外协运作管理规定
为进一步深化成本管理，真正实现挖潜降成本、效益最大化，理顺协作程序，加强外协管理，特作如下规定：
一、询比价规定
（一）比价原则
“框内询价，质优价廉服务好”。
为确保外协比价规范、价格合理，最大限度地降低外协成本，按照“平等、互利、双赢”的原则，所有外协询比价必须首先确保公司利益，按照“框内询价，质优价廉服务好”的原则进行，即招标、比价价格必须低于指导价或上限价，否则均不能安排外协。
（二）比价办法、方式
1、公开招标比价：
1) 对单批价值超过10000元的外协物资；
2) 批量较大超过2000元，且主要以原材料为制作成本的外协物资必须实施公开招标比价；
3) 批量机床加工件或价值超过1500元必须招标比价；
4) 招标比价办法严格按《机械公司外协加工招标比价规定》执行。
2、对比竞标比价：
1) 初次外协的铸件必须实施对比竞标比价；
2) 锻打件必须实施对比竞标比价；
3) 低于1500元的机床加工件必须实施对比竞标比价；
4) 原材料市场价格降价幅度较大，超过5％时(如铜制品)，必须实施对比竞标比价；
5) 原材料市场价格平稳时期，单批吨位5吨以上时，钣金件必须实施竞标比价；
3、指导价：
1) 配件、小于3000元的小批量急需物资实施月指导价外协；
2) 通用老产品铸件对比竞标后实施月指导价；
4、对外协电镀件、线切割件、挂胶件、热处理件等按面积、体积、从长度 1
计算价格的，各经办业务员必须出具由主管设计人员、研究所长签字认可的书面证明，并复印交审计和外协核算员各一份。
5、外协定价，应综合考虑工期、质量、运输方式等，要根据实际有所区别。
二、运作程序：
1、外协根据以上规定的招标比价办法安排，负责登记《外协对比竞标比价跟踪表》和《物资竞标比价通知单》；
2、实行“竞标采购，四级审签”制，每种外协件以符合要求的中标价，对比原外协价格，中标的物资由竞价人、负责人、分管经理、经理四级审签后即可安排外协；
3、对外协物资实施谁外协谁负责一条龙外协模式，从物资的外协竞标、询价开始到物资入帐实施全程跟踪，全面负责，如延误工期或造成索赔由当事人承担，核算员随时记录，便于月底核算。
4、业务员负责对所有品种的询价、比价、招标及采购等工作，在比价单上左上角注明经办人，随时把所询价格和外协价格差别报负责人认可并签字后，按采购物资的价格和质量确定分承包方，并统一登记，以便月底考核；
5、比价单填写必须规范，具体按以下要求填写：
1) 坚持“比质、比价、比服务”的原则，比价单上必须标注三家以上的供货厂家，同时要求“同质比价，先优质、后优价”，并都有可实施性和可操作性。否则罚款50元。
2) 业务员在对比价单的填写上必须规范认真，不允许存在漏落的事项，否则对比价单填写不规范的不问理由，每次给予30元的罚款
3) 须同时注明名称、规格图号、材质、数量、完成日期，如有协作单位完不成计划的，可以在价格不变，并整得主管领导同意的前提下给予调整。
4) 比价单必要统一格式，做到一个产品一个比价单，并严格按要求填写《对比竞标比价单附表》和《机械公司竞标比价附表》；
5) 外协业务员对自己所分管品种的询价必须真实、有依据。参与询、比价的外协厂家的价格必须是同一时期的价格，同时询价做到公开透明，优质优价。绝对禁止单纯为了比价而比价和在询、比价过程中存在的弄虚作假现象的发生，一经查处将根据差额给予1-3倍的罚款，出现两次的给予下岗处理
6、为最大限度的调动部门内部人员的工作积极性，降低采购成本，各组人
员要积极运用信息和网络优势，大胆尝试开发新的供货户，多引进质优价廉的新供货户。
7、杜绝先安排计划后比价的现象，对生产急需的物资确需先行采购的，必须由相关领导批准后方可安排外协，但在实际操作过程中必须抓紧进行询、比价工作。否则，一经发现将给予100－300元罚款，连续两次作下岗处理。
三、质量工期：
1、对所有外协客户由质检员、业务员按质量、价格、服务、信誉等内容按
A、B、C进行分类，优先采用质优价廉的外协物资；
2、在同等质量等级的条件下，必须优先采用A类外协厂家，否则必须经主管领导签字确认方可安排；
3、对协作厂商或试用厂商每月考核，考评质量、交货期、价格三项。对已用和试用厂商试用期满，协作厂商每年进行一次其内容包括考核质量、交货期、价格、管理及其他等全部项目，并考核结果划分其等级以及升等、降等；
4、协作厂商交货验收不良率过高时或在本公司生产装配造成重大问题，经通知亦未能有效改进时，则予以重新考核评定等级。
5、对新计划、新模型、新钣金件，业务员在安排计划前首先要了解各主管检查员、各外协厂家的质量状况及交货期保证情况，综合考虑后方能安排计划，否则因贪图价格或埙公肥私给公司造成损失，由主管业务员负完全责任。
四、入库及入帐手续：
1、所有外协物资必须凭质检人员检验合格后方能入库，否则不得以任何借口办理入库手续；
2、外协加工计划（供成品除外）属铸锻毛坯的由外协单位开发票买回，无需买回的，经办人在安排外协加工时必须同时办理出门证、欠条、领料单（由工件所属部门开具），工件加工完毕后，将门卫欠条撤回，经质检员检验合格后，业务员按照质检单数量、废次品办理结算单，连同质检单交相关车间核算员办理入库手续，最后将入库单连同质检单交外协核算员结算；
3、对需称重计量的外协物资严格按《机械总公司关于外协件称重计量规定》及补充规定执行；
4、业务员在发票审批时必须同时具备质检单、过磅单等所有入票资料，审签程序为业务员→处长→审计→分管经理→微机→总经理→财务；
5、如竞标价格与原价格有差异，为及时准确地核算，中标人应留一份计划，在计划上著明中标价格，经外协处长（价格提高时需处长签字）签字后，交分管核算员核算，中标价格与原价格一致时不再留计划给核算员。
五、相关业务统一归口外协处办理
1、工期督促：统一由外协处负责督促协作厂家按计划或合同制作、交货。
2、质量问题处理：由质检部门将验收或生产过程中出现的问题反馈到外协处，由外协处负责督促协作单位在规定时间内整改合格。
3、废次品、索赔索费办理：均由外协处统一按规定办理。
4、发票催缴：外协业务员应及时掌握工件入库情况，在采购物资检验合格入库后，应及时通知外协单位在1月内（即以入库单日期至发票开具日期为准）开具增值税发票到公司办理入账手续。
以上业务或工作，统一归口、一致对外，由外协处负责督办、协调处理，原则上不允许其他部门直接与协作单位开展工作。
六、发票审计、入账、批款
1、具体按总公司相关规定办理，其时间段保持不变，机械总公司审计收到发票后及时审计并转财务进行入账。
2、要求各环节要提高效率，审计、入帐必须在规定时间内完成，不得拖拉延误。
3、各公司款项审批时，应核实财务资金情况，做好付款准备工作。在确保公司利益的情况下，凡经审批的款项，当地协作厂家，必须7日内付款，外地协作厂家来人的，须于当日付款。
机械公司
2011-8-20
