物资仓储管理办法
第一章验收入库
第一条学校各部门所购一切物资材料，严格实行先入库，后领用制度。
第二条送仓库的材料与《采购计划单》上所核准的内容不符或《采购计划单》未经核准时，应即时通知采购员处理，并通知主管。原则上非《采购计划单》上所核准或未核准的材料不予接受，如使用部门要收下该类材料时，仓库管理员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签使用部门。
第三条收料数量超过《采购计划单》或“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量在5%（含）以下，由仓库管理员收料时在《入库单》备注栏注明超交数量，经请购部门主管同意后，始得收料，并通知采购员。
第四条交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管同意，可免补交。短交如要补足时，通知采购员联络供应商处理。
第五条紧急材料交货入库时，仓库管理员始未收到《采购计划单》或《采购计划单》未盖有物资供应部印章时，仓库管理员应先洽询采购员确认无误后，始得依入库程序办理，否则不予办理。
第六条采购物资到达后，采购员必须凭由供应商填写的统一格式的送货原始凭证,由仓库管理员亲自验收并根据送货原始凭证上的物料品名、规格、数量、单价，将实物点验入库后，在送货原始凭证上签名，根据点验结果及时如实填制《入库单》。经仓库管理员、采购员签字后的《入库单》一式三联复写，禁止分联填写：第一联由仓库留存作为《入库单》依据，第二联由采购员交财务作帐，第三联资产管理部存档。仓库管理员凭手续齐全的送货原始凭证（仓库联）和《入库单》的存根，登记仓库实物帐。
第二章仓库物资的保管
第七条仓库管理员必须加强仓库管理，保质、保量做好物资的收发任务和保管工作。把质量好的物资收进来并按请购的数量，缩短验收和配发时间，做到快收快发，及时地把物资发放到各领用部门。在保证需求、合理储备的前提下，力求减少库存量，加速对物资的利用。
第八条定期检查维修消防器材和设备，保障仓库和物资财产的安全。根据储存物资的特点，做好“五无”——无霉烂变质，无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠，做好“六防”——防潮、防冻、防压、防腐、防火、防盗。
第九条物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件，采取不同方式分别存放、预留通道，做到整齐、美观。过目见数，检点方便，成行成列，整齐明朗。凡吞吐量大的落地堆放、周转量较小的用货架存放，落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。同类物资堆放，既要保证物资避免受各种损害，又要保证物资的进出和盘存方便。对于某些特殊物资，如易燃易爆，有毒等物资，应指定专柜存放，并设置明显标志。
第十条仓库管理员对库存、代保管材料以及设备、容器和工具等负经济责任和法律责任。必须做到人各有责，物各有主，事事有人管。详细设立材料实物保管帐（简称“仓库实物帐”）和实物登记卡，仓库实物帐按物资类别、品名、规格分类进行登记。同时，在每一材料存放显眼位置设置材料实物登记卡（物料卡），根据《入库单》和《领料（出库）单》等及时登记仓库实物帐和实物卡，保证帐、卡、物相符。
第三章 发料领料
第十一条按“推陈储新、先进先出、按规定供应、节约用料”的原则发料。坚持一盘点、二核对、三发料、四减数。对贪图方便，违反发料原则造成物资失效，霉变，大料小用，优料劣用，以及差错等损失，仓库管理员应负经济责任。
第十二条物资出库发放必须严格执行凭《领料（出库）单》发货，《领料（出库）单》应填明材料名称、规格、型号、领用数量、单价、及材料用途，并且必须有仓库管理员和领料人、领料部门负责人签字，严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。
第十三条领用材料的授权级别：教职工领取材料，须持有所在部门和总务部门负责人的书面签字；对于较为重要或贵重的材料物品、工具及超费用领料，须有校领导的书面签字方可办理领料手续。聘任的轮换工领用材料，须有各部门负责人书面签字，不得事后补签。领料时须上述手续齐全后才能出库。如发现无签字批准的领料（出库）单或无批准的冒领、多领而造成学校损失的应由领料人和保管员负责赔偿。
第十四条 《领料（出库）单》一式四联复写，禁止分联填写：第一联交留物品领用部门对帐，第二联随送货原始凭证交财务处报帐并作为成本核算依据，第三联为仓库作为登记实物帐的依据，第四联交由物资供应部电脑存档备案。
第十五条各部门领用物料的计划，应在每月的二十五日前报物资供应部，临时补给物资必须提前三天报资产管理部，特殊情况除外。
第十六条为提高各部门领料工作的计划性及有利于加强仓库物资的管理，采取隔天发料办法，定为星期
一、
三、五，三天办理领料事宜，特殊情况除外。
第十七条凡领用物料，应立即作相应的记载。每一品种材料的数量及金额余额应做到随入随结，随出随结，及时反映物资的增减变化情况，做到帐、物、卡三相符。
第十八条凡经常使用或体积较大须存于使用部门的，由使用部门填制“材料移转单”，向仓库办理移转（假出库）手续，并每周五下班前依实际用量填制《领料（出库）单》，经主管核签后送仓库冲转出帐。
第十九条领用工具类材料时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续。
第四章 库房盘点
第二十条每月必须对库存的材料进行实物盘点一次，院相关人员予以监盘，并由仓库管理员填制盘点表一式三联，第一联仓库留存，第二联交财务，第三联交资产管理部。并将实物盘点数与仓库实物帐核对，如有损耗、贬值、报废、盘盈、盘亏等，应在盘点表中相关栏目内填列，经学校财务处核实，并及时报告部门领导和有关部门及领导批准，分析原因，查明责任，方可作调帐销帐处理，以保证财务帐、仓库实物帐、实物登记卡和实物相符合，未经批准，一律不准擅自处理。每月月报表，汇总总表，盘点表需送总务处领导阅示。
第二十一条允许范围内的磅差，合理的自然损耗所引起的盘盈盘亏每月都可以上报，以便做到帐、卡、物、资金四一致。仓库管理员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。盘盈盘亏反映出仓库管理员的工作质量，力求做到不出现差错。对于仓库管理员过失造成的损失，应由有关人员赔偿；对于异常原因造成的损失，应作为管理费用处理。
第二十二条为及时反映库存物资数额，配合使用部门编好采购计划，以节约使用资金，仓库管理员应每月编制“库存物资余额表”，送交有关部门。
第五章 其他事项
第二十三条建立和健全出入库人员登记制度，禁止非本库人员擅自入内，入库人员均须经过仓库管理员的同意，并经过登记之后，方可在仓库管理员的陪同下进入仓库，进入仓库的人员一律不得携带易燃易爆物品，不得在库房内吸烟，仓库管理员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。
第二十四条仓库物资未经总务处负责人同意，一律不准擅自借出；整套物资，一律不准拆件零发，特殊情况应经处长批准。
第二十五条记帐要字迹清楚，日清月结不积压，月报及时。
第二十六条仓库管理员工作调动时，必须办理移交手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出三份，写明情况，双方签名，由学校财务处门进行监交，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作岗位。事后发生纠葛，仍由原移交人员负责赔偿，对失职造成的亏损除照价赔偿外，还要给予纪律处分。
第二十七条未按本规定办理物资出入库手续而造成物资规格或质量不合要求或帐物不符的，仓库管理员应承担由此引起的经济损失，主管领导应负领导责任。
