文书档案管理（精选多篇）

推荐第1篇：文书档案管理

文书档案工作之我见

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八．做好校外来访人员的接待工作。

九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十．严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

A机关的职能活动

B文办理完毕

C有查考利用价值

(2)内容

A级针对本机关的指导性公文

B级机关主要职能活动中形成的公文材料

C级机关呈送的报请类公文

D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

A合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时

C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

A类、份数以及每份文件的页数

B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

C 案卷要系统排列，交接时履行手续；

D 字迹材料要符合耐久性要求；

E 公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。

2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。

3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。

4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值

1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为１６-５０年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。

2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。

5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：

a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。

b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。

d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。

e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。

f、将销毁清册归档保存。

行政081王燕

推荐第2篇：文书档案管理

一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（ ）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（ ）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（ ）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（ ）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（ ）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（ ）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（ ）。 A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（ ）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（ ）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（ ）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、

平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（ ）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（ ）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（ ）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（ ），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（ ）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（ ）等方法。ACD A.年度分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（ ）等。

A.全宗号 B.年度 C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（ ）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（ ）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（ ）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（ ），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（ ）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（ ）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（ ）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（ ）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（ ）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（ ）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示：

1、

2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件

4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

推荐第3篇：文书档案管理

[单选]

1、（ ）是公文办理过程中的中心环节。 (2分)

拟办

批办

承办

催办

[单选]

2、（ ）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 (2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[单选]

3、下面所列材料中属于归档范围的是( )。 (2分)

收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。

一般文件的历次修改稿。

对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

同级机关发来的不需贯彻执行的文件。

[单选]

4、以下哪个不是收文登记的形式？ (2分)

簿册式登记

签印式登记

卡片式登记

[单选]

5、催办分为（ ）两个方面。 (2分)

向上、向下

对内、对外

发函、电联

[单选]

6、以件为单位进行装订时，应在（ ）位置用不锈钢钉或线装订。 (2分)

上侧

右上侧

左侧 [单选]

7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（ ）计算页数。 (2分)

继续

合并

重新

[单选]

8、以下哪个不是文件的载体？ (2分)

竹简

纸张

光盘

[单选]

9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容： (2分)

归档年度

保管期限

作者

[单选]

10、著录时应注意 (2分)

题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；

文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；

“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。

[单选]

11、使用单件整理方法的单位必须使用（ ）。 (2分)

档案管理软件

密集柜

专用库房

[单选]

12、单份文件归档中，装盒排架不包括： (2分)

装盒

填写备考表

编号

[单选]

13、《档案目录》封面项目不包括： (2分)

全宗名称

责任者

全宗号 [单选]

14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是： (2分)

按年度-保管期限

按年度-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是： (2分)

按年度-保管期限

按年度-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

16、跨年度形成的文件材料，统一放入（ ）。 (2分)

开始年度

办结年度

归档年度 [单选]

17、采用（ ）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。 (2分)

年度分类法

机构分类法

保管期限分类法

[单选]

18、立卷法按文件（ ）或内容针对年度作为归档年度。 (2分)

成文日期

形成年度

办结年度

[单选]

19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法： (2分)

XX企业的会议纪要；

XX单位关于举办培训班经费的请示；

XX公司信息简报。 [单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是： (2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

[单选]

21、（ ）是对收文的执行、办理或撰文答复。 (2分)

拟办

批办

承办

[单选]

22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？ (2分)

XX局党组会议记录

XX企业关于2003年财务统计报表

XX地区来往信件

[单选]

23、立卷法中，案卷的装订要注意： (2分)

将文件上原有的金属物全部去掉；

文件上原有的金属物不用去掉；

装订方法是二孔一线，位于文件左侧。

[单选]

24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（ ），边距为（ ）。 (2分)

6.5cm，

7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [单选]

25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)

全宗号

目录号

案卷号

[单选]

26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 (2分)

12

13 14 [单选]

27、（ ）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。 (2分)

规定

办法

条例

[单选]

28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有： (2分)

秘密等级

发文字号

公文标题

[单选]

29、（ ）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。 (2分)

定稿

正本

稿本

[单选]30、（ ）是对发文进行最后审定的决策性环节。 (2分)

签发

审核

缮印

[多选]

31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（） (2分)

内容组合法

文件名称组合法

工作活动组合法

问复文件组合法

[多选]

32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（ ） (2分)

年度—机构—保管期限

年度—问题—保管期限

年度—文号—保管期限

年度—保管期限 [多选]

33、同一年度的文件按件归档，装盒时（ ） (2分)

保管期限为永久的文件单独装盒

保管期限为30年的文件单独装盒

保管期限为10年的文件单独装盒

保管期限为定期的文件一起装盒

[多选]

34、文书档案保管期限表的基本内容包括： (2分)

类目

序号

归档范围

保管期限

[多选]

35、归档分类的类型有： (2分)

A.分文号

分年度

分机构

分保管期限

[多选]

36、单份文件归档中，必须著录的项目有： (2分)

文件题名

责任者

成文日期

归档年度

[多选]

37、单件整理方法常见的模式有： (2分)

部门整理

专人整理

个人整理

档案室整理

[多选]

38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写： (2分)

全称

简称

保管期限代码

不填

[多选]

39、单份文件归档中，著录时应注意： (2分)

有副题名的应录入；

文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；

页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；

著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。

[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有 (2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

综合排列法

[判断]

41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)

对

错 [判断]

42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)

对

错

[判断]

43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)

对

错

[判断]

44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)

对

错

[判断]

45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)

对

错 [判断]

46、文件形成年度也就是文件的成文年度。(2分)

对

错

[判断]

47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)

对

错

[判断]

48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)

对

错

[判断]

49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)

对

错

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。 (2分)

对

错

推荐第4篇：文书档案管理

文书档案管理

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。

推荐第5篇：文书与档案管理

信息文书试卷

单项选择题

1、（ B ）地办理文书是文书工作最基本的原则之一。 A高度保密 B实事求是 C及时迅速 D精简优质

2、办公室的职能由办公室的（ A ）来决定。

A性质和任务 B人员与分工 C规模和级别 D性质和地位

3、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是（ D ）。 A上行文 B平行文 C下行文

4、经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（ A决定 B决议 C报告 D会议纪要

5、表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用（ B）。 A公报 B通告 C通知 D通报

6、下列公文专用词语属于“引述用语”的选项是_________。C A、遵照 收悉 批转 特此函复 B、收悉 欣悉 依照 鉴于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 关于 根据

7、收文分发应该按不同情况优先分给（ A）

A本单位的主要领导人、主管部门负责人或承办人

B 承办部门的主管负责人和主要承办人员

C本单位分管秘书工作的主要领导人

D本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门

8、拟办意见又称（D ）

A拟办方案 B 办文预案 C 办文意见 D 建议和意见

9、公文的校对基准是（C ）

A 定稿和格式设计 B领导批示意见 C 经过修改的草稿 D审核过后的文稿

10、复核是在注发过程中对公文文稿再做的（ B）

A最后审核 B 技术性审核 C 重复审核 D专业审核

11、由内收发按规定统一拆阅收文称为（A ）

A 拆件 B 启封 C 核封 D查核

12、以下收文办理环节属于决策性活动的是（D ）

）。 C

A批办 B注办 C 承办 D拟办

18、标明由某公司收启的文件启封者应是公司（B ）

A 领导人员 B文书人员 C办公室主任 D业务人员

13、联合行文时各发文单位依次审核文稿称为（D ）

A会谈 B会办 C会签 D会稿

14、分发使公文按照主次缓急尽快得到（ C）

A 实质性处理 B程序性处理 C 专门性处理 D常规性处理

15、以下是公文的开头，请判断它属于哪种开头方式。

你厅《关于拟录用2003年大中专毕业生的函》（国安政〔2003〕18号）收悉。经研究，现函复如下。属于________ B A、概述式开头 B、引述来文式开头 C、目的式开头 D、开门见山式开头 16．以下属于收文加工环节的是（A ）。 17．以下属于收文的加工环节的是（ B）。

A起草文稿 B汇编公文信息 C填写催办单 D 注明文件办理经过和结果 18．注办应该由（ C）负责。

A 文书人员 B 单位领导 C办公室主任 D承办人 19.会议纪要适用于（D）。

A.记载会议情况 B.传达会议情况 C.记载会议议定事项 D.传达会议议定事项

20、文书的（ D）是文书工作的中心环节。

A、管理B、处理C、利用

多项选择题

1、以下属于公文制发程序的有___________。B、C、D A、签署 B、签发 C、审核 D、分发

2、事务文书的制发程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草拟 B、审核 C、定稿 D、登记

3、下列选项的排序符合公文的制发程序的有___________。C、D A、草拟 审核 复核 签发 B、签发 登记 缮印 分发 C、草拟 审核 签发 分发 D、缮印 用印 登记 分发

4、在复核时应注意下列哪些事项___________。A、B、C A、审核、签发手续是否完备 B、附件才料是否齐全 C、格式是否统

一、规范 D、是否做好发文登记

5、公文的紧急程度分为___________。A、B A、特急 B、急件 C、限时送达 D、紧急

6、以下属于公文主体部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送机关 C、抄送机关 D、附注

7、公文标题___________。A、C A、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点符号

8、公文主送机关应使用___________。A、B、C A、全称 B、规范化简称 C、统称 D、一般称谓

9、下列文种，哪些文种必须有主送机关。___________ B、C、D A、公告 B、批复 C、请示 D、报告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、会议纪要式 D、简报式

C、公文的份数序号、密级程度、紧急程度和发文字号均在武文线之下 D、信函式公文的发文机关标识依然是发文机关的全称、规范化简称或统称

案例分析

某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示(全文如下)，交给校长办公室审核。

关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。

×××市第二职业学校 2014年8月25日 (1)请你代校长办公室主任审核这份请示，指出存在的问题。 (2)请你代校长办公室秘书修改并重新起草一份请示。 指出下述文书处理程序中的错漏之处，并说明正确做法。

某县政府外收发小赵收到１份急件，启封后发现是〈某某省林业厅关于上报春季植树造林面积的紧急通知〉，随即送主管林业工作的李副县长批办。李副县长阅 6后，用红铅笔批示：“请有关部门办复，据实填报。５月９日。”后由县林业局起草复文后直接送李副县长签发，然后印制成该县政府正式文件发出。

第一，外收发不应启封，应由内收发登记，急件应列入对内催办；

第二，批办意见不应用红铅笔书写，不符合存档要求；且应明确承办部门及承办时限；应签批办人姓名及批办年、月、日；

第三，县林业局的代拟稿应由林业局负责人进行技术性审核，交县政府办进行综合性审核，由李副县长先核后签；

第四，文件运转应有规范的文件处理单。 阅读以下案例并指出行文中存在的问题。

某单位下属仓库土地被地方开发区征用，谈妥予以相应土地划拨，但久久不见落实。该单位刘局长十分着急，在办公会上交代秘书部门立即拟写一份公函发给对方，希望对方有一个回答。会后第二天早上上班时，王秘书将函稿直接送刘局长，由于急着到外地开会，刘局长来不及与王秘书照面，将函稿批阅后请人转交王秘书。王秘书一看，刘局长用铅笔在文稿内作了几处修改，文稿边上空白处签的是“阅。刘，９。２８”等字样。

写作题

【要求】

（1）行文简洁，；（2）自拟一个贴切的标题；（3）针对专题培训内容，结合企业公文写作实际，言之有物；（4）行文规范。

一、学生会准备组织同学踏青，并邀请老师们参加。请你以学生会的名义拟写一则邀请函

答案： XXX老师：

又是一年春光烂漫时，又是一年桃花朵朵开，整日为我们呕心沥血、被高大的水泥建筑包围的你，是否已经嗅到春天的味道，是否期待着行走在乡间的绿地、吹着软绵绵的风，赏一片粉色花海、掬一捧清凉的泉水„„。

我们诚挚的邀请恩师，请你抽空参加为盼， 让我们一起来拥抱自然，一起相约，感悟自然的风，感悟春天！

二 2006年1月17日，江苏省文化厅向文化部递交了一份请示，请示文号是“苏文市（外）〔2006〕08号”。请示的主要内容是：由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。经研究，江苏省文化厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现在按照规定上报文化部审批。请示的附件是：演出确认函、演员护照和有关演出资料。

请根据以上信息，按照请示的格式，拟写这份请示。

关于拟邀请新加坡歌手孙燕姿来南京举办个人演唱会的请示

苏文市（外）〔2006〕08号

文化部：

由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。

经研究，我厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现报你部审批。

以上请示当否，请批示。

附件：演出确认函、演员护照和有关演出资料

江苏省文化厅

二〇〇六年一月十七日

推荐第6篇：文书档案管理_复习

《文书档案管理》复习内容

第一章 文书与档案 文书的概念及其内涵。

本课程所用教科书的定义为：

文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。 简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。 该定义的内涵：

文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。

文书有特定的格式和明确的授受关系。

文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。

文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。

文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。

文书的本质属性是什么，如何理解？

文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）

现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。

执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。

现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止

文书的特点。

文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：

1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。

2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。

3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。

名词解释：法定作者。

所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。

文书、文件、公文的联系与区别。

文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。

1 “文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。

文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。

一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。

另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。

现在一般不以外延、载体形式区分文书、文件。随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。

文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。

在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。

使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。

档案的概念及其内涵。

档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。

这一定义的内涵有以下几点：

档案是由文书转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。

档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。文书的作者未必就是档案的形成者。 档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。随着科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。

