人事档案管理办法
2、在档案袋目录上写明各项材料名称和数量，封好归档。
3、各单位应设立档案柜，并放置合适位置。
4、个人档案按照“员工编码”顺序确定归档的具体位置。
（二）电子档案
1、根据书面档案录入相关资料，并及时更新，系统自动留存资料变更记录。
2、管理软件设立单项、多项及综合查询功能，检索依据可根据需要选择。
第五条 人事档案的核查
（一）为保证人事档案的完整性、时效性要定期进行检查。各单位每年至少进行三次自检，并保存自检记录。对相关文件、记录及时补充及延续。
（二）各单位可采取书面或电子形式建立档案管理台账，以备核查及记录。
第六条 人事档案的转递
（一）内部调转，员工在集团所属企业间调转。
1、调出将转递的人事档案，填写《转递人事档案材料明细单》。
2、封档并加盖骑缝章，随同《调转/晋降记录表》转向调入单位，在转递中应遵循保密原则，通过内部传递流程转递、不能交本人自带。
3、收档单位在收到档案核对无误后，应在回执上签字盖章，三日内转回。原单位在档案台账上注销。
4、调出、调入单位在管理软件中同步做电子档案调转。
（二）外部调转，员工离职，原单位与新单位或与社保部门间书面档案转递。
1、调出将转递的人事档案，填写《转递人事档案材料明细单》。
2、封档并加盖骑缝章转交新单位或社保相关部门，或由本人提出书面
申请自带档案，并在《转递人事档案材料明细单》上签收。
3、转出档案后在档案台账上注销。
第七条 人事档案使用
(一)查阅
有权限人员可以到人力资源部申请查阅档案，查阅前要办理登记手续。
（二）出具证明材料
本人因入党、招工、出国、婚育等需要出具证明的，人力资源部根据档案内容并向被证明人核实情况后出具证明材料。
第八条 人事档案保密规定及保存期限
（一）由专人负责书面人事档案的保管工作，保管人员不得对档案删除、涂改、销毁，必须严格保密、不得扩散。
（二）有使用、编辑管理软件权限的人员应妥善保管密码，不能借给他人，日常要及时更新电子档案，确保信息同步准确；有审批权限的人员需要他人代理工作时需要有授权，并注意变更密码，确保授权的时效。
（三）人事档案永久保存。下属单位离职员工未转、提走的书面人事档案于次年五月一日前封档提交人力资源部存放。
（四）电子档案每年定期由信息部做拷备存档处理。
第九条 以上自2012年6月1日起开始执行，原相关规定废止。
集团人力资源部
2012年1月1日
