办公室日常管理规定
一、总则
为了共同创造一个安全、舒适、健康的办公环境,提高办公效率。公司员工应自觉维护好良好的办公环境,特制定本制度。
二、行为规范
1.着装要求得体、大方、整洁。男员工上班时间不得穿背心、短裤、拖鞋;女员工不可过多打扮或奇装异服。上班时间内,公司员工要佩戴工作证。
2.举止文雅、礼貌、精神。对待上司要尊重,对待同事有礼貌,对客人要热情,微笑待人,微笑服务。
三、日常工作规范
1.上班时间内不应无故离岗、串岗,或私自带亲朋好友在办公室内闲聊使用公司办公设备,确保办公环境安静有序。
2.不可在上班时间内做与工作无关的事情,比如玩游戏、看电影、闲聊等。 3.上班时间内因私接听或拨打私人电话,必须简短。因私会客须与直接上级说明,时间不能超过30分钟。平时要保持手机/电话畅通,有来电要接听或及时回电,不方便情况下可选择微信、QQ、短信等形式回复对方。 4.严禁在办公时间内在办公场所内食用有气味的食品或用餐。
5.对待领导、同事、来访者要热情有礼,禁止在工作中携带私人情绪。
6.办公桌应保持整齐、清洁,各类文件要有序有类存放,同时做好文件的保密工作。下班后文件要归类存放,不得随意放桌面。座椅不得随意摆放,离座后须将座椅推进办公桌下面。
7.合理有度使用办公设备,打印或传真的文件要及时拿走,不可堆放在打印机或传真机上。
8.工作要有反馈,形成汇报结果,视情况做口头或书面汇报,遇到困难时要请示上级不可自作主张或以此为理由拖延工作。 9.寄快递留有底单,收邮件保管好邮件袋。 10.做好办公室常态工作,包括:
每日查阅公司邮箱并对符合要求人员进行邀请; 每日浏览公司已有招聘网站,对合适人才发出邀请; 每日办公室卫生;
④ 每日礼貌热情接待每位求职者及来访客人; ⑤ 每周工作汇报;
⑥ 每月各医院花名册收集及数据统计汇报;
四、卫生管理
卫生管理包括待客区、门口、卫生间、地面、办公桌面等区域的管理,做到整洁有序。
沙发、茶几使用后主动收拾整理,保持桌面无明显灰尘杂物,客人用过的水杯须及时回收;
卫生间内要保持地面无水渍,便池、洗手池使用后要冲洗干净,垃圾桶不超过3/4满;
办公室内要保持地面干净无杂物,不得随地吐痰乱扔杂物,并确保地面走路时无明显扬尘现象,垃圾桶不超过3/4满;
④ 员工个人桌面文件要整齐有序摆放,不得摆放与工作无关物品; ⑤ 私人物品要及时带走,临时存放不可摆放在明显位置; ⑥ 每周大扫除一次。
五、办公用品管理
1.根据库存情况提前统一采购,保证日常办公用品可持续供应。所采购物品要做好采购物品登记并保留购物凭证以便做报销。 2.归类存放物品,取用便捷。
3.物品外借要做好记录跟踪,贵重物品外借须请示主管,请对方填写借条并签字,后续要做好物品的回收和验收工作。 4.合理使用办公设备做好日常保养工作。
六、安全管理
1.做好重要资料保管工作。重要文件包括公司的通知、制度、政策、票据、账号密码、证件等公司认为须保密的资料。
2.公司的各类公章、印鉴须锁入保险柜或抽屉内,不可随意外借或使用,使用须告知上级领导,经同意后方可使用。
3.办公室钥匙不得转交办公室以外的人员使用,每位员工须自觉保管好钥匙。 4.下班时要确保办公室内没有办公室以外的人员逗留,特殊情况须请示上级。下班后要关好门窗、空调和水电。
七、惩罚规定
1.每日09:00前卫生没有做,乐捐30元/次。
2.工作没有反馈,乐捐30元/次,视情节严重程度,最高可罚款300元/次。 3.手机/电话没有接或未及时回复,可视情况采用手机、电话、短信、QQ、微信等形式进行回复,未及时回复,乐捐30元/次。视情节严重程度,最高可罚款300元/次。
4.办公室常态工作没有做到位,每次每项乐捐30元。
八、附则
本规定由办公室负责人协商修订,并具有最终解释权,本规定自二零一五年四月二十八日起执行。