档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能活动中形成的，由文书转化而来的各种转化而来的档案就是人们社会活动的原始记录，是历史的真迹和凭证。

文书转化为档案的三个条件。

文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。

档案的本质属性是什么，如何理解？

档案与文书一样，具有政治性、机密性、知识（信息）性等一般属性，其本质属性是原始记录性。（参见教科书p.8）

档案是历史的原始记录，这首先是由档案的前身——文书的形成特点决定的。文书产生于行为主体的社会实践，是这种实践的“连带产品”，是人类社会活动的直接记录，从内容到形式都打上了鲜明的时代印记。其次，还决定于档案的形成特点。文书是随着人的实践交错地陆续地产生的，信息难免“散乱”，而经过整理转化为档案，就成为一个有机的信息系统，历史得以清晰地“记录”和保存。因此，在一定意义上，档案比文书更系统地反映历史的原貌，是最真实、最可靠、最宝贵的史料。原始记录性不仅使档案区别于图书、报刊等，也区别于文书。

档案的特点。

1)信息的系统性。档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的 2 零散的信息材料，不能以其为档案。档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。

(2)保存的选择性。不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案。因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点。另一方面，这种鉴别和选择必须保持历史的原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减，这就同其他图书、资料、情报有所不同。

档案的基本价值、现实作用。

（一）档案的基本价值

1.凭证价值 档案是原始记录，是历史的真凭实据。档案真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性强，因此，具有不容置辩的证据作用，往往具有法律效力。

2.情报价值 档案是以往社会活动以及各项工作的经验成果，对于现实工作的查考、总结经验和科学研究、历史研究都有着极其重要的参考作用。档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。

（二）现实作用

基于档案的两大价值，档案在现实生活中的作用是多方面、多层次的，主要有三个方面的作用： (1)现实工作、社会活动的查考依据。 (2)历史的凭据。

(3)科学研究的基础和条件。

按载体分类，档案有哪些类别？

按档案载体形式分类，有石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡版档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。

国家档案全宗的构成。

文书与档案的联系和区别。试结合“文件生命周期理论”加以说明。 第二章 文书档案的起源和流变 文书档案诞生和发展的三个条件。 纸张何时成为文书的主要载体？ 第三章 文书工作概述 文书工作内容的三大环节。 文书工作的基本任务。 文书工作的基本原则。 文书工作的要求。

第四章 文书的形成 名词解释：公务文书 公文的作用。

按使用范围划分，文书有哪四类？

写出国家行政机关13种法定性公文的名称。 名词解释：通用文书；专用文书。

按来源划分，文书有哪几类？按行文关系划分，文书有哪几类？按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？

文书种类的选用依据。

简述公文格式标准化的意义。 什么是公文格式？

3 公文文面组成要素分为哪几部分？ 公文眉首包括哪些组成要素？ 发文字号的构成。

公文主体的构成要素有哪些？ 什么是公文标题“三要素”？ 公文版记的组成要素。 主题词的概念。

文件标注主题词的作用。 草稿的含义和种类。 定稿的含义和特点。 正本的含义和种类。

副本的含义及产生原因。 文书语言表达的总要求。

文秘人员草拟公文的主要步骤。

第五章 文书的处理 名词解释：行文制度。 行文关系及其实质。 什么是“隶属关系”？ 简述部门行文规则。 简述联合行文规则。 简述请示的规则。

文书处理包括哪几方面内容？ 名词解释：拟稿。

简述核稿的“六查”内容。 收文处理程序有哪些环节？

什么是“拟办”？有什么要求？ 名词解释：注办。

文书整理归档中以“件”取代“卷”的优点。文书整理归档的重点。

无需整理归档的文件材料有哪些？

文书整理归档的基本原则和质量要求。 文书整理归档的步骤有哪个环节？ 归档制度的基本内容。 第六章 档案工作概述 阐述：档案管理工作的管理性、服务性。 档案管理业务包括哪几个环节？ 档案工作的原则。

怎样理解“档案的完整与安全”？ 档案室及其类型。 档案室的作用。

名词解释：档案馆。 第七章 档案的收集与鉴定 什么是“档案的收集工作”？

简述档案收集工作的基本要求。 档案鉴定工作的基本内容。

鉴定档案价值的原则是什么？说说你的理解。 鉴定档案价值的标准有哪些？

什么是档案保管期限表，它有哪些类型？ 档案保管期限表的结构。

第八章 档案的整理与保管 全宗概念及含义。 全宗构成者的条件。 机关全宗的补充形式

名词解释：联合全宗；汇集全宗（全宗汇集）；档案汇集。 名词解释：全宗群。

全面的整理工作包括哪些工作环节？ 档案整理工作的原则。

全宗内档案分类的一般方法、复式分类法都有哪些？ 案卷（盒）目录的结构、内容及作用。 档号的构成。

保管工作的内容和任务

全宗盒（卷）的概念，作用。

第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档案信息服务。

档案检索工具的基本职能。

名词解释：档案著录；档案标引。 名词解释：《中国档案分类法》；《中国档案主题词表》 按编制方式分，检索工具有哪些种类？

名词解释：案卷文件目录；分类目录；主题目录；专题目录；文号索引；人名索引；全宗指南。

什么是档案的直接利用？有哪些具体方式？ 什么是档案的间接利用？有哪些具体方式？ 什么是“开放档案”？它有什么意义？ 开放档案的方式有哪些？

考试题型：

填空题 选择题 判断题 名词解释 技能题 简答题 阐述题

5 ※参考各章后附的同步练习。

推荐第7篇：文书与档案管理

文书与档案管理

1．文书的格式是-----文书的表现形式。 2．公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。 3．“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征

4．公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。

5．公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

6．及时、准确、安全是文书工作的原则 7．正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。

8．正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。

9．组织机构一年度是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。

10．从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。 11．《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记

12．本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。

13．从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。 14．发文机关留存的印刷本是指存本 15．根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。

16．通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

17．简报的特点是---简、实、快。

18.签发是指领导人对文件的发出签具意见

19．行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。 20．行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。

21． 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容

22．档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录

23．发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。

24．校对要以---定稿为依据。

25．拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。

26．上行文是指请示

27．档案常用分类方法有三种，即---年度分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。

28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和

意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。

29．承办是同属于发文处理和收文处理程序

30．案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。

31．档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。 32．档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。

33．档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。

34．文公用纸一般采用国际标准A4型 36．中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。

37 提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。

38．检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。

39．档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。

40．维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务

41．档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。

二、名词解释

1．文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。 2．公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。

3．人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具

4．文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。 5．专门档案----是各机关单位在进行某种

专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。

6．平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。

7．文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。

8．档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 9．公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。

10．定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。

11．正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。

12．存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。

14．计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。 15．简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。 16．总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。

17．调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。

18．司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。

19．人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。

20．会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。

21．主题---又称主题思想，通常是指文章

1 中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。

22．结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。 23．文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。 24．签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。

25．用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。

26．拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。 27．承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。

28．查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。

29．档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。

30．档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。 31．全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。 32．档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点

33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。 赋予其主题标识的过程，称为主题标引。 表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。

34.档案编研工作——是以馆（室）藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。

35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。

36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识

的过程称为主题标引。

37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。

38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。

39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。

三、简答题

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：

1、上传下达作用；

2、公务联系作用；

3、凭证记载作用。

2、文书工作有何重要性？——

1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文书工作是机关工作的纽带；

3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节；

4、文书工作是档案工作的基础。

3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。

4．文书工作组织形式选择的依据是什么？——本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。

5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。

6、试析报告和请示的关系。——相同点：

1、行文方向一致。

2、报送要求相同。

3、写作特点相同。

不同点：

1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。

2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。

3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则

在事前、事后、事情进行中行文均可。

4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。

7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件

8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

9、

案卷的含义是什么？——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

10、

文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

12．立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。

13、什麽是文书现实执行性？什麽是档案

原始记录性？-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。 14．文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽？----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：（1）公文的草拟、

2 审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关材料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。 档案的基本任务是：（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；（2）科学地管理档案，大力开发信息资源；9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。

15．文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。 16．简述公文格式标准化的意义------（1）公文格式标准化是公文的性质所决定的。（2）公文格式标准化是公文处理所需要的。（3）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。

17．什麽是主题词？主题词的特点是什麽？----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。 主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。

18．成文日期是怎样确定的？-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，电报以发出日期为准；第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。

19．文书正文写作要求有哪些？----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，

内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“

（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。20．简述文书种类划分的意义。-----

（一）适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。

（二）适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。

（三）适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。

（四）适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。

21．简述公告与通告的区别。----

（一）发布机关级别不同。

（二）发布事项范围不同。

（三）发布事项的方式不同。

（四）所公布事项的特点不同。

22．简述请示与报告的区别。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文时间不同。

（三）内容含量不同。

（四）上级办理不同。23．主题的作用、依据、要求是什麽？----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。

24．文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。

25．文书语言表达的要求是什麽？---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。

26．简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：

（一）思想准备。

（二）拟订提纲。

（三）草拟初稿。

（四）征求意见。

（五）反复修改。

（六）誊抄文稿。

（七）确定标

印。

27．文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。

28．文书处理过程中有那些特点？——有以下特点：

（一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。

（二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。

（三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。

29．撰写拟办意见时应注意哪些方面？-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。

30．简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。

31．我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面？---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。

32．简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。

33．以“件”取代卷的好处是什麽？——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。 35．文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。

36．文书整理归档的基本原则是什麽？-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持

3 文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。

37．如何确定案盒内文书？——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。

38．归档的质量要求是什麽？----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。

39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。 2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。 3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。 4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。 41．全宗内档案分类的方法有哪些？——常用1.年度分类方法，按照文件形成和处理的年度将全宗内档案分成若干类别；2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别；3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别；

42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么？——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。

43、档案鉴定工作任务是什么？——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆（室）藏档案的质量；2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。

44、什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。

45、档案保管期限的划分原则是什么？——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具

有长远利用价值的档案，应列为永久保管；2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管；3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。

46．档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。 47．简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2.建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3.建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。

48.档案库房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。

49、档案安全检查应包括哪几个方面？——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。

50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。（1）桥梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。

1、按编制方式分为：目录、索引、指南。

2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具

3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。

4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具

51.常见档案检索工具——

1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。

2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。

3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、

全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。

7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。

8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。

10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。

11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。

12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享

52.参考资料的种类：——

一、大事记： １、大事记的种类有：Ａ、机关工作大事记

Ｂ、国家和地区大事记Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记 也称为年谱

二、组织沿革：１、种类有：

A、机关组织沿革 B、地区组织沿革

C、专业系统组织沿革；

三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。

四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。

五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。

六、企业年鉴：

的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。

七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

53.参考资料的编写一般方法：——

1、制定编写计划；

2、收集材料；

3、综合编写 54.编研工作的意义——

1、积极提供服务的有效方式；

2、提高工作水平的重要途径；

3、有利于档案原件的保管和流传。

55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化；2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化；

3、档案信息服务的社会化；4.档案工作组织管理的科学化。

56、实现档案现代化的条件。——社会条

4 件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。

57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。

58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件；2.档案原件的准备工作；3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。

59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。

1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。

2征集收藏于和人手中的历史档案。 3征集少数名族地区的历史档案。 4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。

5收集散失在国外的历史档案。

60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和6

1、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉；2.防止软盘污染；3.注意防尘；4.远离外磁场。 6

2、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏；2.查找迅速，传递方便；3.价格低廉，保存时间长；4.容易复制，有利于档案原件保护；5.便于推广普及。

63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；2.针对档案的载体为适用范围的标准；3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准；4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。

64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准；2.档案统计、提供利用标准；3.档案编纂及出版格式标准；4.档案工作现代化建设标准。

65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。

四、论述题

1．论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含

义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。

2、试析文书工作与档案工作的关系。联系：

1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。

2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。

3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。

区别：

1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。

2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

3、试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。 4． 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或

者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。

文书立卷的基本原则

1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。 拟写案卷标题的要求

案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

推荐第8篇：《文书档案管理》练习题

《文书档案管理》练习题

一、名词解释 大事记：

答：大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

组织沿革：

答组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种参考资料。是我们研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史的重要参考资料。

二、填空题

1、文书转化为档案的基本条件： 办理完毕、保存价值、系统整理、

移交归档 。

2、公文结构的必备要素主要包括 公文标题、正文、成文日期、

公文制发责任者 。

3、归档文件管理工作由档案室完成，文件承办部门或业务部门应在每年 1至2月份 月将文件向档案室移交。

4、《归档文件目录》的主要组成部分是： 案卷目录、卷内文件目录 。

5、单份文件整理的档号章栏目包括 全宗号、类别号、保管期限 、年度、机构、件号 。

6、文件归档范围划分的原则是（1）“以我为主”，以本单位工作活动为主；

（2）“有文必档”与“有档不归”

