一、几种公文不规范的问题
（一）关于文种使用乱的问题。把没列为文种的公文种类作为文种使用，这类问题比较突出。行政机关公文文种主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发通知”的“附件”行文。如《××局关于×××××的具体操作规定》、《××局关于2007年工作总结》等，这里的“操作规定”、“总结”均不应作为文种使用，可以改成《××局关于印发×××××具体操作规定的通知》、《××局关于印发2007年工作总结的通知》。不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“说明”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
（二）关于规矩格式乱的问题。在核发文时，发现常见错误主要有：1．排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往各行其是，严重影响了公文的严肃性。2．标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发市××《关于强化×××××工作的紧急通知》的通知”，以上的“《》”符号不应该使用，应改为：“关于转发市××关于强化×××××工作的紧急通知的通知”或“关于转发强化×××××工作文件的通知”。3．结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。但是有些单位公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意规定的序数数词的写法，其中：“
一、”下面是顿号，“1．”下面是圆号，而“
（一）”和“（1）”括号外面是不带任何标点符号。4．引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。有些单位对这一规定没有掌握好。如，“根据（×发„2007‟12号）《××局关于×××××的通知》要求”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据《××局关于×××××的通知》（×发„2007‟12号）”。5．成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全（“零”写为“〇”，不是字母“O”，在符号栏中插入），并且右空4字，但在实际写作中样式花样百出，如“二00七年”或“二O O七年”等，有的成文日期甚至早于签发日期。6．盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用，主要分为中套和下套。但不规范现象常见于一些文件中：如印章上压正文、歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
（三）关于公文要素缺的问题。在运用“请示”、“报告”文种和商请事项需对方给予回复用“函”时，为便于对方了解情况 — 2 — 和询问有关问题，按照规范要求，在这3种公文运用中，都应注明“联系人及电话”这2个要素。在核发文时经常发现这3种公文多数缺失这2个要素。
（四）关于数值和数字表述误的问题。数值范围也就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。在核发文时经常发现在数值范围表述上出现大于1的问题。如数值范围表述“3—8%”时，“3”后面的百分号是不能省略的，因为百分比不可能大于1，所以数值“3”显然是错误的，正确的数值范围表述应为“3%—8%”。用分数和整数表述数值范围时，同样存在上述问题。如表述“全县乡镇企业产值达到50—100万元的有×家”时，这“50”表述就不规范，正确的数值范围表述应为“50万—100万元”。公文中经常出现该用阿拉伯数字的地方用了汉字，应当用阿拉伯数字的主要有两种情况：1．公历世纪、年代、年、月、日和时刻。2．记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分数、约数等）。在核文时经常发现部分文件中出现百分数和分数该用阿拉伯数字用成了汉字。如文中经常出现“百分之二十”或“百分之五十”，应将“百分之二十”表述为20%，将“百分之五十”表述为“50%”；又如应将“四分之三”表述为“3/4”。今后应以此类推规范书写或表述。
（五）关于计量单位使用乱的问题。根据国家采用法定计量单位的规定，土地面积计量单位名称应为平方公里、公顷、平方米，在公文中应使用法定的土地面积计量单位。在核发文时经常
— 3 — 发现使用“亩”作土地面积计量单位的情况，应将“亩”换算成“公顷”。
（六）关于常用词使用混淆的问题。公文中经常会运用易混词，如“截止”和“截至”的运用，“截止”和“截至”均为动词，二者用法上有区别。1．表意不同。“截止”是指（到一定期限）停止，是终止、结束的意见。“截至”是指截至某个时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味终止和结束。“截至”用于日期之前，不能用于日期之后，如“截至2007年12月31日”。 2．用法不同。“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加一个介词“到”作补语或名词性词语加冒号，如“截止到2007年12月31日”或“截止日期：2007年12月31日”。
二、审核草拟公文时应注意把握的问题
（一）关于文件批语的问题。在县乡人民政府和县乡政府办公室的文件批语中，除特殊情况外，一般不要表述为“参照执行”，应表述为“贯彻执行”或“一并贯彻执行”。
（二）关于用字用词正确、统
一、规范的问题。在表述“其它”、“通讯”时，应使用“其他”、“通信”。1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应使用“新中国成立以来”。“制定”与“制订”的准确使用：“制订”突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程；“制定”突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结 — 4 — 果。“做出”与“作出”的正确使用：“做出”多为口头语，后面所带的宾语一般为名词、代词，强调于一些具体的事；“作出”多为书面语，后面所带宾语一般为动词。“急待”与“亟待”的正确使用：“急待”是指时间上的紧迫性；“亟待”是表示意义上的紧迫性，表示问题严重已达到了极点。使用简称，一般应当先用全称并注明简称，不要滥用简称。
（三）关于使用文种批复的问题。在批复下级机关引用来文机关文件标题时，要做到先引来文机关文件标题全文，后引来文字号。如来文机关的标题为《××局关于×××××的报告》，公文批复时，应表述为：“《××局关于×××××的报告》（×发„2007‟20号）收悉”，不能表述为：“你局《关于×××××的报告》（×发„2007‟20号）收悉”。
（四）关于主题词标注规范的问题。在表述主题词时应遵循第1个词是类别词，必须从《国务院公文主题词表》中找，找不到的用“综合”类代替。第2至第4个为类属词，尽可能从主题词表中找，如找不到可新造，但新造词必须在其后面加“△”，最后1个词是文种。主题词一般控制在5个以内。
（五）关于表述时间时段的问题。公文表述时间时段，一般不要表述为“去年”、“今年”、“明年”等，应规范表述。“去年”应表述为“2007年”，“今年”应表述为“2008年”，“明年”应表述为“2009年”等。
（六）关于公文标题规范的问题。在审核草拟公文标题时，
— 5 — 在标明发文机关+发文事由+文种的标题组成要素后，除特殊情况外应注意：1．标题上不能出现书名号、引号等标点符号。如××局关于印发×××××制度的通知，不能写成：××局关于印发《×××××制度》的通知。2．标题上不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相同或相近，在行文中不必重叠使用，且显得累赘。如××乡人民政府关于×××××的通知，不能写成：××乡人民政府关于对×××××的通知。这类问题在“批复文种中经常出现，如××乡人民政府关于对×××××的批复，规范的标题应写成：××乡人民政府关于×××××的批复。“函”文种的标题也经常出现类似不规范的问题。
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