档案工作管理办法
信息来源： 时间：2012-10-10 档案是医院各项重要职能活动的真实记录，是医院发展和建设的历史见证，是今后工作的重要依据和信息资源，也是国家的宝贵财富。
为了搞好我院的档案工作，完整地保存和科学地管理档案，更好地为我院医疗、科研、教育等服务，根据我院当前的实际情况和《中华人民共和国档案法》等有关条例，特制定本办法。 第一章
总则
第一条
为了贯彻执行党和国家有关档案工作的精神及《档案法》的有关规定，切实加强我院档案工作的管理，提高院档案工作的总体水平，更好地为医疗、科研、教学等工作服务，特制定本办法。
第二条
档案工作是全院各项工作的重要组成部分，档案室应健全各类档案的管理制度。医院档案工作明确由一名分管院长领导，医院办公室负责抓具体工作，把档案工作纳入本单位的工作计划和管理中，并把档案工作作为有关人员考核职责范围。
第三条
本办法所指的档案是指院各部门和个人在工作和活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、图纸、声像、照片及其他各种方式和载体的文件材料。 第二章
档案的管理
第四条
我院档案分文书档案、科研档案、财会档案、基建档案和仪器设备档案、特种载体档案，各种档案实行集中统一管理。院档案室负责主管全院的档案工作及档案的接收、保管和利用，并对全院各部门的档案实行监督和指导。各部门必须有专人负责兼管各种档案材料的收集、整理、归档工作。
第五条
教职工在调离工作前，应将本人借阅的档案和在工作中形成的档案材料进行移交，否则不予办理调离手续。
第六条
每年对各类档案归档情况进行检查、总结，及时公布有关情况，及时表彰先进，促进全院档案工作的规范化。 第三章 档案的归档
第七条
各科室兼职档案员，平时要严格按文书处理制度做好本部门文件材料的收集工作，根据文件类目分别组卷。
第八条
全院收发文，由院办兼职档案员负责分类、组卷、归档。 第九条
两个以上科室共同开展工作时，形成的文件材料统一由主办科室立卷归档。非主办科室应将有关该项工作形成的全部文件材料，移交主办科室统一立卷归档，必要时可复制副本备查。
第十条
临时科室或己撤消的科室所形成的文件材料应于机构撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及时移交院档案室保存，任何人不得带入其他单位或科室。
第十一条 立卷应以年度——问题(或组织机构)整理归卷，并结合文件材料保存价值，把具有相同特征、相同保管期限、联系密切的文件材料组合在一起。
第十二条 各科室归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、计划和总结、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。 第十三条 同一人物、同一事件、同一项工作、同一个会议、同一项活动等形成的文件材料组合在一起；上级机关颁发的指导性、依据性文件与本院贯彻、执行该文件所形成的文件材料组合在一起；同一事件涉及到上级、下级、院外有关承办单位的来往文件材料应集合组合在一起。
第十四条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但按教学年度形成的文件，放在当年年末立卷；跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的请示，放在请示年立卷；跨年度规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；跨年度的非诉讼案件材料，放在结案年立卷。 第十五条 专题性、成套性文件材料(如科研、基建、设备档案文件材料)，按项目、阶段、部件结构等分别组卷。
第十六条 卷内文件排列，技文件之间的内在联系及时间的先后次序进行排列。上级指导性文件在前，本院贯彻执行的文件材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；计划在前，总结在后；非诉讼性案件结论、决定，判决性材料在前，依据性材料等在后；文字材料在前，图样在后。
第十七条 组成的案卷应避免过厚或过薄，一般不超过200页。当同一问题的文件材料过多时，可分成若干卷；当问题单一，文件材料过少，且不便归类时可组成薄卷。
第十八条 卷内文件材料要按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面左下角填写页号；不装订的案卷，应在案卷内每份文件材料的右下角加盖档号章，并逐件编件号；图表、图样材料应在材料背面左下角编页号
第十九条 填写文件卷内目录必须按规定格式逐一填写，文件题名不得随意更改和简化；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚后填入有关项目；会议纪要应拟写每次会议时间和概要；没有题名的文件要自拟题名，用“[]”标识。卷内文件目录放在案卷首页。 第二十条 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。必须填写立卷人，检查人的姓名和时间，检查人应是立卷部门负责人。
第二十一条 拟写案卷题名应简明确切，体式一致，一般由负责者、事由、文种构成，文字不得超过五十个汉字。
第二十二条 卷内文件目录、案卷目录一律用钢笔、碳素墨水或毛笔填写，字迹工整，有条件的部门可用计算机打印。
第二十三条 拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料要进行托裱，字迹模糊或不符合用笔规定的文件材料要重抄并与原件放在一起主卷。案卷采用三孔一线的方法用棉线装订。 第四章
归档时间和手续
第二十四条 党政群、医疗及其它管理性文件材料在次年3月底前归档。 第二十五条 教学档案按学年在每年的年末前归档。
第二十六条 科研、基建、设备档案在通过鉴定竣工验收、开箱验收后两个月归档。 第二十七条 会计档案由财务科保管2年后，于次年的10月底归档。
第二十八条 党群、行政、医疗、教学及其它管理性文件材料归档时，各科室兼职档案员应认真填写“文件材料移交清单”，一A式二份，写明文号、文件标题、页数、移交时间，交接双方签名，各执一份。
第二十九条 科研、基建、设备、会计档案归档时，应由科室兼职档案员填写“档案移交清册”一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷总数量、移交时间，交接双方签名，各执一份。
第五章 档案的保管和利用
第三十条
档案接收后，要及时根据各类档案的特点进行分类、编号，以便保管和利用，并做好各种检索工具和编研工作，以便快速、准确地利用。
第三十一条 档案的借阅应严格按照有关规定办理。借阅一定要办理借阅登记手续；外单位人员持单位介绍信并经本院主管领导同意才能借阅，但不能出借。
第三十二条 档案的保管要有专用库房和配备必要的设备，保证库房温湿度，备有防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫等六防措施，定期检查，确保档案的安全。
第三十三条 档案室内配备计算机、打印机、去湿机、温湿度计等必备设备，用于档案管理。 第三十四条 档案的销毁必须经院鉴定小组鉴定后编制清册，并经有关领导批准，指定专人监销。 第六章
档案人员的职责
第三十五条 档案工作人员应忠于职守、遵守纪律、严守机密，确但档案的安全，不得随意谈论涉及档案的内容，不准将档案带到公共场所，不得随意销毁档案。
第三十六条 档案人员必须努力学习专业知识，全心全意地地为全院职工热心服务。
第七章
奖励与处罚
第三十七条 有下列事迹之一，应给予奖励：
（一）档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
第三十八条 对破坏、丢失、涂改或者擅自销毁档案和在职务活动中形成归档的材料，拒不归档，占为已有，院领导应根据情节轻重，责令赔偿损失或给予行政处分。 第八章 附则
第三十九条 本细则由综合档案室负责解释。