7、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种主要有 13 种。

8、案卷标题是由 作者、通讯者、问题、时间、

名称、地区 等要素构成的一个大词组。

9、当前，归档整理方法主要有两种： 立卷法、单份文件归档 。

10、收文中需要归档的主要有： 一是针对本机关的来文，即本机关是文件的主送机关、二是来文内客与本机关业务工作有关。这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件、三是来文内客与本机关业务工作无关，但本机关需要贯彻执行的。

三、判断题

1、成套的会议文件应全部归档，可按同一期限统一编制档号。（ X ）

2、上级业务指导机关制发的普发性业务文件，本单位有具体贯彻意见的，存入定期30年。（ X ）

3、已在本单位档案软件系统处理流转完毕的文件，只须将其电子版本归档即可。（ X ）

4、在单份文件整理方法中，转发件与被转发件可作为一件来处理。（√ ）

5、本单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。（ √ ）

四、简述题

1、文件与档案的联系

答档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。 （1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼； （2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。

2、列入永久保管为档范围的文件材料主要内容

答1）、本机关制定的法规性政策性文件材料； 2）、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3）、本机关职能活动形成的重要业务文件材料 4）、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料； 5）、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料； 6）、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料； 7）、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示； 8）、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 9）、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。

3、简述单份文件整理的流程

1)、收 集：收集应归档的文件材料，齐全完整

2) 归档判断: 判断文件是否归档, 依照归档范围,慎重决定文件去留 3) 确定期限: 确定归档文件的保管期限, 准确客观

4）分 类：年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用，保持相对稳定 5）编制页码 6）装订 7）排序 8）盖档号章 9）电脑著录 10）装盒排架 11）打印目录 12）编制检索工具

4、归档说明的主要内容

（1）本单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况）； （2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况

（3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）

五、论述题：（给出要点，学生分析论证，以便给分）

1、浅谈高校档案的利用与保密性原则

档案的利用和保密性在高校档案管理工作中起着相当重要的作用。高校人事管理部门是

收集和管理高校教学科研人力资源财富,传播档案信息,为教学、科研提供原始的人才凭证,维护历史真实面貌的重要基地。近年来,作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。因此,做好高校人力资源的保密工作至关重要。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，不可偏颇。

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。人事档案从产生之日起，就为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。在社会主义条件下，人事档案的存在与发展是无

产阶级的政治和国家根本利益需要，它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

1、关于档案利用的分析与探索 1.1档案的开放工作 1.2档案利用的监督工作

2、关于档案保密性原则的分析与论述 2.1 关于档案保密性原则的概念论述 2.2 关于档案保密性原则的重要性

2.3 电子档案为档案的保密性原则和档案管理带来了新的挑战

3、关于协调档案利用和档案保密性原则之间关系的一些措施 3.1 普及档案管理以及档案利用、保密原则的相关知识，让人们能够充分认识到其中的厉害关系

3.2 加强《档案法》、《宪法》等法律法规中关于档案的法律规定或者是法律条文的宣传与推广

3.3对外公布档案开放的消息以及范围，扩大档案利用的范围提高利用的效率 3.4 提高档案的收集力度，用与时俱进的眼光看待档案管理

2、浅谈档案编研工作的意义

答档案编研工作是档案管理中一项独立的业务工作，对于开发档案信息资源，做好档案工作具有重要的意义。

第

一、是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地提供利用的一种有效方式。

第二、是提高档案馆（室）工作总体水平的重要途径。 第

三、是保护档案原件和长远流传档案文献的有效措施。

1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料

的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

5、档案编研工作有利于做好统战工作。档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍布祖国各地。通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。

推荐第9篇：文书档案管理标准

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度

文书档案管理标准（草稿）

1． 主管部门及领导

文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。

2． 归档文件

本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．1 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。

5.2 分类

归档文件采用年度-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。

5.2.1 将文件按其形成年度分类。跨年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度；跨年度办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

5.6 装盒

将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。

5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。

5.6.2 备考表

备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的档案分别排架。 6.管理要求

6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。 6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。

6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7.借阅

7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。

7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。

8.销毁

8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。

8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。

2009年12月10日

推荐第10篇：文书档案管理作业

文书档案管理课程作业

（一）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（

）。 A、16年和50年

B、30年和10年

C、30年和15年

2、.单份文件整理的最终“产品”是（

）。 A、册

B、案卷

C、件

D、张

3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（

）。 A、永久

B、30年

C、10年

4、（

）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办

B、批办

C、承办

D、催办

5、承办是公文处理过程中的（

）。

A、首要环节

B、重要环节

C、中心环节

D、次要环节

6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（

）完成。 A、1～2月份或6月份

B、3月份或9月份 C、6月份或12月份

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、凡反映本单位(

)等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动

B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益

D、所有活动

2、公文构成要素中的收文单位包括（

）。

A、上级单位

B、主送单位

C、抄送单位

D、下级单位

3、公文结构的必备要素包括（

）。

A、公文的标题、正文

B、发文字号、主送机关 C、成文日期

D、公文制发责任者

4、归档的时间一般设定为（

）。

A、1至2月份

B、6月份

C、8月份

D、12月底

5、公文结构的必备要素有(

). A、标题

B、正文

C、成文日期

D、责任者

6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为(

)两种. A、永久

B、长期

C、短期

D、定期

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对 错

2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对 错

3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对 错

4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对 错

5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对 错

6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对 错

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对 错

8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对 错 文书档案管理课程作业

（二）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（

）。 A、10年

B、30年

C、永久

2、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（

）。 A、处置办毕公文

B、分发

C、签注

D、用印

3、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（

）种。 A、12

B、13

C、14

4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（

）。 A、永久

B、30年

C、10年

5、单份文件整理的最终“产品”是（

）。 A、册

B、案卷

C、件

D、张

6、（

）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 A、传阅

B、登记

C、签注

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、公文结构的必备要素包括（

）。

A、公文的标题、正文

B、发文字号、主送机关

C、成文日期

D、公文制发责任者

2、归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

3、归档文件的特点是（ ）

A、办理完毕

B、应归档

C、系统整理

D、来文机构的规格很高

4、归档就是（ ）的文件经（ ）交档案室保存的过程。

A、办理完毕

B、正在处理

C、系统整理

D、简单整理

5、归档的时间一般设定为（ ）。

A、1至2月份

B、6月份

C、8月份

D、12月底

6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。 对 错

2、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。对 错

3、本单位形成的文件中大部分都要归档。对 错

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对 错

5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对 错

6、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对 错

7、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对 错

8、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.对 错 文书档案管理课程作业

（三）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 A、12

B、13

C、14

2、（ ）可不用去除文件上的金属钉。

A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件

C、30年保存的文件

3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（ ）。 A、16年和50年

B、30年和10年

C、30年和15年

4、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。 A、等于

B、大于

C、小于

5、（ ）是公文办理过程中的中心环节。

A、拟办

B、批办

C、承办

D、催办

6、单份文件整理的最终“产品”是（ ）。 A、册

B、案卷

C、件

D、张

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动

B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益

D、所有活动

2、归档文件的特点是（ ）。

A、办理完毕

B、应归档

C、系统整理

D、来文机构的规格很高

3、归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ ）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

5、归档的时间一般设定为（ ）。

A、1至2月份

B、6月份

C、8月份

D、12月底

6、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（ ）。 A、穗档函（2006）1号

B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号

D、穗档字〔2006〕1号

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对 错

2、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。

对 错

3、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。对 错

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。 对 错

5、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。对 错

6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对 错

7、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对 错

8、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对 错 文书档案管理课程作业

（四）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（ ）。 A、永久 B、30年 C、10年

2、承办是公文处理过程中的（ ）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节

3、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 A、12 B、13 C、14

4、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（ ）。 A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期

5、（ ）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 A、传阅 B、登记 C、签注

6、（ ）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、对于本单位收文，是以是否（ ）为归档判断标准的。

A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件

D、红头文件

2、归档文件的特点是（ ）。A、办理完毕B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高

3、各单位档案部门应结合（ ），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

4、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

5、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ ）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

6、归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对 错

2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。对 错

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对 错

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对 错

5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对 错

6、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。对 错

7、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。对 错

8、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。对 错 文书档案管理课程作业

（五）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、单份文件整理的最终“产品”是（ ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张

2、（ ）可不用去除文件上的金属钉。

A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件

C、30年保存的文件

3、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（ ）。 A、处置办毕公文

B、分发

C、签注

D、用印

4、（ ）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

5、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（ ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

6、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（ ）。

A、进馆和不进馆

B、永久、长期和短期

C、永久、定期

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者

2、对于本单位收文，是以是否（ ）为归档判断标准的。

A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件

D、红头文件

3、各单位档案部门应结合（ ），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

4、归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

5、公文标题由（ ）组成。

A、公文的责任者

B、公文的事由

C、公文的文种

D、公文的年度

6、归档文件的特点是（ ）。

A、办理完毕

B、应归档

C、系统整理

D、来文机构的规格很高

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。对 错

2、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对 错

3、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。对 错

4、本单位形成的文件中大部分都要归档。对 错

5、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。对 错

6、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.对 错

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。 对 错

8、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。对 错 文书档案管理课程作业

（六）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（

）完成。 A、1～2月份或6月份

B、3月份或9月份

C、6月份或12月份

2、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（

）。 A、10年

B、30年

C、永久

3、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（

）种。 A、12 B、13 C、14

4、单份文件整理的最终“产品”是（

）。 A、册

B、案卷

C、件

D、张

5、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（

）。 A、处置办毕公文

B、分发

C、签注

D、用印

6、（

）可不用去除文件上的金属钉。

A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件

C、30年保存的文件

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、归档就是（

）的文件经（

）交档案室保存的过程。 A、办理完毕

B、正在处理

C、系统整理

D、简单整理

2、凡反映本单位(

)等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动

B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益

D、所有活动

3、归档的时间一般设定为（

）。

A、1至2月份

B、6月份

C、8月份

D、12月底

4、凡反映本单位(

)有查考利用价值的材料，应列为定期保管。

A、在较长时间内

B、一般工作活动

C、重大活动

D、在一定的时间内

5、归档时每份文件必须齐全完整，即（

）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

6、公文结构的必备要素包括（

）。

A、公文的标题、正文

B、发文字号、主送机关

C、成文日期 D、公文制发责任者

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对 错

2、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对 错

3、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。对 错

4、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对 错

5、本单位形成的文件中大部分都要归档。对 错

6、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。对 错

7、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.对 错

8、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对 错

第11篇：文书档案管理大纲

高纲1405

江苏省高等教育自学考试大纲

30462 文书档案管理

南京师范大学编

江苏省高等教育自学考试委员会办公室

Ⅰ 课程性质与课程目标

一、课程性质和特点

办理文书、管理档案这两项工作是自古以来所有社会组织中秘书工作不能缺少的内容。了解文书工作和档案工作的基本知识，掌握两项工作的操作技能，是每一个秘书人员必须具备的基本能力。“文书档案管理”课程正是为了培养和检验秘书学专业自学应考者上述两项工作的实际操作能力的一门应用课程。

“文书档案管理”是一门近些年才出现的新兴课程，是对原有的“文书学”和“档案管理学”两门课程主要内容的重新组合。文书和档案之间、文书工作和档案工作之间有着天然的密切关联，将“文书学”和“档案管理学”整合成一门课程，体现了这种密切关联，符合文书工作和档案工作一体化的时代趋势。尽管档案管理是秘书工作的一项重要任务，但长期以来，秘书学专业并没有一门专门研究社会组织档案管理的课程，只好借用了档案学专业的基础课程“档案管理学”。“档案管理学”中介绍的档案业务工作八个环节，只有收集、整理、鉴定几个环节与秘书工作关系密切，其余的业务环节——保管、编研、检索、提供利用、统计——与秘书工作关系不大。所以，全部套用档案管理的知识对秘书学专业的学生而言不仅是没有必要，还会造成主次不分、浪费时间和精力的弊端。秘书文档管理课程将档案管理学中与秘书工作关系密切的部分充分吸收，对没有关系或关系不大的部分进行删削或精简，突出秘书学的特点，让学生真正掌握在在将来的秘书工作中用得上的知识和技能。

二、课程目标

《文书档案管理》课程设置的目标，是为了使秘书学专业自学应考者了解文书在社会组织内部和组织之间的运作情况，掌握档案收集、管理和利用的知识和技能，从而具备必备的专业修养，以适应社会发展的需要。

本课程包括绪论在内，共分为12章。课程内容可以概括为基础知识和工作流程两个板块。基础知识板块介绍文书和档案的含义、特点、作用、关系，文书工作和档案工作的性质、内容、机构等内容。工作流程板块，依据秘书工作中文书档案工作前后顺序依次介绍文书的制作、文书的办理、文书的管理、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案保管、档案的检索、档案的提供利用、档案的编研和档案的统计。另外，为适应新形势的发展和学生毕业后主要在企业内任职的趋势，本课程还介绍了电子文件的管理和企业文档管理的内容。

三、本课程与相关课程的联系与区别

文书档案管理课程是在文书学和档案管理学基础上整合而来的，它与这两门课程之间的关系自然十分密切，文书档案管理有着和文书学、档案管理学基本一致的研究对象，文书档案管理包含文书学的所有内容和档案管理学的部分内容。除此而外，文书档案管理还与秘书学概论、秘书实务、秘书写作等秘书学专业课程有着千丝万缕的关联。

