《文书与档案管理》教学大纲
1、课程性质、地位和作用 《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。
2、课程教学对象、目的和要求
本课程适用于大学专科层次文秘专业学生。通过本课程的教学，学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能按照文书处理与档案管理的工作程序，进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
文书与档案管理课程从总体上可以分为：文书工作概述、现行文书、一般公文办理、机要文件处理、办公自动化与文书工作、档案工作概述、机关文书立卷、立卷编目与平时归卷、组合案卷与编目定卷、案卷归档、机关档案制度与管理科学化等内容。
3、课程的相关课程及其关系
学习本课程前的相关课程包括：秘书学、秘书写作。
本课程既是对管理需学基础课程的拓展，又是对秘书写作课程的具体运用。因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。
4、课程内容及学时分配
本课程教学总时数为54学时，其中讲授学时为30学时，实训为24学时。 第一章总论
教学时数：2学时。
教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程；掌握文书与档案工作的基础知识，遵循文书与档案工作的基本原则；明确文书档案人员的基本素质与要求。 教学重点：文书与档案的概念；文书工作与档案管理的基本原则。 教学难点：文书工作与档案管理工作的基本原则。 教学内容：
第一节文书与档案
一、文书与档案的含义
二、文书与档案的性质、特点与作用
三、文书与档案的联系与区别 第二节文书工作与档案管理
一、文书工作与档案管理的含义
二、文书工作与档案管理的任务和内容
三、文书工作与档案管理的基本原则和要求
四、文书工作与档案管理的联系与区别
第三节文书工作与档案管理的组织结构与人员
一、文书工作与档案管理的组织机构
二、文书工作与档案管理的组织领导
三、文书工作与档案管理工作人员 思考题：
1、什么是文书现实执行性？什么是档案的原始记录性？
2、文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么？ 第二章文书的体式与稿本 教学时数：2学时。
教学要求：了解文书的文体特征及表达要素；熟悉文书稿本的种类、特征；掌握现行国家行政机关公文格式，能够按照《国家行政机关公文处理办法》的规定处理公文；会用国家行政机关公文格式印制公文，懂得各种文稿、文本的特征及使用。 教学重点：文书的文本；文书的格式；文书的稿本类型。 教学难点：各种文稿、文本的特征及使用。 教学内容：
第一节文书的文体
一、文体的分类
二、现行机关文书文体的特征 第二节文书格式的含义
一、文书格式的含义
二、文书格式标准化的意义
三、现行国家行政机关公文格式 第三节文书的稿本
一、文书的文稿
二、文书的文本 思考题：
1、成文的日期怎样确定？
2、文书正文写作的要求有哪些？
3、划分出公文标题的三要素，并按标题排列要求进行排列 第三章文书的种类 教学时数：2学时。
教学要求：了解确定文书种类的意义与依据；掌握法定文书、机关常用文、企业常用文等通用文书的适用范围及特点；熟悉各种专用文书的用法；了解杂体文书的种类，会使用杂体文书。
教学重点：文书的种类，不同类型文书的适用范围及特点。 教学难点：杂体文书的适用范围和用法。 教学内容：
第一节文书种类的划分及选用
一、文书种类划分的意义
二、文书种类的划分
三、文书种类的选用 第二节通用文书
一、法定文书
二、机关常用文书
三、企业常用文书 第三节专用文书
一、司法文书
二、人事文书
三、会计文书
四、信访文书 第四节杂体类文书
一、迎送类礼仪文书
二、信函类文书 思考题：
1、简述公告与通告的区别。
2、简述请示与报告的区别。
3、举例说明广告的种类。 第四章文书的形成 教学时数：4学时。 教学要求：了解文书形成的重要性、思想准备、材料准备等内容；理解文书形成的基本原理、文书形成中的主题、材料、结构、语言；掌握文书形成过程及要求；会用文书形成的基本原理分析和评价公务文书；熟悉文书的形成过程，能按照要求撰写比较简要的公务文书。 教学重点：文书形成的基本原理；文书的形成过程和要素。 教学难点：用文书形成的基本原理对公务文书的分析和评价。 教学内容：
