《文书档案管理》复习内容
第一章 文书与档案 文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：
文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。 简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。 该定义的内涵：
文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？
文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）
现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止
文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：
1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。
2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。
3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。
名词解释：法定作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
文书、文件、公文的联系与区别。
文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。
1 “文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。
文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。
一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。
另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。
现在一般不以外延、载体形式区分文书、文件。随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。
文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。
在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。
使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。
档案的概念及其内涵。
档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。
这一定义的内涵有以下几点：
档案是由文书转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。
档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。文书的作者未必就是档案的形成者。 档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。随着科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。
档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能活动中形成的，由文书转化而来的各种转化而来的档案就是人们社会活动的原始记录，是历史的真迹和凭证。
文书转化为档案的三个条件。
文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存；第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值；第三，按照一定的规律集中保存。档案就是经过整理归档、集中保存起来的文书。文书是档案的因素，档案是文书的组合。
档案的本质属性是什么，如何理解？
档案与文书一样，具有政治性、机密性、知识（信息）性等一般属性，其本质属性是原始记录性。（参见教科书p.8）
档案是历史的原始记录，这首先是由档案的前身——文书的形成特点决定的。文书产生于行为主体的社会实践，是这种实践的“连带产品”，是人类社会活动的直接记录，从内容到形式都打上了鲜明的时代印记。其次，还决定于档案的形成特点。文书是随着人的实践交错地陆续地产生的，信息难免“散乱”，而经过整理转化为档案，就成为一个有机的信息系统，历史得以清晰地“记录”和保存。因此，在一定意义上，档案比文书更系统地反映历史的原貌，是最真实、最可靠、最宝贵的史料。原始记录性不仅使档案区别于图书、报刊等，也区别于文书。
档案的特点。
1)信息的系统性。档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的 2 零散的信息材料，不能以其为档案。档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。
(2)保存的选择性。不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案。因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点。另一方面，这种鉴别和选择必须保持历史的原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减，这就同其他图书、资料、情报有所不同。
档案的基本价值、现实作用。
（一）档案的基本价值
1.凭证价值 档案是原始记录，是历史的真凭实据。档案真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，是历史的真迹，可靠性强，因此，具有不容置辩的证据作用，往往具有法律效力。
2.情报价值 档案是以往社会活动以及各项工作的经验成果，对于现实工作的查考、总结经验和科学研究、历史研究都有着极其重要的参考作用。档案保存的年代愈久，也就愈珍贵，对科学研究和历史研究的价值也就愈大。
（二）现实作用
基于档案的两大价值，档案在现实生活中的作用是多方面、多层次的，主要有三个方面的作用： (1)现实工作、社会活动的查考依据。 (2)历史的凭据。
(3)科学研究的基础和条件。
按载体分类，档案有哪些类别？
按档案载体形式分类，有石刻档案、泥版档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡版档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。
国家档案全宗的构成。
文书与档案的联系和区别。试结合“文件生命周期理论”加以说明。 第二章 文书档案的起源和流变 文书档案诞生和发展的三个条件。 纸张何时成为文书的主要载体？ 第三章 文书工作概述 文书工作内容的三大环节。 文书工作的基本任务。 文书工作的基本原则。 文书工作的要求。
第四章 文书的形成 名词解释：公务文书 公文的作用。
按使用范围划分，文书有哪四类？
写出国家行政机关13种法定性公文的名称。 名词解释：通用文书；专用文书。
按来源划分，文书有哪几类？按行文关系划分，文书有哪几类？按文件密级和阅读范围划分，文书有哪几类？
文书种类的选用依据。
简述公文格式标准化的意义。 什么是公文格式？
3 公文文面组成要素分为哪几部分？ 公文眉首包括哪些组成要素？ 发文字号的构成。
公文主体的构成要素有哪些？ 什么是公文标题“三要素”？ 公文版记的组成要素。 主题词的概念。
文件标注主题词的作用。 草稿的含义和种类。 定稿的含义和特点。 正本的含义和种类。
副本的含义及产生原因。 文书语言表达的总要求。
文秘人员草拟公文的主要步骤。
第五章 文书的处理 名词解释：行文制度。 行文关系及其实质。 什么是“隶属关系”？ 简述部门行文规则。 简述联合行文规则。 简述请示的规则。
文书处理包括哪几方面内容？ 名词解释：拟稿。
简述核稿的“六查”内容。 收文处理程序有哪些环节？
什么是“拟办”？有什么要求？ 名词解释：注办。
文书整理归档中以“件”取代“卷”的优点。文书整理归档的重点。
无需整理归档的文件材料有哪些？
文书整理归档的基本原则和质量要求。 文书整理归档的步骤有哪个环节？ 归档制度的基本内容。 第六章 档案工作概述 阐述：档案管理工作的管理性、服务性。 档案管理业务包括哪几个环节？ 档案工作的原则。
怎样理解“档案的完整与安全”？ 档案室及其类型。 档案室的作用。
名词解释：档案馆。 第七章 档案的收集与鉴定 什么是“档案的收集工作”？
简述档案收集工作的基本要求。 档案鉴定工作的基本内容。
鉴定档案价值的原则是什么？说说你的理解。 鉴定档案价值的标准有哪些？
什么是档案保管期限表，它有哪些类型？ 档案保管期限表的结构。
第八章 档案的整理与保管 全宗概念及含义。 全宗构成者的条件。 机关全宗的补充形式
名词解释：联合全宗；汇集全宗（全宗汇集）；档案汇集。 名词解释：全宗群。
全面的整理工作包括哪些工作环节？ 档案整理工作的原则。
全宗内档案分类的一般方法、复式分类法都有哪些？ 案卷（盒）目录的结构、内容及作用。 档号的构成。
保管工作的内容和任务
全宗盒（卷）的概念，作用。
第九章 档案的检索与利用 档案的检索，是指对档案信息进行存储和查检的过程。档案的利用，又称档案的提供利用，是指通过一定的方式方法向利用者提供档案信息服务。
档案检索工具的基本职能。
名词解释：档案著录；档案标引。 名词解释：《中国档案分类法》；《中国档案主题词表》 按编制方式分，检索工具有哪些种类？
名词解释：案卷文件目录；分类目录；主题目录；专题目录；文号索引；人名索引；全宗指南。
什么是档案的直接利用？有哪些具体方式？ 什么是档案的间接利用？有哪些具体方式？ 什么是“开放档案”？它有什么意义？ 开放档案的方式有哪些？
考试题型：
填空题 选择题 判断题 名词解释 技能题 简答题 阐述题
5 ※参考各章后附的同步练习。