秘书学概论是研究和传播秘书、秘书工作的性质、规律、特点、组织、职能等秘书学知识的课程，属于秘书学学科体系中的基础理论学科，它与所有的秘书学课程都有关系，是对其他秘书学课程内容的抽象和概括。但作为“概论”，秘书学概论只对文书、档案、文书工作、档案工作粗略提及，不能详细展开。文书档案管理是秘书学基本原则和要求在文书工作和社会组织档案工作中的具体体现。

秘书实务和文书档案管理两门课程之间是从属关系，也即秘书实务的课程内容包含秘书文档管理的课程内容。所以，二者之间的关系相当密切。但是，由于秘书实务课程要介绍秘书工作所有重要的内容，涉及范围极广，因此对每项具体工作的介绍就相对简单和概括，而且多为基本程序和原则的介绍，对具体操作要领的介绍不够详细，也带有“概论”的性质。所以，秘书实务也不能取代更有针对性的其他实务类课程，社会组织文书工作和档案工作要依靠文书档案管理课程来详尽讲解。

秘书写作是研究社会组织所使用的各种实用文书，尤其是公文的写作过程和技巧的一门实践学科，是写作学和秘书学互相渗透产生的交叉学科，是写作学在秘书工作中的展开。就一般意义上说，秘书写作属于文书学的内容范围，属于文书工作中的“文书制作”环节。但，由于机关所使用的文书种类繁多，规范性、技巧性都很强，需要有专门的学科对其进行研究，于是秘书写作逐渐从文书学中独立出来，与文书学合理分工、互相补充。秘书写作主要研究各种公务文体的写作过程、写作格式、写作技巧，完成文本的拟写工作；文书学则承接其后，完成文件的审核、签发、缮印、用印、装订等技术性制作任务，并继续完成登记、封发、传递、签收、分文、拟办、批办、承办等办理环节，还要在制作、办理过程中及办理完毕之后对文件进行科学管理。

另外，文书档案管理还与管理学、计算机科学、网络传播等学科或专门知识有着这样或那样的关系。

四、课程的重点和难点

本课程的重点和难点是文书制作、文书办理、文书管理、档案的整理与保管、档案的检索与利用、档案的编研与统计。

Ⅱ 考核目标

本大纲在考核目标中，按照识记、领会、掌握三个层次规定其应达到的能力层次要求。三个能力层次是递进关系，各能力层次的含义是：

识记（Ⅰ）：要求考生能够识别和记忆本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求，做正确的表述、选择和判断。

领会（Ⅱ）：要求考生能够领悟和理解本课程中有关概念及原理的内涵及外延，理解相关知识的区别和联系，并能根据考核的不同要求对相关问题进行逻辑推理和论证，做出正确的判断、解释和说明。

掌握（Ⅲ）：要求考生能够准确领会本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求对相关问题进行分析和论证。

以上“识记”部分属于记忆能力层次；“领会”、“掌握”部分属于理解能力层次。

Ⅲ 课程内容与考核要求

绪论

一、学习目的与要求

了解秘书文档管理的内涵，明确秘书文档管理的研究对象和主要内容，能认知文档管理工作的重要性，能理解“秘书文档管理”与相关课程的关系，从而掌握该课程的概貌。

二、考核知识点和考核要求 1．识记：文档管理的概念。

2．领会：秘书文档管理的研究对象；

秘书文档管理的主要内容；

“秘书文档管理”与相关课程的关系。

3．掌握：文档管理工作的重要性。

第一章 文书和档案

一、学习目的与要求

了解文书和档案的含义、种类，理解文书和档案的关系，能认知到文书和档案的重要作用。

二、课程内容

文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。有广义和狭义两种理解，广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。文书和档案之间有着密切的关系，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。由于使用历史久远、使用领域广泛，文书和档案都有很多类别。文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用和教育作用。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会：文书、公文和文件三个概念的外延大小；

文书转化为档案需要具备的条件； 公文的种类； 档案的种类；

3．掌握：文书和档案的作用；

作为文字材料的文书的含义；

档案的定义包括的要素。

第二章 文书工作和档案工作

一、学习目的与要求

了解文书工作的含义、原则，档案工作的含义、性质、内容、原则，文书工

作组织和档案工作机构，理解文书工作和档案工作的关系。

二、课程内容

文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作，包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容。文书工作要坚持“及时、准确、安全、精简”八字原则。文书工作的组织机构由中心机构、专门机构和分支机构三个部分组成；文书工作的组织方式有集中形式和分散形式两种，不同的社会组织可根据需要进行选择。本书所说的档案工作是指档案业务工作，是一项管理性、服务性和政治性工作。档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编研八个环节。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国现阶段的档案工作机构主要包括社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。由于文书和档案之间特别密切的关联，文书工作和档案工作之间具有密不可分的关系。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书工作、档案工作、文书档案连锁法（民国）、文书工作组织机构、文书工作组织方式的概念。

2．领会：文书工作的含义；

文书工作的原则；

文书工作组织机构的分类； 档案工作的“三性”。

3．掌握：档案工作的基本原则；

文书工作和档案工作的关系。

第三章 文书制作

一、学习目的与要求

了解文书制作的过程，文书制作的要求，熟练掌握文书体式的全部内容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理论。

二、课程内容

文书制作是文书与档案管理的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。文书制作必须符合文书体式特点，遵循文书制作程序要求。文书体式包括公务文

书的写作要求和公文的特定格式。秘书人员只有不断提高公文写作水平，认真执行公文格式规范，严格掌控文书制作过程，才能保证文书制作的质量。文书制作过程中，陆续产生了不同的文书稿本，稿本又分为文稿与文本两类。不同的稿本产生于文书制作的不同阶段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，电子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。

2．领会：打字排版的注意点；

文件用印的注意点。

3．掌握：文书制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

国家秘密的密级规定及保密期限； 公文标题的三要素。

第四章 文书办理

一、学习目的与要求

了解文书办理的含义和特点、文书办理的内容，掌握行文制度的相关内容，掌握收文办理和发文办理的相关程序，能做好内部文件的管理工作。

二、课程内容

文书办理工作由一些相互联系的工作环节构成，整个工作呈现出连续性、时效性、保密性、集成性和规范性特征。组织文书办理工作主要由收文和发文两大流程组成。收文主要指组织秘书组织接收来自不同层次组织的来文，并通过签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序进行办理；发文主要指组织通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序来制作并发出公文。在办文工作中，要熟知行文的关系、方式和规则并严格执行行文制度。除制发和管理通用文件之外，组织秘书人员更要对组织各个职能部门形成的内部文件做好监管和后期的保管，并积极地开展内部文件的利用服务工作。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书办理的含义（广义、狭义），收文办理、拟办、注办、注发、

内部文件、

2．领会：行文制度的三要素；

我国各级党政机关组织关系的四种类型；

文件处理单的基本格式；

承办工作的注意点；

内部文件的特点。 3．掌握：文书办理的特点；

文件暂行保管阶段的主要任务；

行文方式的六种类型；

行文规则的主要内容；

两次签收的任务；

批办的要求；

传递文件的主要方式；

秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。

第五章 文书管理

一、学习目的与要求

了解和掌握文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容及相应的管理制度。

二、课程内容

文书管理是指由社会组织文书部门和人员承担的文书保管、利用和清退等工作，即狭义的文书管理。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。文书管理要坚持统

一、分类、安全保密、方便利用几项原则。文书管理主要包括文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容，并分别建立相应的管理制度。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书管理、文书保管、文书清退的含义。 2．领会：保证文书安全的具体要求；

保守文件机密的具体要求；

文档管理工作的根本目的；

在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；

阅文室的作用。 3．掌握：文书管理的意义；

文书管理的原则；

文书保管的方法；

借阅制度的主要内容；

如何建设阅文室；

现行文件汇编的几种形式；

办好文件清理工作的注意事项。

第六章 文书工作与档案工作的衔接

一、学习目的与要求

了解文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集和价值鉴定，掌握立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，理解归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

二、课程内容

文书终结处理包括立卷、归档、归档文件整理等环节，与档案工作的收集、价值鉴定、整理几个环节对应，它们是文书工作的最后阶段，也是档案工作的开始阶段，文书工作和档案工作在此衔接起来。本章将文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集、价值鉴定整合起来，具体讲述立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，然后依照组织内部文档工作的实际情况，介绍归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书终极处理、立卷、案卷、档案收集、档案价值鉴定、归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。

2．领会：文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”；

文书处理部门立卷的好处；

确定文件材料归档范围的依据和指导；

档案价值鉴定的原则；

档案价值鉴定最基本的方法；

我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；

机关文书档案的保管期限；

文书立卷的要求；

分类编号法的运用；

案卷标题的拟写；

案卷标题中的时间指向；

装订案卷的“三孔一线法”；

归档章的标准格式；

归档文件目录封面式样。 3．掌握：档案收集的作用；

档案价值鉴定的意义；

现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点；

具体档案价值鉴定工作的注意点；

档案保管期限表的结构；

档案保管期限表的类型；

文书立卷的步骤；

立卷类目的组成；

平时归卷工作的内容；

卷内备考表；

六个特征立卷法。

第七章 档案的整理与保管

一、学习目的与要求

掌握档案管理工作的含义及档案整理工作的内容，掌握全宗的基本含义，了解影响档案寿命的因素，掌握档案保管工作的任务及基本原则，了解档案库房及其整理，对档案的安全保护工作有理性认识。

二、课程内容

档案整理工作是将处于零乱状态的档案进行条理化的过程。档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，注意充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。主要内容包括区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制等。档案保管工作要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案寿命，维护档案的系统完整，保证档案安全。档案库房、档案装具及包装都要符合标准，应将各个库房统一编号，档案架、柜的排放应符合要求。要通过控制库房温湿度、保卫和保密、防火、防光和防尘等措施进行档案安全保护，对重要档案要实行异地备份。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案整理工作、全宗的概念。2.领会：构成立档单位的主要条件；

全宗的主要形式；

年度分类法中所属年度的判定；

年度—组织机构分类法；

组织机构—年度分类法；

年度—问题分类法；

问题—年度分类法；

案卷目录封面；

档案保管工作的基本原则；

档案库房建设的基本原则。 3.掌握：档案整理工作必须坚持的原则；

档案整理工作的内容；

全宗的三个基本涵义；

跨年度文件处理方法；

影响档案寿命的人为因素；

档案保管工作的任务。

第八章 档案的检索与利用

一、学习目的与要求

了解在档案产生作用之前，档案的检索和利用环节是架起档案和利用者之间的桥梁；了解与掌握档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上的，档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

二、课程内容

档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，而且更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。检索到的档案及其信息为档案作用的发挥奠定了基础，是用户实现需求目标不可缺少的内容。而档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。正是有了提供服务的理念，才有了众多直接和间接的利用形式。档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：档案著录、档案标引的概念。 2．领会：档案检索的两大部分；

存储过程的两大环节；

档案检索效率的查全率和查准率；

档案著录与标引的依据；

档案检索语言的两大类；

档案提供利用的方式。 3．掌握：档案检索系统的三要素；

档案检索的地位与作用；

《档案著录规则》的主要内容； 档案检索工具的作用。

第九章 档案的编研与统计

一、学习目的与要求

熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，了解档案统计和登记工作是，能准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳。

二、课程内容

档案编研和统计登记是机构档案管理流程中的重要环节，也是决定档案部门后期档案管理能力的重要因素。档案的编研是机构秘书人员从档案管理活动中衍生出的一项特殊职能，这项工作目的在于将已归档保存的文件经过进一步分类和集合，使其真实地反映机构发展变化的轨迹，并能为当前各项活动提供信息支撑和参考依据。因此熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，对于秘书人员来说是一项必备的能力。档案统计和登记工作是反映机构档案管理现状和维护正常档案管理秩序的工作，准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳是开展其他档案业务工作的基础。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案编研、大事记、组织沿革、档案统计的概念。2.领会：档案编研的意义；

现行档案文件汇编的编写要求；

大事记的结构；

组织沿革的结构。

3.掌握：档案编研的主要内容；

现行档案文件汇编的特点；

现行档案文件汇编的结构；

大事记的种类；

组织沿革的形式；

组织沿革的体例；

档案统计的步骤；

档案利用效果登记簿。

第十章 电子文件管理

一、学习目的与要求

掌握国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中电子文件的定义；掌握电子文件有与传统纸质文件不同的特点；了解按照不同的标准电子文件的不同类别。了解对电子文件的鉴定和归档方式；了解电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

二、课程内容

现代信息技术深入到社会生活方方面面的同时衍生出大量的电子文件。自从电子文件这一事物出现之日起，一些机构和学者都纷纷对其加以定义，形成了百花齐放、百家争鸣的局面。目前，在我国来，最具影响力的定义出自国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。电子文件有与传统纸质文件不同的特点，概括起来主要包括两个方面的不同，一是形式方面，二是内容方面。按照不同的标准电子文件有不同的类别。在鉴定方面，对电子文件主要进行两个层面的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定；电子文件的归档方式也有两种，分为物理归档和逻辑归档。电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。 2.领会：常用电子文件存储格式；

