员工人事档案管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用人事档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际，制定本办法。
第二条人事档案是企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工、办理退休等的重要依据。
第三条人力资源部负责对公司及所属子公司(是指经人力资源部审批招聘录用人员)员工人事档案材料的归档督促和日常管理工作。
第四条在档案管理中，严格执行保密制度，保证档案的安全。
第二章人事档案的材料的收集
第五条收集范围
（一） 统一布置填写的履历表、自传、年度考核表；
（二）更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查及所依据证明材料、上级批复等材料；
（三）干部提拔、任免、考察工作中形成的干部任免审批表、考察材料；
（四）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关的证明；党员登记表，民主评议党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；
（五）加入民主党派的有关材料；
（六）纪律检查、监察等部门工作中形成的材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论），上级批复；
（七）国民教育、成人教育（大、中专）考生登记表、入学考试成绩、学生登记表、学习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审表，学历、授予学位证明材料、培训结业成绩，高校毕业生分配报到证等；
（八）评审专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表等；
（九）各种表彰、奖励形成的审批表、呈报表及嘉奖通报材料；
（十）干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、劳动合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料等；
（十一）办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表等；
（十二）办理因公出国（境）审批工作中形成的：因公出国（境）审批表、备案表，在国外工作、学习情况材料或鉴定材料；
（十三）反映从事特殊工种的材料（如：工资变动审批表等，须每年一份）；
（十四）确定工伤致残的材料、死亡通知、法院判决书等。 第六条收集方法
（一）组织、人事、纪检（审）、教育培训以及各有关单位，及时向人力资源部档案室提供新形成的人事档案材料。
（二）形成人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交人力资源部档案室归档。
（三）人力资源部根据工作需要，适时布置填写干部（工人）履历表，及时补充档案内容。
（四）各子公司、外借人员档案材料由各子公司及外供人员所在单位负责按时提供。
（五）需由职工个人提供的存档材料由个人负责提交。
第三章 人事档案的保管
第七条人事档案保管的基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
第八条人事资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集齐全，加以整理后送交人事档案管理人员归档，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求：
（—）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期；
（二）归档的材料，凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明；
（三）人事档案材料的载体使用A4办公用纸，材料左边应留出2.5厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经人力资源部与原件验证后盖章方能认可。
第九条人事档案管理人员必须定期对人事档案进行检查核对，以防霉烂，虫蛀、或存放错误。
第十条人事档案的转递。档案转递应遵循保密原则，调动人员档案凭《调档函》并经人力资源部负责人签署意见后由公司办公室通过机要交通转递，不能交本人自带；解除或中止劳动合同人员档案，公司本部的由人力资源部转递，子公司人员由所在单位工作人员在规定的时间内转至襄樊市劳动就业局。
第十一条人事档案需设专人负责专职或兼职保管，并应备齐必要的存档设备。具体要求如下：
（一）库房备有必要的防火、防潮器材。
（二）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（三）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
（四）无关人员不得进入库房。
（五）库房内严禁吸烟。
（六）离开时关灯关窗，锁门。
第十二条人事档案管理人员应定期对人事档案材料及管理利用情况进行统计,为人事管理工作提供有效信息。
第十三条档案管理人员应及时将档案管理工作有关问题向人事部门主管汇报。
第四章人事档案的利用
第十四条人事档案的利用必须遵循一定程序和履行有关手续，工作人员必须严格按照本制度规定的程序办事。
第十五条人事档案利用的方式 ： (一) 设立阅览室以供利用查阅。 (二) 借出使用。 (三) 出具证明材料。
第十六条进行人事档案的查阅、借出等，必须履行如下手续：
（一）查阅手续
凡查阅档案，利用单位应派中共党员干部到档案室查阅。
1、由申请查阅者填写《查阅档案审批表》；
2、查阅单位(部门)盖章、负责人签字；
3、由人事档案管理部门审核批准。
4、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
5、查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。
(二)外借手续
1、借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
2、借档单位(部门)盖章，负责人签字。
3、人事档案管理部门对其进行审核、批准。
4、进行借档登记，把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
5、归还时，及时在外借登记上注销。
(三) 出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
1、由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；
2、人事档案管理部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；
3、证明材料由人事档案管理部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
第五章附则
第十七条本办法由人力资源部负责解释。 第十八条本办法自印发之日起施行。
