上海吾间建筑工程有限公司 采购管理制度及操作流程
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、适用范围
适用于本公司所有日常办公器材等用品。
三、基本原则
采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。本采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
四、工作程序
（一） 采购基本事项
1.采购一般遵循现需现采购的原则，一般由后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。
2.日常采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈，非日常用品采购应货比三家，选择性价比最高的供应方。
3.采购原则上采取内部员工相互监督的原则，采购前不需要经过审核。但是对价值超过300元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人将采购单提前报告经分管部门领导签署意见后实施。
4.金额特备巨大的（2000元以上），采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有后勤互监督人员对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。 5.采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。
（二）采购申请
1.采购时，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“采购单”。
2.交由后勤部进行采购时，若有紧急采购需要，需方应在在“采购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。
3.交由后勤部进行采购时，若撤销采购，应立即通知相关人员，以免造成不必要的损失。
（三）采购流程
1.需方可以自行采购也可以通知后勤部门进行采购，均需要填写“采购单”， 2.报销时，需方或者后勤人员应将报销凭证及采购单同时交由部门负责人审核，货到后，部门负责人验收无误后，需方或者后勤人员再将报销凭证交由总经理签字，财务根据经理签字后的凭证放款。 (四)采购经办人职责
1.建立供应商资料与价格记录。 2.做好采内参市场行情的经常性调查。 3.询价、比价、议价及定购作业。
4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5.做好平时的采购记录及对帐工作。
（五）采购方式
1.集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划购买。 2.长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。
（六）采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购单”。
2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。
五、附则 1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。
六、本制度经总经理核准后实施。
2014年4月