电子文件的双重鉴定；

电子文件内容鉴定的步骤；

电子文件利用的特点；

电子文件在线利用的具体方式；

电子文件非在线利用的具体方法。 3.掌握：电子文件的三要素；

电子文件处置工作的内容；

电子文件技术鉴定的具体过程；

电子文件保管的特点；

对电子文件载体保护的具体措施；

电子文件信息保护的技术措施；

电子文件内容信息保护的管理措施。

第十一章 企业文档管理

一、学习目的与要求

了解企业文档的基本构成、特点和作用；掌握企业文档工作的原则、任务和机构人员；熟悉依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务；掌握企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。

二、课程内容

企业文档是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，是企业各类活动的重要工具与真实记录。本教材前面章节所介绍的文档管理知识是针对所有社会组织的，自然也适用于企业。但考虑到企业文档管理有着独到的特色，而且秘书学专业的同学毕业后有相当一部分进入企业工作，从事企业文档工作，所以特设企业文档管理这一章。本章分析企业文档的基本构成、特点和作用，概述企业文档工作的原则、任务和机构人员，依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务予以阐述。中小企业（主要指民营企业）与外资企业是我国改革开放以来的新生事物并已成为我国经济转型中的重要部分，本章将探讨这些企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。在介绍企业文档管理业务的基础上，分别例举实例说明中小企业和外资企业文档的管理情况。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：企业文档、“三低一少”的概念。 2.领会：企业文书工作的基本原则；

企业档案人员的要求；

企业档案信息提供利用时应注意的问题；

选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。 3.掌握：企业文档的作用；

企业档案工作的基本原则；

大型企业文书工作机构层次和人员分布组成；

企业文件材料归档的基本要求；

企业档案信息开发利用的形式；

企业文档管理信息化的优越性；

企业文档管理信息化建设原则；

中小企业文档管理的现状与成因。

Ⅳ 关于大纲的说明与考核实施要求

一、自学考试大纲的目的和作用

本大纲是根据秘书学专业自学考试计划的要求，结合文书档案管理课程的特点而确定的。其目的是对个人自学、社会助学和考试命题进行指导和规定。

本大纲明确了文书档案管理课程学习的内容以及深广度，规定了文书档案管理课程自学考试的范围和标准。因此，它是编写自学考试文书档案管理课程辅导书的依据，是社会助学组织进行自学辅导的依据，是自学者学习教材、掌握课程内容知识范围和程度的依据，也是进行应用文写作课程自学考试命题的依据。

二、课程自学考试大纲与教材的关系

大纲是进行学习和考核的依据，教材是学习掌握课程知识的基本内容与范围，教材的内容是大纲所规定的课程知识和内容的扩展与发挥。大纲与教材所体现的课程内容应基本一致；大纲里面的课程内容和考核知识点，教材里一般也要有。反过来教材里有的内容，大纲里就不一定体现。

三、关于自学教材

《秘书文档管理》，丁晓昌、杨剑宇总主编，丁晓昌主编；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、关于自学要求和自学方法的指导 应考者在自学过程中应该注意以下几点：

1．学习前，应仔细阅读课程大纲的第一部分，了解课程的性质、地位和任务，熟悉课程的基本要求以及本课程与有关课程的联系，使以后的学习紧紧围绕课程的基本要求。

2．在阅读某一章教材内容前，应先认真阅读大纲中该章的考核知识点、自学要求和考核要求，注意对各知识点的能力层次要求，以便在阅读教材时做到心中有数。

3．阅读教材时，应根据大纲要求，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每个知识点。

4．学完教材的每一章节内容后，应认真练习，消化和巩固所学的知识，增加分析问题、解决问题的能力。

5．认真对待每一章节后所附思考题和案例分析。

五、对社会助学的要求

1．应熟知考试大纲对课程所提出的总的要求和各章的知识点。

2．应掌握各知识点要求达到的层次，并深刻理解各知识点的考核要求。 3．对应考者进行辅导时，应以指定的教材为基础，以考试大纲为依据，不要随意增删内容，以免与考试大纲脱节。

4．辅导时应对应考者进行学习方法的指导，提倡应考者“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动提出问题，依靠自己学懂，用于社会实践”的学习方法。

5．辅导时要注意基础、突出重点，要帮助应考者对课程内容建立一个整体的概念，对应考者提出的问题，应以启发引导为主。对文体写作知识，应重点帮助应考者理解文种的特殊要求和相近文种之间的差异。

6．注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导应考者逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题、分析问题和解决问题，将学到的知识用于社会实践。

7．要使应考者了解试题难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中都存在着不同难度的试题。

六、对考核内容的说明

1.本课程要求考生学习和掌握的知识点内容都作为考核的内容。课程中各章的内容均由若干知识点组成，在自学考试中成为考核知识点。因此，课程自学考试大纲中所规定的考试内容是以分解为考核知识点的方式给出的。由于各知识点在课程中的地位、作用以及知识自身的特点不同，将对各知识点分别按三个认知（或叫能力）层次确定其考核要求。

2.在考试之日起6个月前，由全国人民代表大会和国务院颁布或修订的法律、法规都将列入相应课程的考试范围。凡大纲、教材内容与现行法律、法规不符的，应以现行法律法规为准。

3.按照重要性程度不同，考核内容分为重点内容、次重点内容、一般内容，在本课程试卷中对不同考核内容要求的分数比例大致为：重点内容占60%，次重 点内容占30%，一般内容占10%。

七、关于命题和考试的若干规定

1．本大纲各章所提到的考核要求中，各条细目都是考试的内容，试题覆盖到章，适当突出重点章节，加大重点内容的覆盖密度。

2．试卷对不同能力层次要求的试题所占的比例大致是：“记忆能力层次”20%，“理解能力层次”40%，“实践能力层次”为40%。

3．试题难易程度要合理，可分为四档：易、较易、较难、难，这四档在各份试卷中所占的比例约为2：3：3：2。

4．本课程考试试卷可能采用的题型有：单项选择题、多项选择题、填空题、名词解释、简答题、实务操作、案例分析等类型（见附录题型示例）。

5．考试方式为闭卷笔试，考试时间为150分钟，以自学考试主管行政机关公布的时间为准。试题量应以中等水平的应考者能在规定的时间内答完全部试题为度。

6．评分采用百分制，60分为及格。

在命题工作中必须按照本课程大纲中所规定的题型命制，考试试卷使用的题型可以略少，但不能超出本课程对题型的规定。

附录

题型举例

一、单项选择题（下列四个备选答案中只有一个是正确的，请选出正确的答案，并将其代码写在题干后面的括号内。）

最早提出“文件生命周期”概念的学者是（ ）

A.美国学者菲利普·布鲁克斯 B.英国学者罗吉尔·艾利斯

C.美国学者詹姆斯·B·罗兹 D.中国学者陈兆祦 参考答案： A

二、多项选择题（下列五个备选答案中有2至5个是正确的，请选出正确答案，并将其代码写在题干后面的括号内，多选、少选、错选均不得分。） 档案工作的“三性”分别是指（ ）（ ）（ ）（ ）（ ） A．管理性 B．保密性 C．服务性 D．政治性 E．程序性

参考答案： ACD

三、填空题

“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《 》中。 参考答案： 史记

四、名词解释

交拟 参考答案：

是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

五、简答题

简述阅文室的作用。 参考答案：

⑴便于领导和相关人员安排阅读时间； ⑵提高文件周转速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文书工作效率。

六、实务操作题

请将下列文件立为四卷，立档单位为B市人民政府，并说明所使用的立卷特征。

⑴A市B区社会经济发展的调查报告

⑵合作开发红星湾问题的意向书 ⑶A市二○○○年灾情通报

⑷A市二○○○年五一劳动模范评定办法

⑸A市B区经济总体运行态势的预测报告

⑹A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定

⑺A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定

⑻C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函

⑼A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序

⑽A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要

⑾A市B区财政状况分析报告

⑿A市关于合作开发红星湾问题给C市的函

参考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，责任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，问题特征； 第三卷：⑶⑽，问题特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，问题特征。

七、案例分析题

材料：

某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。

问题：分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。 参考答案：

⑴该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。

⑵问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷；二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。

第12篇：文书档案管理暂行办法

文书档案管理暂行办法（修订版）

第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。。

第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。

第二章 职 责

第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 档案整理的质量要求

第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。

第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。 第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。 第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。

第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［ ］括上。 第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。

第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号 的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。

第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面， 文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条 跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件 放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。

第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保 存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料 应进行裱糊。

第二十五条 归档文件材料的用纸规格为A4 纸，大于A4 纸 的文件材料要折叠成A4 纸大小。小于A4 纸的文件材料要补成A4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。 第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录 --文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条 各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m X 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。

第二十八条 归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文 书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。 第二十九条 各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期 限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写《档案销毁清册》并经公司分管领导批准后方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。

第三十条 各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况 和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。

第五章 关于电子文档

第三十一条 电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。 第三十二条 以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描 等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。

第三十三条 通过办公自动化系统（OA）流转的，办理完毕 后，在OA 系统内自动留存。

第三十四条 电子文件应当定期备份，异地保存至少2 套。

第六章 归档时间、责任者和归档手续

第三十五条 办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必 须在第二年的6 月底之前送交办公室归档。

第三十六条 归档人员必须向档案部门提供归档文件清单， 档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章 部门变动后文件材料的处臵

第三十七条 部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八条 撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部 门归档。

第三十九条 一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件 材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十条 一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个 新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。

第四十一条 一个部门只是一部分业务划转另一个部门，其 文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该部分档案，可以借阅或复制。

第四十二条 各种临时工作机构撤销时，其文件材料应向档 案管理部门归档。

第八章 文书档案的管理

第四十三条 办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检 查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。

第四十四条 归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作 规范进行整理、编目和保管。第四十五条 档案库房的管理严格按《档案库房管理制度》 执行。

第四十六条 档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理 规定执行。

第九章 罚 则

第四十七条 公司对下列行为应视情节轻重予以处罚：

（一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重 予以通报批评或以上处分并限期改正。

（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面 临危险而不采取抢救措施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。

（三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处罚或以上处分 外，还应赔偿损失。

（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处罚。

第十章 附 则

第四十八条 公司各立档单位可根据本办法和自己的实际情 况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规则作适当补充，制定具体文书档案分类方案。

第四十九条 附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。 附件：1.文书档案归档范围及保管期限表 2.文书档案借阅管理规定 3.总公司文书档案管理操作指南 4.卷内文件目录 5.备考表

6.档案库房管理制度 [附件 1] 文书档案归档范围及保管期限表

一、定义

（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本 单位经营管理、业务发展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单 位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30 年。

（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材 料列为短期保管。短期期限为10 年。

二、公司文书档案归档基本范围及保管期限

（一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、办法 等文件材料：针对本单位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计 委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。 永久

（三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。 永久

（四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、办法、通知以及其他正式发文。永久

（五）本单位关于各项工作的内部请示报告 永久

（六）本单位关于各项工作的用印申请 30 年

（七）合同 30 年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。

（八）其它公司内部常用文件 10 年

（九）其他外来文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在归档基本范围内的文件材料及其它记录由各部门自 行整理保存。

（一）各部门必须保存的文件有：1.和本部门相关的公司发文、内部请示报告的正式电子文件 （PDF 文件）。

2.本部门工作中形成的重要业务文件，包括各类报表、通知 书、申请单、记录等。

3.以部门名义对外签订的合同协议类文件。

4.本部门收到的需处理和对本部门有参考利用价值的外来 文件的复印件或电子文件，主要包括保监会、行业协会、保险学会的来文。

（二）保存期限可由各部门参照本文件，根据自己部门的实 际情况确定。

四、本表应根据实际情况定期修订。[附件 2]

文书档案借阅管理规定

一、公司员工根据工作需要可以向办公室申请借阅档案文 件。

二、借阅人在借阅档案时，必须办理借阅登记手续，配合档 案人员做好登记工作，填写《文书档案利用登记表》（附表1）。

三、档案借阅范围主要根据文件的责任者和主送、抄送范围 而定。

（一）无密级文件的查阅范围：一般员工因工作需要可以查 阅。

（二）密级文件的查阅范围：文件责任者、主送、抄送人员、公司领导、以及经批准的可以查阅的人员。

（三）密级文件的借阅必须严格按照文件查阅范围执行，不 得向无权查阅的人员随意出借。

四、申请方式

借阅人可以采用书面形式或电子邮件形式向档案人员提出 申请,填写《档案借阅申请表》（附表2）。

五、档案借阅程序

（一）一般文件

由利用人向办公室提出申请，借阅人需要调阅利用纸质文件的，必须填写《档案借阅申请表》，并经部门领导核准。借阅本部门经办的文件，在档案人员审核登记后，即可借阅。 借阅其他部门文件的，需办公室审批。

（二）密级文件

由利用人提出申请，部门领导核准后报办公室审批。借阅有 密级的档案，只能在阅览室查阅，不得借出、复印、拍照，如有特殊需要，需经办公室分管领导批准。

（三）公司执照证书

原件及复印件利用，由利用人提出申请，部门领导核准后报 办公室主任及办公室分管理领导审批。

（四）特殊情况下，无论文件是否有密级，都由内审部门或 相关责任部门直接向办公室一次性提出书面申请，由相关责任部门提出的，如有必要可会知内审部门。特殊情况指年度审计、质量审查或上级部门或领导对本公司

