档案馆“十二五”规划前期调研报告
1 对档案馆工作性质的认识
1.1 部门职能
高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续发展的重要标志，它记载过去，服务现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成部分。通过档案，可以再现历史的面貌和发展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的发展提供依据。
近年来在档案工作人员的努力下,我校档案工作有了长足的进步和发展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校发展一项重要工作,使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的基础和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理服务, 确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理,严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚定的基础。
作为学校内部行政管理的重要部门, 档案馆具有双重性, 作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能，要“对所属单位的档案工作进行监督和指导”,同时作为业务部门,还要“负责保管本机关的档案”,具有“保管”的职责。
1.2 部门工作特点
档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是科研管理的重要组成部分等。
档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面[1]：
第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。
第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。
第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。
第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2 本部门工作现状和存在的主要问题
2.1主要工作成绩
自2007年12月14日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校发展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及3间库房，占地面积近1000平方米，现有工作人员共8人，其中硕士研究生学历1人，大学本科学历6人，大专学历1人，另有退休返聘人员1人。综合档案馆馆藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。
2008年12月31日，在学校领导的重视和关怀下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得贵州省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的贵州省第三家获得试卷保密室合格证的高校。
2009年1月9日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家安全工作第三协作组 2008年度总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“2008年度先进单位”称号。我校院办副主任、档案馆副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获贵州省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校部分档案工作者分获二等奖、优秀奖。
2009年4月8日，经贵州省档案局决定，贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共贵州省委组织部部务委员尹新黔、贵州省档案局局长王传福以及贵州省档案局经科处、贵州省教育厅、贵州省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作发展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步推进的一种鼓励，是我们转变发展观念、调整发展思路、总结经验教训、妥善解决问题的契机。
2.2省内外高校同类部门工作经验借鉴
2.2.1 本部门与省内高校同类部门对比分析
贵州省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。
贵州大学档案馆成立于2004年11月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11人，其学历结构是：大学本科学历5人，大专学历6人；职称结构是：副高职称1人，中级职称8人，初级职称1人。全馆总面积977平方米，馆藏有人事档案9339卷、综合档案（含党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、实物等类档案）29878卷，配置有复印机、打印机、传真机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。
1991年初，贵州师范大学根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。2005年初学校成立档案馆，在原有综合档案的基础上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。2004年初，省政府决定将贵州省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中本科学历6人，大专学历1人；副高级职称1人，中级职称2人，初级职称3人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近1000平方米，有适应工作需要的规范的各种档案装具，另配有服务器电脑、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。
根据以上情况分析，贵州师范大学档案馆和我校情况比较接近，我校也接收了贵州省计划管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。
2.2.2 本部门与省外先进院校同类部门对比分析
我们选取了位于经济发达地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行对比分析。
上海财经大学综合档案室成立于1984年12月，2002年12月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员11人，其中正高职称1人、副高职称1人、中级职称6人。2000年建成学校专用档案楼，建筑面积1350平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房520平方米，库内安装有354节密集架、8组24台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。1978年复校以来的档案均按《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等十三大类。档案馆从2001年开始使用计算机辅助档案管理系统，2005年开始引进“南大之星”档案管理系统，并于2007年在全校推广使用，目前全校所有院（系、所）、部门均已使用档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校基础数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。 从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。
