秘书文档管理
绪论
一.“秘书文档管理”的内涵
基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：
1.有着天然的密切关系
2.档案学内容太多，需要精简学习
二.“秘书文档管理”的研究对象与主要内容
（一）“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。
（二）“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程
三.文档管理工作的重要性
（一）文书、档案工作是国家管理的重要手段
（二）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分
（三）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段
四.“秘书文档管理”与相关课程的关系
第一章 文书和档案
第一节 文书和档案的含义和关系
一.文书和档案的含义
（一）文书的含义 1.在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。
2.人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。 文书包含以下含义：
（1）文书的作者是从事社会活动的人 （2）文书具有实用性
（3）文书的记录方式为文字 （4）文书的载体形式多种多样 （5）文书具有广泛的社会作用
（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料
（二）文书、公文和文件之间的关系 广义文件＞文书＞公文＞狭义文件
（三）档案的含义
定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
包含几个要素：档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性
二.文书和档案的关系
1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。 2.文书有条件地转化为档案。
菲利普•布鲁克斯 “文件生命周期”概念 谢伦伯格 “双重价值鉴定”
第二节 文书和档案的种类和作用
一.文书和档案的种类
（一）文书的种类
1.作用：通用公文、专用公文
2.行文方向：下行文、平行文、上行文 3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件
4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文
5.时限：紧急公文、普通公文 6.机密程度：机密公文、普通公文
（二）档案的种类
1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案
2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案 3.载体形式：甲骨等
4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案 5.内容体式：公文、日记、电稿等
二.文书和档案的作用
（一）规范作用
（二）指导作用
（三）联络作用
（四）凭证作用
（五）参考作用
是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考
（六）教育作用
第二章 文书工作和档案工作
第一节 文书工作
一.文书工作的含义 1.仅指公文文书
2.包含文书制作、文书办理、文书管理 3.有法定的程序和严格的要求
二.文书工作的原则
（一）及时原则
（二）准确原则
（三）安全原则
（四）精简原则
三.文书工作组织
（一）文书工作组织机构
分为：中心机构、专门机构、分支机构
（二）文书工作组织方式 1.组织方式的类型：集中形式、分散形式（两种工作方法：按工作环节分工、按文件性质分工）
2.组织方式的选择
1）社会组织内部机构设臵的层次和数量 2）社会组织形成和使用的文件数量 3）社会组织各内部机构空间距离的远近4）工作人员的配备情况
（三）文书工作的组织领导
1）就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。
2）就社会组织而言，上级社会组织的办公厅对下级指导，党政指导其他部门。
3）就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。 4）就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。
第二节 档案工作
一.档案工作的含义和性质 广义：档案事业工作 狭义：档案业务工作 管理性、服务性、政治性
二.档案工作的内容
也分广义、狭义（8工作环节）
三.档案工作的基本原则
（一）集中统一地管理国家全部档案 1.国家全部档案由档案机构分别集中管理 2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督
3.实行党政档案和党政档案工作统一管理
（二）维护档案的完整与安全
（三）便于社会各方面的利用
四.档案工作机构
（一）社会组织档案部门 一般包含以下几种类型：
机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室
（二）档案馆
（三）档案事业管理机关
（四）档案工作机构之间的关系 无隶属关系，只有协作关系 五.文书工作和档案工作的关系
（一）文书工作与档案工作的联系 1.文书工作和档案工作的对象有交叉。 2.文书工作和档案工作前后相继。 3.文书工作和档案工作互相影响。