的相关考核、检查、调研等。相关责任部门是指文件责任部门、负责该项检查的部门。

六、一次借阅文件数量不得超过10 份，借阅时间不超过5 个工作日，上文所列之特殊情况除外。

七、下属单位借阅档案时，须持单位介绍信或工作证，或由 总公司相关人员陪同。

八、其他单位（一般为合作单位）人员需要利用本单位档案的，需提供单位介绍信并由本单位相关部门人员陪同，并填写《档案借阅申请表》。

九、其他特殊情况需经办公室领导审批。

十、借阅者对所借档案必须妥善保管，并负有安全、保密之 责，严禁转借、拆装、勾划、删改、污损、丢失等。 十

一、档案借阅后应尽快归还。借阅者如出差、休假、离职、出国及调离之前必须将档案归还。

十二、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案 数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

十三、借阅者应严格遵守以上规定，若有违反者，应追究责 任。

十四、公司各部门有责任对本部门的形成的文件作好记录、协助办公室做好全公司的文件利用工作。《文书档案利用登记表》（附表1） 《档案借阅申请表》（附表2） [附件 3] 公司文书档案管理操作指南

第一章 总 则

第一条 为明确公司的文书档案管理的具体操作规则，更 好地为各项工作提供优质服务，根据公司《文书档案管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本操作指南。 第二条 本操作指南所称的文书档案是指公司在其各项管 理过程中形成的，具有保存和利用价值的，以文字为记录形式为主的文件材料的纸质和电子版本。

第三条 本操作指南适用于公司文书档案的管理，各部门可作为参考。

第二章 职 责

第四条 公司办公室（以下简称办公室）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。

第五条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对 各部门文书档案的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第六条 各部门有责任对本部门所收到、处理的各种文件进 行登记，保管本部门常用的文件或留存复印件。负责将应归档的文件材料（包括纸质和电子文件）及时向档案管理部门归档。

第三章 归档范围

第七条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、证照等）均属文书档案归档范围，详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。不在归档范围内的文件材料及其它记录由各部门遵照《文书档案管理暂行办法》自行整理保存。

第四章 归档文件的质量要求

第八条 一份档案文件应包括：公文：公司发文请示、文件正本（包括正文及附件），公司公文应归档的文件正本（打印稿）至少一份。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单及附件。外来文件：公文处理单及来文原件（或传真件的复印件）。会议文件：会议决议、会议材料、会议纪要、嘉宾题名录等会议全套文件。一次会议所形成的所有文件作为一整套存放，不得将同一次会议的文件拆散。

第九条 归档文件材料的排列顺序为：[由上（前）到下（后）] 公文：公司发文请示-文件正本（包括正文及附件）。内部请示报告：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。 用印申请：纸制审批流程的内部请示报告单-附件。 外来文件：公文处理单-来文原件或传真件的复印件。 会议文件：会议决议-会议材料-会议纪要-其他材料。 第十条 总公司档案装具为档案盒，一盒即一卷。

第十一条 总公司文书档案整卷不装订，单件装订排序后的 档案文件直接装入档案盒。 第十二条 单件装订方法

单份文件用回形针或长尾夹夹在一起。回形针应使用有塑料 包皮不易生锈的品种，文件上的长尾夹应用无字的纸条包起来，防止锈斑染上原件。凡是无法用回形针或长尾夹夹住的比较厚的文件，可以不做任何装订，但是存放时必须符合以下条件：

第一，不被拆散。必须保证文件的整体性。 第二，不会和其他文件混同。

第十三条 单份文件页号编写方法为：在有文字的正面右下 角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字）。归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十四条 文件的件号，即卷内文件的顺序号。件号的编写 与每份档案文件第一页右上角空白处用铅笔按顺序编写件号。 第十五条 文书档案的分类方法，实行年度─机构(问题)分 类法。

第十六条 各类表单采用手写或打印。手写的要用毛笔或钢 笔填写，钢笔采用碳素或蓝黑墨水，字迹要工整、美观。

第五章 归档时间

第十七条 归档范围内的每份文件办理完毕后，原件应及时 归档到办公室。各部门对本部门形成的常用文件留取复印件。外来文件由办公室公文流转人员负责收集，制作收文目录，并定期向档案人员移交；总公司公文（包括纸制版原件和电子版文件）由办公室发文人员负责整理收集，按日向档案人员移交并，移交纸制版公文原件时同时填写《纸质公文归档交接表》（见附表1）。档案人员须对归档人移交的文件资料进行检查。

《纸质公文归档交接表》（见附表1）

第六章 文书档案的借阅利用

第十八条 文书档案的借阅利用必须严格按《文书档案借阅 管理规定》执行。 [附件 4] 卷内文件目录 [附件5] 备考表 [附件6]

档案库房管理规定

第一条 档案库房管理人员要忠于职守，提高安全保密意识， 自觉做好安全防范工作，提高警惕，严格执行《公司保密制度》的有关规定，确保档案资料的完整和安全。

第二条 档案库房每天应检查一次，做到门、窗、柜牢固无 损，消防器材完备。档案库房用毕应将库房门、窗关严锁好，并切断库房电器电源。

第三条 库房内严禁吸烟，禁放易燃、易爆物品，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。 第四条 保持库房内清洁卫生，定期打扫。

第五条 安排专业人员定期对档案室内空调、灭火器、烟感 器等设备进行检查，出现问题应立即报修。

第六条 非档案库房管理人员，未经批准，一律不得进入档 案库房。库房和档案柜钥匙由档案库房管理人员负责妥善保管，严禁外借或私自配制。

第七条 档案的日常入库、调出、归还、销毁等应建立登记 制度，确保帐物一致。

第八条 档案入库前，应严格检查虫蛀、霉变、灰尘等情况， 发现问题须经科学处理后方可入库。

第九条 库房内的架、柜、箱应存放有序，统一编号，方便 查找。

第十条 特种载体档案要区别存放，磁性介质档案要购臵和 存放于防磁柜内，并经常进行保护处理，确保档案信息完整。 第十一条 档案库房内应备有温、湿度计，档案库房内温度 应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%。档案库房管理人员应每天按时记载库内温度，根据温、湿度情况，可选择使用空调、风扇等设备，使库房温、湿度控制在规定范围内。 第十二条 为利于通风降湿，档案柜与墙壁应保持一定距离， 通道间距不少于80cm，档案管理人员应定期选择有利时机通风。

第十三条 档案在任何情况下均应避免阳光直射。库房应安 臵窗帘及遮阳布，档案柜应避开直射阳光排列。

第十四条 对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行修复和复制。

第十五条 档案库房管理人员应爱护档案库房内一切设备， 确保各项设备完好。

第十六条 档案库房管理人员工作调动时，要严格执行交接 手续，在没有完成交接前，不得离职调岗。

（本页无正文）

主题词：印发 文书档案 管理暂行办法 修订版 通知 抄送：公司总经理室成员

联系人：蒋婷 联系电话：0816-5085629 三剑龙威电子科技有限公司办公室 2014 年2 月28日印发

第13篇：2、文书档案管理

2、文书档案管理

一、单选题（共 15题）

1、单份文件整理的最终“产品”是（ ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张

2、承办是公文处理过程中的（ ）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节

3、（ ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办

B、批办 C、承办 D、催办

4、（ ）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

5、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（ ）。 A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期

6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（ ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

7、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（ ）。 A、永久 B、30年 C、10年

8、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（ ）。

A、永久 B、30年 C、10年

9、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构

制发的文件保存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。 A、等于

B、大于 C、小于

10、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（ ）。 A、10年 B、30年 C、永久

11、（ ）可不用去除文件上的金属钉。 A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件

12、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（ ）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份

13、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 A、12 B、13 C、14

14、（ ）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 A、传阅

B、登记 C、签注

15、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（ ）。 A、处置办毕公文 B、分发 C、签注 D、用印

二、多选题（共 14 题）

1、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

2、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

3、凡反映本单位( )有查考利用价值的材料，应列为定期保管。 A、在较长时间内 B、一般工作活动 C、重大活动

D、在一定的时间内

4、归档的时间一般设定为（ ）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底

5、归档就是（ ）的文件经（ ）交档案室保存的过程。

A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

6、归档文件的特点是（ ）。

A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理

D、来文机构的规格很高

7、归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本

D、转发件与被转发件

8、各单位档案部门应结合（ ），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

9、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ ）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

10、公文标题由（ ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度

11、公文结构的必备要素包括（ ）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期

D、公文制发责任者

12、公文构成要素中的收文单位包括（ ）。 A、上级单位

B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位

13、对于本单位收文，是以是否（ ）为归档判断标准的。 A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件

14、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（ ）。 A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号

三、判断题（共 14题）

1、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。答案：对

2、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。答案：对

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。

答案：对

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。答案：对

5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。答案：错

6、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。答案：对

7、本单位形成的文件中大部分都要归档。答案：对

8、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

答案：错

9、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

答案：对

10、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。答案：错

11、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

答案：错

12、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

答案：错

13、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。答案：对

14、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.答案：错

第14篇：文书档案管理论文

文书档案管理

——对文书整理归档现实意义的若干思考

“归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1、办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2、文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3、电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4、提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工

其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1、电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2、对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法。

1、办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之

一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2、提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。

二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。

三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档

案人员的信息源和创新思维。

3、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

参考文献：

1.邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

2.董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社

第15篇：文书档案管理教学大纲要求

《文书档案管理》教学大纲要求

一、大纲说明

（一） 课程的性质与任务

作为人类实践活动具有原始记录性的凭证，档案对人类认识世界和改造世界具有重要意义与价值。以文书、档案为主要研究对象的文书档案管理工作，是一项重要的管理性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作，也是办公室工作的重要组成部分。

本课程主要内容包括：文书处理流程，档案管理的工作流程、操作技能、分类方法，专门档案管理的原则、方法。本课程所提供的知识、技能是作为相关专业的拓展技能，对于学生融合自身所学专业知识，提升学生专业素质，适应文书档案类工作岗位需要奠定基础。本课程的主要任务是以文书处理流程、档案管理八环节为主线，联系实际，导入实训，列举案例，帮助学生全面掌握档案管理的各种技能、原则、方法，熟悉档案管理的相关管理法规、标准、工具，加深对本单位文书、档案工作的理解基础上提出对本单位文书、档案工作优化的意见和建议，并通过对档案管理工作的思考将了解到的相关原则、方法应用到其他载体、类型的信息资源管理中，为工作和生活提供便利。

本课程是作为开放教育专科工商管理（工商企业管理方向）、工商管理（市场营销方向）专业/职业延展模块，3学分省管专业选修课。

（二） 课程的目的与要求

课程学习的目的在于通过项目学习与训练，使学生对档案管理工作有较全面、系统的认识和正确的理解，了解档案、档案管理工作的规律、特点及管理工作的基本概念、基本理论和基本技能，具备独立完成对归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、归档等项目管理能力，达到学以致用的要求，并具备一定档案信息资源管理、开发的能力。

（三） 本课程与相关课程的关系

作为工商管理（工商企业管理方向）专科、工商管理（市场营销方向）专科专业选修课程，建议面授教师在课程开始之前补充《文书学基础》相关的知识，或根据书本前两章节进行适当补充。本课程与工商管理（工商企业管理方向）专科、工商管理（市场营销方向）专科专业其他课程并无直接关联。

二、大纲本文

第一章 文书档案管理概述

（一）教学内容

文书与档案；文书与档案工作

（二）教学要求

熟悉文书档案工作的性质、任务、作用、原则；熟悉文书档案的性质和特点； 掌握文书与档案的关系；掌握文书工作与档案工作的关系； 了解文书、档案、文书工作、档案工作等基本概念。 第二章

公务文书

（一）教学内容

公务文书的特点与作用；公务文书的分类；公务文书种类辨析；公务文书的体式；公务文书的行文制度；公文的文稿与文本

（二）教学要求

熟悉公务文书格式要求；熟悉公务文书的行文规则；熟悉《国家行政机关公文处理办法》列出的行政机关通用的十三种文种的概念、适用范围、相互之间的区别、联系等；

掌握公文文稿、公文文本的概念； 了解公务文书的分类。 第三章 公务文书处理

（一）教学内容

文书处理程序；收文办理；发文办理；办结文书的处理；文书运转管理

（二）教学要求

熟悉签收、登记、收文审核、拟办等收文处理环节以及草拟、发文审核、签发等收文处理环节及其要求；熟悉文书清退、销毁、暂存的概念和处理原则；

了解文书处理、收文办理、发文办理、文书管理的概念。 第四章 文书整理与归档

（一）教学内容

文书整理归档的意义与范围；文书整理归档的范围和原则；文书整理归档的方法步骤

（二）教学要求

结合2001年颁布施行的《归档文件整理规则》掌握文书整理归档的方法和步骤；结合2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》掌握文书档案归档的范围及原则；熟悉“件”的概念，并能够明白哪些文件可以组成件；熟悉归档文件的分类、著录、编目、编号等环节

了解文书整理归档、文件分类、文件排列、编号、全宗号、件号、文件编目等基本概念。

第五章 档案的收集与鉴定

（一）教学内容

档案的收集；档案的鉴定

（二）教学要求

结合2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确机关文件归档与不归档范围；结合2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》熟悉档案鉴定的原则、方法；

