内容按现有表格如实填写。
6.2员工编号：员工编号能直观体现员工入司时间与ERP项目接轨。它的编制原则和方
法是按照入职年份的末两位，入职月份和入职的先后顺序号，总共七位数字。 员工档案编号入职即编号，不分在职和离职，每个人都对应一个唯一号码，不重复。 6.3 档案号：指与纸板档案对应的四位编码，便于检索纸版档案。
6.4 电子档案保存与更新：以月为单位保存电子档案，每月底复制一份留存，命名为*年*月电子档案。 7.注意事项
在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。 8.档案内审工作
8.1目的：以自我管理与提高为目的，规范完善现有工作，符合外部审计工作标准。
8.2安排：每年两次，安排在每年1月、7月，根据近半年人事的重点工作以及人事重要法律要件进行抽查，抽查范围制定方案，抽查过程进行记录，最终以结论报告形式向人资部内部告知。 9.附件
附件1：人事档案资料交接清单 附件2：人事档案目录
附件3：借阅、领取人力资源相关资料申请表 附件4：档案明细表