4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。
历史上合多分少，统一管理是趋势
（二）文书工作和档案工作的区别 1.工作对象不同 2.工作任务不同
3.服务对象和工作目的不同 4工作机构不同
第三章 文书制作
第一节 文书制作概述
一.文书制作的含义
含义：文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。
二.文书制作的过程
（一）制作阶段 1.交拟
交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。 把握意图 2.拟稿
拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。 3.核稿
1）一看是否需要行文。 2）二看文稿内容。
3）三看文稿的文字表达。 4）四看公文体式。 4.签发
正签：职权范围内的签发 代签：根据授权或委托，代主要负责人签发。 核签：又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发。
会签：两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发。
签发意见、签发人姓名、签发日期 5.复核
（二）制发阶段 1.打字排版
1）以签发的定稿为依据，忠实于原稿。 2）版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。
3）打印排版要建立相应的登记制度。 2.校对 3.印刷 4.用印
1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印。 2）与文件制发组织一致。
3）清晰端正，上不压正文，下要骑年月盖
章。
三.文书制作要求
1.真实反映法定作者意图。 2.严格遵守公文格式要求。 3.准确把握公文写作特点。 4.严格控制公文制作程序。
第二节 文书体式
一.文书体式的含义 文体与格式
二.法定公文格式
《公家行政机关公文格式》 《办法》、《处理意见》
（一）《公文格式》的总体规定 1.公文用纸
纸张定量：60--80g/m 纸张白度：85%--90% 横向耐折度≥15次 不透明度≥85% PH值为7.5--9.5
国际标准A4纸：210mm×297mm 各裁边允许误差为±3mm 2.公文规格
公文版心：156mm×225mm
公文页边：公文上下左右各页边尺寸： 天头37mm±1mm，地脚35mm±1mm; 订口28mm±1mm，翻口26mm±1mm。 3.公文印制
图文颜色：除标识，印章，均为黑色。 排版规格：3号字高度加其7/8倍的距离，正体：3号仿宋，小标题：3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
制版要求：误差不超过1mm 印刷要求：误差不超过2mm，黑色油墨达到色谱BL100%，红色油墨达到色谱Y80%，M80%。 装订要求：页码之间误差不超过4mm，订位距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm，平钉钉距与书脊间的距离为3mm--5mm，裁切误差不超过±1mm，四角成90°。
（二）《公文格式》的要素规定 眉首、主体、版记 眉首：红色反线以上
主体：红色反线以下至主题词 版记：主题词以下 1.眉首
（1）公文份数序号
用于绝密、机密文件；便于核对、查找、销毁；位数最少为2位。 （2）秘密等级和保密期限
黑色三号字体，首页版心右上角 绝密≥机密≥秘密
未标保密期限，按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。 （3）紧急程度 （4）发文机关标识
上行文应多空出80mm供批阅
发文机关标识：小标宋体字，字体＜国务院字体（22mm高×15mm宽）
联合发文按照党、政、军、群的顺序 （5）发文字号
在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。只能注明一个机关的发文字号。 发文代字：一层是机关、一层是发文机关主办文件的部门代字。 年份序号：用全称，用﹝﹞，序号不编虚位、不加“第”字。 （6）签发人 2.主体部分 （1）公文标题
由发文机关名称、事由、文种构成，在红色反线之下空2行，用2号小标宋题字。 （2）主送机关
标题下空1行，顶格用3号仿宋字体，全角冒号。
（3）公文正文 正文用3号仿宋字 （4）附件
附件于正文下空1行，左空2字，3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。 （5）成文日期
零：用计算机符号○ （6）公文生效标识 用印章（上套、下套） （7）附注
用3号仿宋字，以圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。 3.版记部分 （1）主题词
不超过5个，先标类别词，再标类属词；3号黑体字；后标全角冒号；词目用3号小宋字体；
（2）抄送机关
主题词下1行；左右各空1字；3号仿宋；全角冒号；逗号隔开； （3）印发机关和印发日期 抄送下1行，3号仿宋，印发机关左空1字，印发日期右空1字。 4.页码
5.公文中表格 6.公文的特定格式 （1）信函式格式
是平行文或下行文；不标识“文件”二字；字体、距离区别；武文线； （2）命令格式
是国家机关发文的最高形式；发文机关名称全；37mm+20mm=57mm；发文机关下空2行标识令号；居中，黑色字体，有第字； （3）会议纪要格式
距上边缘25mm；红色小标宋体；不加盖印章。