了解档案收集、鉴定的基本内容。 第六章 档案的整理与保管

（一）教学内容

档案整理工作；档案的保管

（二）教学要求

熟悉档案保管的任务、条件；熟悉立档单位及其构成条件、全宗、全宗的划分、全宗补充形式、全宗内档案划分的一般方法、案卷目录、档号等概念及编制方法。

第七章 档案的检索与利用

（一）教学内容

档案的检索；档案的利用；档案的编研

（二）教学要求

熟悉档案检索的内容、档案检索效率评价的指标、档案检索工具的分类和作用； 掌握档案利用的方式；掌握档案编研的成果的概念、特点。 第八章 专门档案管理

（一）教学内容

人事、信访档案管理；会计档案管理；科技档案管理

（二）教学要求

结合《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》对人事档案归档范围、鉴定、保管、转递、查阅进行讲解，要求学生能够了解；

结合《会计档案管理办法》对会计档案的收集、保管、整理、鉴定、销毁进行讲解，要求学生能够了解。

第九章 新型载体档案管理

（一）教学内容

音像档案管理、电子档案管理；

（二）教学要求

了解照片档案构成、种类，照片档案的整理，照片档案、录音录像档案的保护，了解光盘档案的种类、优点及维护；了解电子文档的含义，生成、来源途径，了解电子文档的管理原则，了解电子档案鉴定、管理，电子档案的检索、利用及提供利用方式。

第十章 文书与档案的计算机辅助管理

（一）教学内容

文书与档案计算机辅助管理的发展和应用、功能

（二）教学要求

了解文书与档案计算机辅助管理的内容、特点、功能

第16篇：文书档案管理 自考大纲

30462 文书档案管理 自考大纲

课程内容与考核要求

绪论

一、学习目的与要求

了解秘书文档管理的内涵，明确秘书文档管理的研究对象和主要内容，能认知文档管理工作的重要性，能理解“秘书文档管理”与相关课程的关系，从而掌握该课程的概貌。

二、考核知识点和考核要求 1．识记：文档管理的概念。

2．领会：秘书文档管理的研究对象；

秘书文档管理的主要内容；

“秘书文档管理”与相关课程的关系。

3．掌握：文档管理工作的重要性。

第一章 文书和档案

一、学习目的与要求

了解文书和档案的含义、种类，理解文书和档案的关系，能认知到文书和档案的重要作用。

二、课程内容

文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。有广义和狭义两种理解，广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。文书和档案之间有着密切的关系，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。由于使用历史久远、使用领域广泛，文书和档案都有很多类别。文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用和教育作用。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。

2．领会：文书、公文和文件三个概念的外延大小；

文书转化为档案需要具备的条件； 公文的种类； 档案的种类；

3．掌握：文书和档案的作用；

作为文字材料的文书的含义；

档案的定义包括的要素。

第二章 文书工作和档案工作

一、学习目的与要求

了解文书工作的含义、原则，档案工作的含义、性质、内容、原则，文书工作组织和档案工作机构，理解文书工作和档案工作的关系。

二、课程内容

文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作，包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容。文书工作要坚持“及时、准确、安全、精简”八字原则。文书工作的组织机构由中心机构、专门机构和分支机构三个部分组成；文书工作的组织方式有集中形式和分散形式两种，不同的社会组织可根据需要进行选择。本书所说的档案工作是指档案业务工作，是一项管理性、服务性和政治性工作。档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编研八个环节。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国现阶段的档案工作机构主要包括社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。由于文书和档案之间特别密切的关联，文书工作和档案工作之间具有密不可分的关系。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书工作、档案工作、文书档案连锁法（民国）、文书工作组织机构、文书工作组织方式的概念。

2．领会：文书工作的含义；

文书工作的原则；

文书工作组织机构的分类； 档案工作的“三性”。

3．掌握：档案工作的基本原则；

文书工作和档案工作的关系。

第三章 文书制作

一、学习目的与要求

了解文书制作的过程，文书制作的要求，熟练掌握文书体式的全部内容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理论。

二、课程内容

文书制作是文书与档案管理的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。文书制作必须符合文书体式特点，遵循文书制作程序要求。文书体式包括公务文书的写作要求和公文的特定格式。秘书人员只有不断提高公文写作水平，认真执行公文格式规范，严格掌控文书制作过程，才能保证文书制作的质量。文书制作过程中，陆续产生了不同的文书稿本，稿本又分为文稿与文本两类。不同的稿本产生于文书制作的不同阶段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，电子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。

2．领会：打字排版的注意点；

文件用印的注意点。

3．掌握：文书制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

国家秘密的密级规定及保密期限； 公文标题的三要素。

第四章 文书办理

一、学习目的与要求

了解文书办理的含义和特点、文书办理的内容，掌握行文制度的相关内容，掌握收文办理和发文办理的相关程序，能做好内部文件的管理工作。

二、课程内容

文书办理工作由一些相互联系的工作环节构成，整个工作呈现出连续性、时效性、保密性、集成性和规范性特征。组织文书办理工作主要由收文和发文两大流程组成。

收文主要指组织秘书组织接收来自不同层次组织的来文，并通过签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序进行办理；发文主要指组织通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序来制作并发出公文。在办文工作中，要熟知行文的关系、方式和规则并严格执行行文制度。除制发和管理通用文件之外，组织秘书人员更要对组织各个职能部门形成的内部文件做好监管和后期的保管，并积极地开展内部文件的利用服务工作。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书办理的含义（广义、狭义），收文办理、拟办、注办、注发、内部文件、

2．领会：行文制度的三要素；

我国各级党政机关组织关系的四种类型；

文件处理单的基本格式；

承办工作的注意点；

内部文件的特点。 3．掌握：文书办理的特点；

文件暂行保管阶段的主要任务；

行文方式的六种类型；

行文规则的主要内容；

两次签收的任务；

批办的要求；

传递文件的主要方式；

秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。

第五章 文书管理

一、学习目的与要求

了解和掌握文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容及相应的管理制度。

二、课程内容

文书管理是指由社会组织文书部门和人员承担的文书保管、利用和清退等工作，即狭义的文书管理。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。文书管理要坚持统

一、分类、安全保密、方便利用几项原

则。文书管理主要包括文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容，并分别建立相应的管理制度。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书管理、文书保管、文书清退的含义。 2．领会：保证文书安全的具体要求；

保守文件机密的具体要求；

文档管理工作的根本目的；

在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；

阅文室的作用。 3．掌握：文书管理的意义；

文书管理的原则；

文书保管的方法；

借阅制度的主要内容；

如何建设阅文室；

现行文件汇编的几种形式；

办好文件清理工作的注意事项。

第六章 文书工作与档案工作的衔接

一、学习目的与要求

了解文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集和价值鉴定，掌握立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，理解归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

二、课程内容

文书终结处理包括立卷、归档、归档文件整理等环节，与档案工作的收集、价值鉴定、整理几个环节对应，它们是文书工作的最后阶段，也是档案工作的开始阶段，文书工作和档案工作在此衔接起来。本章将文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集、价值鉴定整合起来，具体讲述立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，然后依照组织内部文档工作的实际情况，介绍归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：文书终极处理、立卷、案卷、档案收集、档案价值鉴定、归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。

2．领会：文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”；

文书处理部门立卷的好处；

确定文件材料归档范围的依据和指导；

档案价值鉴定的原则；

档案价值鉴定最基本的方法；

我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；

机关文书档案的保管期限；

文书立卷的要求；

分类编号法的运用；

案卷标题的拟写；

案卷标题中的时间指向；

装订案卷的“三孔一线法”；

归档章的标准格式；

归档文件目录封面式样。 3．掌握：档案收集的作用；

档案价值鉴定的意义；

现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点；

具体档案价值鉴定工作的注意点；

档案保管期限表的结构；

档案保管期限表的类型；

文书立卷的步骤；

立卷类目的组成；

平时归卷工作的内容；

卷内备考表；

六个特征立卷法。

第七章 档案的整理与保管

一、学习目的与要求

掌握档案管理工作的含义及档案整理工作的内容，掌握全宗的基本含义，了解影响档案寿命的因素，掌握档案保管工作的任务及基本原则，了解档案库房及其整理，对档案的安全保护工作有理性认识。

二、课程内容

档案整理工作是将处于零乱状态的档案进行条理化的过程。档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，注意充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。主要内容包括区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制等。档案保管工作要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案寿命，维护档案的系统完整，保证档案安全。档案库房、档案装具及包装都要符合标准，应将各个库房统一编号，档案架、柜的排放应符合要求。要通过控制库房温湿度、保卫和保密、防火、防光和防尘等措施进行档案安全保护，对重要档案要实行异地备份。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案整理工作、全宗的概念。2.领会：构成立档单位的主要条件；

全宗的主要形式；

年度分类法中所属年度的判定；

年度—组织机构分类法；

组织机构—年度分类法；

年度—问题分类法；

问题—年度分类法；

案卷目录封面；

档案保管工作的基本原则；

档案库房建设的基本原则。 3.掌握：档案整理工作必须坚持的原则；

档案整理工作的内容；

全宗的三个基本涵义；

跨年度文件处理方法；

影响档案寿命的人为因素；

档案保管工作的任务。

第八章 档案的检索与利用

一、学习目的与要求

了解在档案产生作用之前，档案的检索和利用环节是架起档案和利用者之间的桥梁；了解与掌握档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上的，档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

二、课程内容

档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，而且更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。检索到的档案及其信息为档案作用的发挥奠定了基础，是用户实现需求目标不可缺少的内容。而档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。正是有了提供服务的理念，才有了众多直接和间接的利用形式。档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：档案著录、档案标引的概念。 2．领会：档案检索的两大部分；

存储过程的两大环节；

档案检索效率的查全率和查准率；

档案著录与标引的依据；

档案检索语言的两大类；

档案提供利用的方式。 3．掌握：档案检索系统的三要素；

档案检索的地位与作用；

《档案著录规则》的主要内容； 档案检索工具的作用。

第九章 档案的编研与统计

一、学习目的与要求

熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，了解档案统计和登记工作是，能准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳。

二、课程内容

档案编研和统计登记是机构档案管理流程中的重要环节，也是决定档案部门后期档案管理能力的重要因素。档案的编研是机构秘书人员从档案管理活动中衍生出的一项特殊职能，这项工作目的在于将已归档保存的文件经过进一步分类和集合，使其真实地反映机构发展变化的轨迹，并能为当前各项活动提供信息支撑和参考依据。因此熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，对于秘书人员来说是一项必备的能力。档案统计和登记工作是反映机构档案管理现状和维护正常档案管理秩序的工作，准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳是开展其他档案业务工作的基础。

三、考核知识点和考核要求

1.识记：档案编研、大事记、组织沿革、档案统计的概念。2.领会：档案编研的意义；

现行档案文件汇编的编写要求；

大事记的结构；

组织沿革的结构。

3.掌握：档案编研的主要内容；

现行档案文件汇编的特点；

现行档案文件汇编的结构；

大事记的种类；

组织沿革的形式；

组织沿革的体例；

档案统计的步骤；

档案利用效果登记簿。

第十章 电子文件管理

一、学习目的与要求

掌握国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中电子文件的定义；掌握电子文件有与传统纸质文件不同的特点；了解按照不同的标准电子文件的不

同类别。了解对电子文件的鉴定和归档方式；了解电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

二、课程内容

现代信息技术深入到社会生活方方面面的同时衍生出大量的电子文件。自从电子文件这一事物出现之日起，一些机构和学者都纷纷对其加以定义，形成了百花齐放、百家争鸣的局面。目前，在我国来，最具影响力的定义出自国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。电子文件有与传统纸质文件不同的特点，概括起来主要包括两个方面的不同，一是形式方面，二是内容方面。按照不同的标准电子文件有不同的类别。在鉴定方面，对电子文件主要进行两个层面的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定；电子文件的归档方式也有两种，分为物理归档和逻辑归档。电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。 2.领会：常用电子文件存储格式；

电子文件的双重鉴定；

电子文件内容鉴定的步骤；

电子文件利用的特点；

电子文件在线利用的具体方式；

电子文件非在线利用的具体方法。 3.掌握：电子文件的三要素；

电子文件处置工作的内容；

电子文件技术鉴定的具体过程；

电子文件保管的特点；

对电子文件载体保护的具体措施；

电子文件信息保护的技术措施；

电子文件内容信息保护的管理措施。

第十一章 企业文档管理

一、学习目的与要求

了解企业文档的基本构成、特点和作用；掌握企业文档工作的原则、任务和机构人员；熟悉依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务；掌握企业文档及其管理

的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。

二、课程内容

企业文档是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，是企业各类活动的重要工具与真实记录。本教材前面章节所介绍的文档管理知识是针对所有社会组织的，自然也适用于企业。但考虑到企业文档管理有着独到的特色，而且秘书学专业的同学毕业后有相当一部分进入企业工作，从事企业文档工作，所以特设企业文档管理这一章。本章分析企业文档的基本构成、特点和作用，概述企业文档工作的原则、任务和机构人员，依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务予以阐述。中小企业（主要指民营企业）与外资企业是我国改革开放以来的新生事物并已成为我国经济转型中的重要部分，本章将探讨这些企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。在介绍企业文档管理业务的基础上，分别例举实例说明中小企业和外资企业文档的管理情况。