第一节文书形成的基本原理
一、客观反映与实用性的原理
二、美观与方便处理的原理
三、约定俗成与时代性原理 第二节文书形成的步骤
一、文书形成的步骤
二、拟定提纲 三．草拟初稿
四、征求意见
五、反复修改
六、誊抄文稿
七、确定标印
第三节文书形成的要素
一、主题确定
二、材料选用
三、结构安排
四、语言表达 思考题：
1、主题的作用、依据、要求是什么？
2、如何筛选加工材料？
3、简述文书形成的基本步骤。 第五章文书的处理
教学时数：6学时（其中实训2学时）。
教学要求：熟悉行文制度，掌握现行行政机关的行文要求；加深对行文关系和行文方式的理解；掌握发文和收文处理的环节；能准确判断机关所选择的行文关系和行文方式的正误；能独立进行收文和发文处理。
教学重点：行文制度；文书的处理程序及。 教学难点：行文要求。 教学内容： 第一节行文制度
一、正确认识行文关系
二、合理确定行文方式
三、严格遵守行文规则 第二节文书的处理程序
一、文书处理程序的概念
二、文书处理程序的特点
三、文书的处理程序图 第三节发文处理
一、草拟
二、审核
三、签发
四、复核
五、缮印
六、用印
七、登记
八、分发
第四节收文处理
一、签收
二、登记
三、审核
四、拟办
五、批办
六、承办
七、催办
八、注办 思考题：
1、如何正确使用簿册式、联串式和卡片式这三种登记文件的方式？
2、在审核文件时，重点应审核哪些内容与方面？ 第六章文书的整理与归档
教学时数：6学时（其中实训4学时）。
教学要求：知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义；熟悉文书整理工作改革的内容和具体要求，理解文书整理的基本原则及文书整理工作改革的意义，认识和区分文书“件”与“卷”、“案盒”与“案卷”的区别；掌握文书整理与归档的方法和步骤；掌握分类方案的编制要求，会编制文书整理分类方案；掌握文书系统整理的方法要求。
教学重点：文书整理归档的含义、范围原则与方法步骤。 教学难点：分类方案的编制要求。 教学内容：
第一节文书整理归档及其意义
一、文书整理归档的含义
二、文书整理归档的意义
三、文书整理归档工作的改革
第二节文书整理归档的范围和原则要求
一、文书整理归档的范围
二、文书整理归档的基本原则和质量要求 第三节文书整理归档的方法和步骤
一、编制分类方案类目
二、初步整理
三、系统整理
四、归档 思考题：
1、文书整理归档的范围是什么？
2、如何确定“案盒”内文书？
3、归档的质量要求是什么？ 第七章档案的收集与鉴定
教学时数：4学时（其中实训2学时）。 教学要求：了解机关档案室在档案收集工作中的作用，档案保管期限表的编制方法及档案鉴定的程序与组织；理解档案馆的收集工作，档案保管期限表的含义与意义及影响档案价值的因素；掌握归档制度，档案保管期限表的内容与作用及档案鉴定方法；知道档案收集及鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，能编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。
教学重点：档案保管期限表的含义与意义及影响档案价值的因素。
教学难点：档案制度和档案收集的方法，档案保管期限表鉴定档案的运用。 教学内容：
第一节档案收集工作
一、档案收集工作的内容和要求
二、机关档案室的收集工作
三、档案馆的收集工作 第二节档案鉴定工作
一、档案鉴定工作的原则
二、档案保管期限表
三、档案鉴定方法 思考题：
1、馆藏档案的主要来源、收集范围和收集要求是什么？
2、如何编制档案保管期限表？
3、选择一份文件，试从内容、形式以及社会意义等方面分析其价值。 第八章档案的整理与保管
教学时数：8学时（其中实训4学时）。
教学要求：了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及档案库房管理的有关内容；理解全宗、案卷目录、档号和全宗卷的含义；掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号的方法，案卷目录、归档文件目录的内容，档号的结构；知道档案整理和保管工作的主要内容及其在整个档案管理工作中的地位；会用档案分类、编号的有关知识要求，对全宗内的档案进行分类、编号和排列。
