文书档案管理一体化探讨
摘要：实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。
关键词：文书档案 管理一体化
一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析
1、从思想观念上分析：
目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。
2、从实践理论上分析。
- 1
写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。
三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。
四是用信息化实现文书档案一体化。用信息化实现文书档案一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与文书档案管理工作一体化目标，充分发挥文书档案信息资源的作用。
- 3