三.其他文书格式
（一）党的机关公文格式
（二）专用公文文本格式
第三节 文书稿本 一.稿本概述
稿本：文稿与文本的合称。
草稿、定稿；正本、副本、存本。 二.文稿
（一）草稿
（二）定稿 三.文本
（一）正本 1.暂行本、试行本 2.试行草案 3.修订本
注明修订日期；自修订本生效之日起，原有的文件即行废止。 4.两种以上文字文本 主要是语言区别
（二）副本
（三）存本
第四章 文书办理
第一节 文书办理概述
一.文书办理的含义与特点
（一）含义
广义：包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作。
狭义：按照国家相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理。
（二）特点 1.连续性 2.时效性 3.保密性 4.集成性 5.规范性
二.文书办理的内容
（一）文件的拟制阶段
（二）文件的处理阶段
（三）文件的执行阶段
（四）文件暂时保管阶段 整理、保管、提供利用、处臵、移交、销毁。
第二节 行文制度
行文三要素：行文关系、行文方式、行文规则。
一.行文关系
（一）组织关系的类别 领导与被领导关系、业务指导与被指导关系、平行关系、不相隶属关系。
（二）行文关系类别 上行、平行、下行
二.行文方式
（一）逐级行文
（二）多级行文
（三）直达行文
（四）越级行文
（五）直接行文
（六）联合行文
三.行文规则
（一）行文要尊重社会组织的隶属关系
（二）行文要尊重组织职权 1.一般不要越级行文 2.行文时分清主送和抄送 3.严格控制抄送范围
（三）行文要考虑是否确有必要
（四）行文要明确发文权限
（五）同级社会组织可联合发文
（六）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力
第三节 收文办理
一.收文办理的含义和内容 二.收文办理流程
（一）文件收进阶段
1.签收：清点、检查、签字 2.拆封：预判、拆开
3.收文登记：簿册式登记、卡片式登记、联单式登记、计算机登记 4.附文件处理单
（二）文件阅办阶段 1.拟办 拟办意见和签署 2.批办 批示意见和签署 3.分办
4.承办 传阅、传达、拟稿 5.注办
6.催办 7.归卷
第四节 发文办理
一.发文办理概述 主要指制发阶段
二.发文办理流程中的其他环节 1.发文登记 2.装封
1）清点：内回执、发文通知单、外回执、签收簿 2）写封 3）装封 4）封口 3.传递
邮局、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换 4.注发
第五节 内部文件管理 一.内部文件概述
（一）内部文件的含义和特点 实用性、保密性、多样性
（二）内部文件的分类
日常事务类、原始记录类、核心信息类、规范制度类
二.内部文件管理的内容
（一）制发与传递
（二）整理与分类
（三）保存与保护
（四）利用与查询
第五章 文书管理 第一节 文书管理概述 一.文书管理的含义
（一）文书管理的含义
指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作进行的监控和掌管。
（二）文书管理的意义
1.有利于提高文书工作的质量和效率 2.有利于保证文书的安全 3.为文档工作奠定坚实基础
二.文书管理的原则
统一管理原则、分类管理原则、安全保密原则、方便利用原则
第二节 文书管理的内容 一.文书的保管
（一）文书保管的含义
文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在组织内的保存和管理 时间：次年6月份
（二）文书保管的方法 1.分类保存 第一，暂存文件的分类要与组织文件分类方案相一致。
第二，无论采用什么样的分类方法，都必须注意区分归档范围。 2.平时归卷 3.装入文件盒 4.存放有序 5.严格借阅制度
（三）文书保管制度
二.文书的借用和阅读
（一）借阅制度
借阅范围、借阅登记、借阅后的退还
（二）阅文室的建设和管理 1.阅文室的作用
1）便于领导和相关人员安排阅读时间
2）提高文件周转速度
3）有利于文件的安全和保密 4）有利于提高文书的工作效率 2.阅文室的建设 3.阅文室的管理
三.文书的翻印、转发和汇编
（一）文书的翻印和转发
（二）文书的汇编
四.文书的保密
（一）保密范围
（二）保密措施
（三）奖惩严明
五.文书的清退和清理
（一）文书的清退 涉密文件需要清退
（二）文书的清理 注意：
1）经常将文件实物和文件登记薄对照，做到文账相符； 2）认真抓落实，做到该承办的件件有措施，该回复的件件有回应；
3）做好交接工作，文书工作人员调离工作或离职时，要把文件交接清楚。
第六章 文书工作与档案工作的衔接 第一节 文书终结处理与档案工作的开端 一.文书终结处理
（一）文书终结处理的含义
对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。
（二）文书终结处理的主要内容 1.立卷、案卷 2.归档文件整理 3.归档
二.档案收集和鉴定
（一）档案收集 1.档案收集的含义 2.档案收集的作用
1）收集是档案工作的起点
2）收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施
3）收集工作直接关系着档案工作的信誉问题
（二）档案价值鉴定 1.档案价值鉴定的含义 鉴定档案的真伪和价值 2.档案价值鉴定的意义 1）便于发挥档案的作用 2）便于档案的安全保管 3）便于应付突然事变
三.文书与档案工作衔接的必要性
四.坚持文书部门和业务部门整理归档制度
（一）推行文书处理部门立卷归档制度的有关法规
（二）文书处理部门立卷的好处