教学重点：档案常用分类法和复式分类法，档案编号的方法，案卷目录、归档文件目录的内容，档号的结构。
教学难点：用档案分类、编号的有关知识要求，对全宗内的档案进行分类、编号和排列。 教学内容： 第一节档案分类
一、档案常用分类方法
二、档案分类方案的编制
三、复式分类法及其应用 第二节档案的排架与编目
一、档案编号与排架
二、案卷目录的编制
三、档号
第三节档案保管
一、档案保管的重要性
二、档案保管的物质条件
三、档案的库房管理 思考题：
简析档案常用分类方法的种类及其适用条件。 第九章档案的检索
教学时数：6学时（其中实训2学时）。
教学要求：了解档案计算机检索的特点；理解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则；掌握常用档案检索工具的功能、结构和编制方法；知道档案著录的格式和著录符合，档案标引的步骤和方法，及档案检索工具体系的构成；会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。
教学重点：常用档案检索工具的功能、结构和编制方法。
教学难点：用有关知识对文件进行著录，编制常用的档案检索工具。 教学内容：
第一节档案著录与标引
一、档案著录工作
二、档案标引工作
三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》 第二节档案检索工具
一、档案检索体系
二、档案检索工具的种类
三、档案检索工具的编制 第三节档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点
二、档案计算机检索系统的功能与流程
三、档案计算机检索结构及其设计要求 思考题：
1、简述分类标引的步骤与方法。
2、联系实际说明建立档案检索体系的理由。
3、档案的计算机检索有何特点？ 第十章档案的提供和利用 教学时数：4学时。 教学要求：了解档案提供利用的形式与特点；熟悉档案的间接利用工作以及常用的参考资料的编撰；掌握档案利用工作的基本概念和常用方式；了解网络信息服务；会用档案咨询服务、档案目录服务、档案编研服务；掌握档案原件服务、档案复制服务。 教学重点：档案利用工作的基本概念和常用方式。 教学难点：档案咨询服务、档案目录服务、档案编研服务。 教学内容：
第一节档案提供利用的形式与特点
一、档案提供利用的一般形式
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律 第二节档案的直接利用工作
一、阅览服务
二、外借服务
三、复制服务
四、咨询服务
五、电子化服务
第三节档案的间接利用工作
一、间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要形式 思考题：
1、档案为什么不提倡外借？
2、档案咨询工作的程序是怎样的？
3、大事记由哪几部分组成，各有什么要求？ 第十一章专门档案的管理与利用 教学时数：6学时。
教学要求：了解音像档案的管理；熟悉人事档案、会计档案和电子档案的管理；知道专门档案的种类、作用及管理方法；掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。 教学重点：音像档案；人事档案、会计档案和电子档案的管理。 教学难点：人事档案、会计档案分类的基本方法和管理。 教学内容: 第一节人事档案的管理和利用
一、人事档案的收集与鉴别
二、人事档案的整理
三、人事档案的利用
第二节会计档案的管理与利用
一、会计档案的收集
二、会计档案的整理与鉴定
三、会计档案的提供利用 第三节声像档案的管理与利用
一、声像档案的作用与特点
二、照片档案的管理
三、录音、录像档案的管理 思考题：
1、照片档案由哪几部分组成？
2、录音、录像档案的保管有什么要求？
3、独立完成照片档案的整理、分类的全过程。
5、考核
本课程为考试课程，采用闭卷形式考核，考试时间为100分钟。 考核内容重在考核学生基本概念、基本理论、问题分析。
6、教材与主要参考书 6.1本课程使用的教材为《文书工作与档案管理》，由赵映诚主编，高等教育出版社出版，2006年版。
6.2主要参考教材：《文书与档案管理基础》，马永飞著，高等教育出版社出版，2006版；《文书工作与档案管理》，吴凤祥等编，高等教育出版社，2001年版。