三、考核知识点和考核要求

1．识记：企业文档、“三低一少”的概念。 2.领会：企业文书工作的基本原则；

企业档案人员的要求；

企业档案信息提供利用时应注意的问题；

选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。 3.掌握：企业文档的作用；

企业档案工作的基本原则；

大型企业文书工作机构层次和人员分布组成；

企业文件材料归档的基本要求；

企业档案信息开发利用的形式；

企业文档管理信息化的优越性；

企业文档管理信息化建设原则；

中小企业文档管理的现状与成因。

Ⅳ 关于大纲的说明与考核实施要求

一、自学考试大纲的目的和作用

本大纲是根据秘书学专业自学考试计划的要求，结合文书档案管理课程的特点而

确定的。其目的是对个人自学、社会助学和考试命题进行指导和规定。

本大纲明确了文书档案管理课程学习的内容以及深广度，规定了文书档案管理课程自学考试的范围和标准。因此，它是编写自学考试文书档案管理课程辅导书的依据，是社会助学组织进行自学辅导的依据，是自学者学习教材、掌握课程内容知识范围和程度的依据，也是进行应用文写作课程自学考试命题的依据。

二、课程自学考试大纲与教材的关系

大纲是进行学习和考核的依据，教材是学习掌握课程知识的基本内容与范围，教材的内容是大纲所规定的课程知识和内容的扩展与发挥。大纲与教材所体现的课程内容应基本一致；大纲里面的课程内容和考核知识点，教材里一般也要有。反过来教材里有的内容，大纲里就不一定体现。

三、关于自学教材

《秘书文档管理》，丁晓昌、杨剑宇总主编，丁晓昌主编；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、关于自学要求和自学方法的指导 应考者在自学过程中应该注意以下几点：

1．学习前，应仔细阅读课程大纲的第一部分，了解课程的性质、地位和任务，熟悉课程的基本要求以及本课程与有关课程的联系，使以后的学习紧紧围绕课程的基本要求。

2．在阅读某一章教材内容前，应先认真阅读大纲中该章的考核知识点、自学要求和考核要求，注意对各知识点的能力层次要求，以便在阅读教材时做到心中有数。

3．阅读教材时，应根据大纲要求，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每个知识点。

4．学完教材的每一章节内容后，应认真练习，消化和巩固所学的知识，增加分析问题、解决问题的能力。

5．认真对待每一章节后所附思考题和案例分析。

五、对社会助学的要求

1．应熟知考试大纲对课程所提出的总的要求和各章的知识点。

2．应掌握各知识点要求达到的层次，并深刻理解各知识点的考核要求。 3．对应考者进行辅导时，应以指定的教材为基础，以考试大纲为依据，不要随意增删内容，以免与考试大纲脱节。

4．辅导时应对应考者进行学习方法的指导，提倡应考者“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动提出问题，依靠自己学懂，用于社会实践”的学习方法。

5．辅导时要注意基础、突出重点，要帮助应考者对课程内容建立一个整体的概念，对应考者提出的问题，应以启发引导为主。对文体写作知识，应重点帮助应考者理解文种的特殊要求和相近文种之间的差异。

6．注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导应考者逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题、分析问题和解决问题，将学到的知识用于社会实践。

7．要使应考者了解试题难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中都存在着不同难度的试题。

六、对考核内容的说明

1.本课程要求考生学习和掌握的知识点内容都作为考核的内容。课程中各章的内容均由若干知识点组成，在自学考试中成为考核知识点。因此，课程自学考试大纲中所规定的考试内容是以分解为考核知识点的方式给出的。由于各知识点在课程中的地位、作用以及知识自身的特点不同，将对各知识点分别按三个认知（或叫能力）层次确定其考核要求。

2.在考试之日起6个月前，由全国人民代表大会和国务院颁布或修订的法律、法规都将列入相应课程的考试范围。凡大纲、教材内容与现行法律、法规不符的，应以现行法律法规为准。

3.按照重要性程度不同，考核内容分为重点内容、次重点内容、一般内容，在本课程试卷中对不同考核内容要求的分数比例大致为：重点内容占60%，次重点内容占30%，一般内容占10%。

七、关于命题和考试的若干规定

1．本大纲各章所提到的考核要求中，各条细目都是考试的内容，试题覆盖到章，适当突出重点章节，加大重点内容的覆盖密度。

2．试卷对不同能力层次要求的试题所占的比例大致是：“记忆能力层次”20%，“理解能力层次”40%，“实践能力层次”为40%。

3．试题难易程度要合理，可分为四档：易、较易、较难、难，这四档在各份试卷中所占的比例约为2：3：3：2。

4．本课程考试试卷可能采用的题型有：单项选择题、多项选择题、填空题、名

词解释、简答题、实务操作、案例分析等类型（见附录题型示例）。

5．考试方式为闭卷笔试，考试时间为150分钟，以自学考试主管行政机关公布的时间为准。试题量应以中等水平的应考者能在规定的时间内答完全部试题为度。

6．评分采用百分制，60分为及格。

在命题工作中必须按照本课程大纲中所规定的题型命制，考试试卷使用的题型可以略少，但不能超出本课程对题型的规定。

附录

题型举例

一、单项选择题（下列四个备选答案中只有一个是正确的，请选出正确的答案，并将其代码写在题干后面的括号内。）

最早提出“文件生命周期”概念的学者是（ ）

A.美国学者菲利普·布鲁克斯 B.英国学者罗吉尔·艾利斯

C.美国学者詹姆斯·B·罗兹 D.中国学者陈兆祦 参考答案： A

二、多项选择题（下列五个备选答案中有2至5个是正确的，请选出正确答案，并将其代码写在题干后面的括号内，多选、少选、错选均不得分。） 档案工作的“三性”分别是指（ ）（ ）（ ）（ ）（ ） A．管理性 B．保密性 C．服务性 D．政治性 E．程序性 参考答案： ACD

三、填空题

“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《 》中。 参考答案： 史记

四、名词解释

交拟 参考答案：

是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

五、简答题

简述阅文室的作用。 参考答案：

⑴便于领导和相关人员安排阅读时间；

⑵提高文件周转速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文书工作效率。

六、实务操作题

请将下列文件立为四卷，立档单位为B市人民政府，并说明所使用的立卷特征。

⑴A市B区社会经济发展的调查报告

⑵合作开发红星湾问题的意向书 ⑶A市二○○○年灾情通报

⑷A市二○○○年五一劳动模范评定办法

⑸A市B区经济总体运行态势的预测报告

⑹A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定

⑺A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定

⑻C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函

⑼A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序

⑽A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要

⑾A市B区财政状况分析报告

⑿A市关于合作开发红星湾问题给C市的函 参考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，责任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，问题特征； 第三卷：⑶⑽，问题特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，问题特征。

七、案例分析题

材料：

某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。

问题：分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。 参考答案：

⑴该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。

⑵问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷；二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。

第17篇：文书档案管理课程试题

文书档案管理课程

试题1：

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份

2、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 A、传阅 B、登记 C、签注

3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年

4、单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张

5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节

6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者

2、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。 A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件

3、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。 A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号

4、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

5、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

6、公文标题由（）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。

对错

2、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。

对错

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。

对错

4、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

对错

5、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。

对错

6、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

对错

7、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

对错

8、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。

对错

试题2：

1、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。 A、12 B、13 C、14

2、（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

3、（）可不用去除文件上的金属钉。 A、永久保存的文件 B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件

4、单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张

5、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办

6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。 A、处置办毕公文 B、分发 C、签注 D、用印

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

2、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

3、归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

4、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。 A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件

5、归档文件的特点是（）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理

D、来文机构的规格很高

6、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。

对错

2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。

对错

3、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕. 对错

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。

对错

5、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。

对错

6、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。

对错

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。

对错

8、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。

对错

试题3：

1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

2、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 A、传阅 B、登记 C、签注

3、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。 A、12 B、13 C、14

4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办

5、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。 A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期

6、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

2、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。 A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号

3、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底

4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

5、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

6、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。 A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。

对错

2、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。

对错

3、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。

对错

4、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

对错

5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。

对错

6、本单位形成的文件中大部分都要归档。

对错

7、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕. 对错

8、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。 对错

第18篇：文书档案管理规范银河

《文书档案管理规范》

XX投资有限公司

2011 06 22

1目的

为加强本公司文书档案规范化管理、立卷的顺利进行、查找便利有效、使用方便，特制定本制度。

2.归档范围

1）文书材料

a.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录等。

b.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

c.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

d.本公司的请示与上级机关的批复。

e.本公司反映主要职能活动的报告、总结。

f.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

g.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

h.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

i.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

2）声像材料：剪报、照片、录音、录像等。

a.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

b.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

c.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

d.涉及本公司权益的声像资料。

e.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

f.其它具有保存价值的声像资料。

3、档案管理人员的职责

1）了解本工作业务，掌握文件材料的归档范围，收集、管理相关部门的文件材料。

 2）认真执行平时归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷。

3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。

4、文件材料的收集管理

1）各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。文档管理人员应保证经办文件的系统完整，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2）凡本公司发出的公文(含定稿和一份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

4）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，返回后须将会议的主要文件资料交文件管理人员办理归档手续。

5）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向办公室办理归档手续。

5、文件材料管理质量要求

1）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。

6、文件材料保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1）永久保存： 公司章程； 股东名簿；

董事会及股东会纪录； 组织规程及办事细则； 财务报表；

政府机关核准文件；

不动产所有权状及其他债权凭证； 工程设计图；.其他经核定须永久保存的文书； 在职公司职员信息表/档案。

2）十年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。

3）五年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。

4）一年保存：结案后无长期保存必要者。

5）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

7、文件材料的保护和清洁整理

1）管档人员应随时维护档案清洁，以防潮湿、防虫蛀腐朽。

2）已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总监核准，并于目次表的附注栏内注明销毁日期。

3）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明部分销毁之日期。

8、文件材料的借阅程序

1）各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填具\"文件材料借阅申请单\"经其部门主管核准后向管档人员借阅。

2）管档人员接到\"文件材料借阅申请单\"经核查后，取出该项档案，并于\"文件材料借阅申请单\"上填注借出日期，将档案交与借阅人员。\"调卷单\"则依预定归还日期之先后整理，以备稽查。

3）\"文件材料借阅申请单\"以一单一案为原则，当天借阅当天归还。

4）借阅人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

5）借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应经借阅变更登记，不得私自授受。

6）档案归还时，经管档人员核查无缺页、破损后，于\"文件材料借阅申请单\"填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。\"文件材料借阅申请单\"由管档人员留存备查。

9、《文书档案管理规范》附则

本规范由人力资源行政部负责解释，自发布之日起执行。

第19篇：文书档案管理一体化探讨

文书档案管理一体化探讨

摘要：实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。

关键词：文书档案 管理一体化

一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析

1、从思想观念上分析：

目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。

2、从实践理论上分析。

- 1

写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。

三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。

四是用信息化实现文书档案一体化。用信息化实现文书档案一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与文书档案管理工作一体化目标，充分发挥文书档案信息资源的作用。

- 3

第20篇：2.文书档案管理课程

文书档案管理课程

一、单选题

1.按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（ ）。 B、30年和10年

2.单份文件整理的最终“产品”是（ ）。 C、件

3.本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（ ）。 A、永久

4.（ ）是公文办理过程中的中心环节。 C、承办

5.承办是公文处理过程中的（ ）。 C、中心环节

6.对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（ ）完成。A、1～2月份或6月份

7.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（ ）。C.永久

8.不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（ ）。

A、处置办毕公文

9.2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。B、13

10.（ ）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。 B、登记

11.（）可不用去除文件上的金属钉。B、10年以下保存的文件

12.本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。 B、大于

13.按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。C、永久、定期

14.（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

D、拟办

15.本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（ ）。 A.永久

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1.凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。

A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 2.公文构成要素中的收文单位包括（ ）。

B、主送单位 C、抄送单位

3.公文结构的必备要素包括 ）。A、公文的标题、正文C、成文日期D、公文制发责任者

4.归档的时间一般设定为（ ）。

A、1至2月份B、6月份

5.公文结构的必备要素有( ).A、标题B、正文C、成文日期 D、责任者

6.根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久D、定期 7.归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本B、主件与附件D、转发件与被转发件

8.归档文件的特点是（ ）。 A、办理完毕B、应归档 C、系统整理

9.归档就是（ ）的文件经（ ）交档案室保存的过程。

A、办理完毕C、系统整理

10.各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ ）。

A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》

C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

11.广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（ ）。

B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号

12.对于本单位收文，是以是否（ ）为归档判断标准的。

B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件

13.归档时每份文件必须齐全完整，即（ ）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本 B、主件与附件D、转发件与被转发件

14.公文标题由（ ）组成。A.公文的责任者 B.公文的事由 C.公文的文种

15.凡反映本单位( )有查考利用价值的材料，应列为定期保管。

B、一般工作活动D、在一定的时间内

三、判断题（共 8 小题，每题5 分）

1、本单位形成的文件中大部分都要归档。

对

2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。

对

3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对

5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。

对

6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。

对

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。错

8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

对

9、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。

对

10、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。错

8、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.错

11、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。对

12、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

错

13、草拟时如需引用公文，应当先引文号,后引标题。

错

14、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

错

15、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。:错

16、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。对

《文书档案管理.doc》

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