1）便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。
2）由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。
3）由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国
家机密的安全。
4）有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。 5）有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。
第二节 确定归档范围 一.确定归档范围的依据 《中华人民共和国档案法》
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
1.《规定》将原来的两份文件合二为一，其中的附件《文书档案保管期限表》既是对文书档案保管期限的具体划分，也是机关文书材料应归档范围，具有一表两用的功能。 2.改革了文书档案保管期限划分方法。 原有
现在
永久、长期、短期；永久、定期、定期中短期1-15年、长期再实行标时制，一般16-50年； 分30年、10年 3.突出了立档单位的主体地位，体现了“以我为主”的思想。
4.条款细化，充实了新领域的文件材料。 5.与1987年的文件相比，对一些档案的保管期限作了适当调整。
6.加大管理力度，由“备案制”改为“审批制”。
二.文书归档范围
（一）应归档的文件材料
（二）不归档的文件材料
第三节 划分保管期限 一.档案价值鉴定
（一）档案价值鉴定的原则
从国家和人民的利于出发，用全面的、历史的、辩证的观点来判断和预测档案的价值。
（二）档案价值鉴定的方法 直接鉴定法
要注意：区别对待、以本单位为主、综合分析
（三）档案室档案价值鉴定的程序
1.各组织档案室根据国家档案局的原则精神和本单位的具体情况确定本单位的《归档文件范围》和《档案保管期限表》等文件，剔除没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年后加以销毁或作为参考资料使用。
2.根据《档案保管期限表》确定文件的保管期限。
3.档案价值复审。
二.确定保存期限
（一）永久保管的文书档案
（二）定期保管的文书档案
三.档案保管期限表
（一）档案保管期限表的作用 1.统一认识，统一标准
2.保证鉴定质量，提高工作效率 3.防止错误地销毁档案 4.便于更好地立卷
（二）档案保管期限表的结构
（三）档案保管期限表的类型 1.标准档案保管期限表 2.专门档案保管期限表
3.同系统机构档案保管期限表 4.同类型机构档案保管期限表 5.机关档案保管期限表
第四节 文书立卷与归档文件整理 一.文书立卷
（一）文书立卷的要求
1）保持文件之间的内在联系与完整； 2）正确反映本组织工作的历史面貌； 3）要区分文件材料的保持价值； 4）要方便保管、检索和利用；
（二）文书立卷的步骤 1.编制立卷类目
类：按问题分、按机关组织机构分 目：
号：大流水编号法、分类编号法 2.平时归卷 注意：准备文件夹、及时归卷、定期检查和调整。
3.年终调整定卷 4.组卷
5.卷内文件的排列与编号 6.拟写案卷标题 注意：作者的拟写、问题的拟写、文种拟写、时间的拟写、通讯者、涉及地区的拟写。 7.填写卷内文件目录和备考表 卷内目录内容
顺序号、文号、责任者、题号、文件内容、日期、页号、备注 8.填写案卷封皮
全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、档号 9.装订案卷
（三）立卷的方法
根据问题特征、按时间特征、按文种特征、按作者特征、按通讯者特征、按地区特征立卷；
1）可以按照文件的不同类型，采用不同的特征立卷；
2）可以抓住主要特征结合其他特征立卷； 3）要注意有直接联系的文件材料不能分开立卷；
4）应考虑文件材料的保持价值； 5）分清卷与卷之间的界线；
二.归档文件整理
（一）归档文件整理与立卷的差别
1.对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐、复杂的文件组卷过程。
2.文件整理一般以一份文件为单位
3.分类方法固定为年度、保管期限、机构三种，各单位视具体情况组合及简化分类层次。4.装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求。 5.文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。
6.归档章的位臵不限于首页右上角，只要在
首页上端空白处皆可；归档章项目只保留检索必备内容。
7.取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。
8.不要求编页号，只需要在归档文件目录中填写“页数”。
9.归档文件直接装档案盒内保管。 10.不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目。
（二）归档文件整理的意义
1.简化文档整理工作，提高工作效率； 2.促进文档管理一体化，推动档案工作现代化；
3.立足现有管理要求，兼容既往管理模式。
（三）归档文件整理过程和方法 1.收集 2.鉴定
1）确定每份文件有无保存价值，凡有保存价值的文件才属于应归档的文件，纳入归档文件整理范畴； 2）对有价值的归档文件分别确定保管期限； 3.装订 4.分类
年度分类法、保管期限分类法、组织机构分类法、问题分类法 5.排列
按不同事由形成时间的先后顺序排列 按事由的重要程度排列
按事由具有的共同属性分别集中排列 6.编号
全宗号、年度、保管期限、件号、机构 7.编目
