更新管理理念 实现毕业生档案“四化”管理
【摘要】：高校毕业生档案不仅反映了大学生的个人身份、学历、思想品德、社会实践能力及在校表现,也是今后各级组织选拔、任用、考核人才的主要依据。做好高校毕业生档案管理工作是档案管理部门的一项重要任务，也是衡量档案管理部门管理水平的重要标志之一。近几年来,全国各地就业主管部门都加强了毕业生档案管理工作的力度,采取了现代化手段使毕业生档案管理走向科学化、系统化。但是,随着形势的发展,高校毕业生档案管理工作在许多方面还需要进一步的改进和提高。
【关键词】：毕业生 档案 管理
随着高校毕业生分配制度的改革,现有的档案管理方式和手段与社会主义市场经济的发展步伐相比已越来越不相适应,因此,加强高校毕业生档案管理工作应当成为高校毕业生分配主管单位的当务之急,高校毕业生分配主管单位要引起足够的重视,采取必要的措施,予以改进,以适应社会主义人才市场的需求,使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、信息化。本文拟就毕业生档案管理中存在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。
一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题
毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：
（一）毕业生对人事档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升均要以档案材料为依据。这种对档案重要性的欠缺认识，势必会影响毕业生档案在人才资源开发中所起的作用。
（二）档案管理不规范
部分档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，尤其是直接导致毕业生重名无法准确查询现象的发生，严重影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。
（三）档案的传统管理模式与现行人才流动要求不相适应 目前,不少高校毕业生就业主管部门的档案管理工作基本都是传统的档案管理模式,也就是人工操作为主,计算机管理为辅,且现有的计算机档案管理,多数是建立在原有的手工管理模式上的,这种管理模式以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息而是纸张等载体材料,计算机的作用只是辅助人工管理档案,其结
2 果非但没有替代手工管理工作,反而大大增加了额外手工的投入。并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策 从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：
（一）重视政策宣传，实现毕业生人事档案管理常态化 在毕业生档案管理过程中应重点做好咨询服务工作，重视政策宣传，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。通过加强毕业生保护个人档案的意识，从而真正实现毕业生档案管理工作的常态化、系统化。
（二）重视公共服务，实现毕业生人事档案管理规范化。 加强毕业生档案的公共服务功能是档案事业深化改革的重要目标。为适应社会发展需要,促进毕业生档案管理自身发展,优化档案管理体系，拓宽档案服务渠道,各地毕业生就业主管部门需要构建面向公共服务的毕业生档案管理职能体系,实现毕业生人事
3 档案管理的制度化、规范化，提高档案管理的效率和水平。
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。
（三）重视素质教育，实现毕业生人事档案管理专业化。 档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，既要积极参加档案业务知识和计算机管理知识培训，增强管档意识和专业化水平，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源；又
4 要认真学习相关的法律和工作制度，如《档案管理工作制度》、《保管制度》、《移交制度》、《工作人员职责》等，用法律和制度规范自己的工作，确保档案管理工作有序开展。
（四）重视管理创新，实现毕业生人事档案管理科学化。 创新是人类社会发展不竭的动力，在毕业生人事档案管理中要增强创新意识，即要在立卷制度上更新，又在工作手段上改进，在现代技术应用上提高。比如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，熟练使用高科技产品。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索，对于档案管理人员来说，就可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作。此类的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在毕业生档案管理工作中的应用，将大大提高管理效率和管理水平，起到事半功倍之效。
总之，在新形势下做好毕业生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。要使档案管理工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念。只有形成新的档案管理思想、档案管理观念，我们才能适应档案管理事业的发展，从而实现档案管理的科学化、规范化，为毕业生人档案管理工作开创一个新局面。