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 8.装盒
文件装盒、填制案盒、填备考表
第五节 文书归档 一.归档制度
（一）归档时间
（二）归档要求
（三）归档手续
（四）编制归档说明 二.档案的销毁
第七章 档案的整理与保管 第一节 档案整理 一.档案整理工作概述
将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。
二.档案整理工作的内容 第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；
第二，对整理不善的档案进行局部调整。 第三，对一些零散档案或机关、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理 进行全过程的整理工作。
三.全宗与立档单位
（一）全宗
全宗是一个有机整体；
全宗是在一定的历史活动中形成的；
全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（二）立档单位及其构成条件 第一，可以独立行使职权；
第二，是一个会计单位或经济核算单位； 第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；
四.区分全宗
（一）区分全宗的含义
（二）按全宗整理档案的意义
（三）设立全宗的基本原则
（四）零散文件区分全宗的特殊方法
第一，可以从发文和内部文件的特征判定； 第二，可以从收文的实际收受者判定； 第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，或利用机关收发文簿等材料判断，或从文件的外形等特征去判定。
（五）全宗的种类
独立全宗、联合全宗、人物全宗
五.全宗内档案的分类
（一）年度分类法
（二）组织机构分类法
（三）问题分类法
1）应该按照文件内容中最基本的问题来设臵类别，如实地反映出立档单位的主要面貌； 2）类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设臵应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和文件的多少来决定。 3）按文件的主要内容准确地归类；
（四）分类方法的结合运用和选择 1.年度—组织机构分类法 2.组织机构—年度分类法 3.年度—问题分类法 4.问题—年度分类法
六.案卷的排列、编目与档案盒的排架
（一）案卷的排列与编目
（二）档案盒的排架
第二节 档案的保管 一.档案保管工作概述
（一）档案保管工作的意义
（二）影响档案寿命的因素 内部因素：来源于档案本身 外部因素：
人为因素：由于政治斗争、战争及其他各种原因，某些档案文件遭到有计划有意识的破坏，导致该历史时期或事件无法被完整或真实地记录下来；由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，或缺乏档案管理知识等导致管理或使用不当；档案在日常管理和利用过程中，难以避免地发生档案材料的老化和磨损现象。
自然因素：温度、湿度、有害气体、光线、自然灾害、毒菌、有害生物、灰尘、磁场
（三）档案保管工作的任务 1.防止档案的破坏； 2.延长档案的寿命； 3.维护档案的安全；
（四）档案保管工作的基本原则 1.以防为主，防治结合；
2.按全宗和专业类型进行保管； 3.以保护为宗旨，以利用为目的； 4.保护重点，兼顾一般； 5.自力更生，勤俭节约； 二.档案库房及其管理
（一）档案库房、档案装具及包装材料
（二）档案库房编号和排架 要求：
1）排列一致，横竖成行； 2）有窗库房的架、柜排列，应与窗户垂直，以避免强烈阳光直射；无窗库房架、柜的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风； 3）架、柜的排放，不宜太紧或太松，既要注意最大限度地利用库房面积，又要便于档案的搬运和取放。
（三）档案上架与存放
三.档案的安全保护
（一）控制库房温湿度
（二）保卫和保密
（三）防火
（四）防光与防尘
（五）防磁
（六）档案在搬动中的保护
（七）档案的安全检查
第八章 档案的检索与利用 第一节 档案检索 一.档案检索概述
（一）档案检索的主要内容 1.档案检索三要素
档案信息、档案检索技术设备、档案检索语言与方法
2.档案检索的具体内容 存储、查找
（二）档案检索的地位和作用 1.是档案管理中重要的环节和内容 2.是提高档案管理水平的重要手段 3.推动档案管理的科学发展
4.促进了档案及其信息的有效利用 5.促进档案人员业务素质的不断提高
（三）档案检索的策略与效率 1.档案检索策略 2.档案检索效率
查全率=（检索出档案/全部档案）
二.档案著录与标引
（一）档案著录与标引概述 作用、依据
（二）档案著录与标引工作
三.档案检索工具
（一）档案检索工具的作用 桥梁作用、交流作用、管理作用
（二）档案检索工具的种类 1.按检索范围分 2.按载体形式分 3.按编制方式分 4.按排检方法分 5.按信息处理手段分 6.按功能分 7.按使用对象分
（三）档案检索工具体系
第二节 档案利用 一.档案利用工作概述
（一）档案利用工作的地位和作用 1.档案利用工作是档案工作的重要内容 2.档案利用工作是档案部门服务于社会的直接体现
3.档案利用工作是对档案工作的检验和促进 4.档案利用工作是利用者了解档案部门的重要机会
（二）档案利用工作的指导思想
（三）档案利用工作的要求
二.档案提供利用的方式
阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、复本制发服务、制发证明服务、目录信息服务、咨询服务
第九章 档案的编研与统计 第一节 档案编研与统计