2.3 存在主要问题
2.3.1 重管理轻宣传
近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及贵州省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开,档案管理工作的重要性日益突显,档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全,基础设施逐步得到完善,高校档案管理制度化、现代化已达到一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传,除了《中华人民共和国档案法》的宣传之外,主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传,使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西,因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么,能不能为自己所用,怎么用等等,致使大多数教职工始终对档案馆望而却步,认为那是神秘、不可接近的地方,当然更没有什么自己需要的东西,导致档案利用者较少,利用率较低。
2.3.2重收集轻鉴定
档案收集活动是档案工作的起点,没有档案收集就没有档案,更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立，为了搞好档案收集工作,我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的规范格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制,忽略了档案价值鉴定工作的开展,也就是说忽略了档案的“优化”,其结果是给档案整理编目工作增加了负担,浪费了人力、物力和库房空间,也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。
2.3.3重整理轻编研
档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档案人员要对文件材料进行分类整理、组卷,要注意保持文件之间的有机联系,分类正确,问题突出,要拟写案卷标题,最后还要“三孔一线”将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的,还要裁裁剪剪,补补贴贴,有时为了强调整齐,甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程,耗费了档案人员大量的时间、精力,却无暇顾及档案编研工作,缺乏高质量的编研材料,导致档案利用工作始终停留在你来我查,只能提供单一的原件或复印件的低层次水平上。
2.3.4重部门轻个人
只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务,忽略了对个体档案用户的宣传和服务。以本校档案利用登记为例,90%的借阅利用都是部门工作查考以及学校编史修志之用,而极少有个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,试试探探,不知自己到底有无权利查阅。过去，由于档案部门过于强调档案工作的政治性和机要性,把档案工作神秘化,实行自我封闭,把工作对象和工作内容限制在党政机关或红头文件上,使得大部分教职员工对档案有一种神秘感,认为档案馆就是保管人事档案的地方,不可涉足、分不清人事档案和文书档案的界线。在他们的印象中,档案馆只是校方的档案保管和服务机构,个人无权利用。狭隘的服务面使馆藏档案得不到充分的开发利用,并最终成为阻碍档案馆发展的瓶颈。
2.3.5重查借阅登记,轻利用效果反馈。
查借阅登记是档案提供利用必做的功课。在档案利用服务中,档案人员往往很注重借阅情况登记,但在档案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否达到目的,对利用服务是否满意,或者对服务态度、服务方式及需求的档案内容有无意见、建议等等,却往往不加考虑,无从知晓。也就是说,服务方与利用方缺乏沟通,利用方的需求和意愿服务方无从了解,必然导致工作的盲目性,在利用工作中暴露出来的问题得不到及时解决,不能最大限度满足利用者需求。
3 影响本部门工作的“十二五”环境因素变化分析
3.1 宏观环境分析
当前,高校也受到市场经济大潮的冲击,内外环境的鲜明对比,与社会其他行业人员经济收入和物质分配差距的拉大,打破了档案人员的心理平衡,影响到他们的思想情绪和工作积极性,从而产生了悲观情绪。因此,一部分同志为了实现自己的价值“跳槽”了,造成了档案部门队伍不稳定的状况,这是造成高校档案利用率低下的原因之一。
同时，计算机技术、通讯技术的发展及办公自动化的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。信息化技术在档案方面的应用,使电子文件在信息采集、管理及利用各方面与传统纸质档案有很大的不同,从而带来管理模式、运作程序、技术方法等诸方面的变革。数字档案馆、网站的建设,网上提供利用已成为档案现代化建设发展的方向，这给档案馆今后的发展带来严峻挑战。
3.2 微观环境分析
档案产生于不同的地点，由各单位、各部门的档案员整理和管理，在完成档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列业务环节中，其中包括了档号设置、着录规则、实体排架、档案保护等各项工作的实践性操作。由于档案实体保管在物理条件上的分散性以及各单位、各部门习惯于各自管理模式的差异性所致，要改变原有做法并统一按一个全宗的标准管理，工作难度之大不言而喻。
4 本部门“十二五”期间工作的指导思想、发展目标和具体思路 4.1 总体思路
档案馆“十二五”期间工作的总体思路是：全面贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕学校中心工作，深入学习实践科学发展观。突出创新发展和服务师生主题，继续推进档案信息化建设、资源建设、法制建设、环境建设、队伍建设，抓好馆室基础业务规范化建设、档案信息资源的整合、档案规范化管理等。
一是全面推进馆室基础业务精细化管理。在档案馆基础业务精细化管理探索实践的基础上，进一步总结完善，带动全校档案业务标准化、规范化建设和科学管理水平的普遍提高。
二是夯实馆室功能建设和基础业务建设。抓住我校“十二五规划” 的有利契机，争取学校领导支持，将档案事业发展、档案馆库建设列入学校工作计划，以创建为目标，大力推进档案馆功能建设和馆库基础业务工作。
三是全面提升档案信息化建设水平。制订2010-2015年档案信息化实施意见，同步启动数字档案馆与数字档案室建设，努力在电子文件与电子档案管理、数字档案馆建设和各类基础数据库建设上取得明显成效。同时，把档案信息安全作为重点，从设备、技术和制度等方面全面提高档案信息安全的保障能力。
四是切实加强档案业务的指导服务工作。加强各单位、各部门档案业务建设，提高各单位、各部门档案管理水平。
4.2 发展目标
档案是反映社会实践活动的原始的历史记录，是人类文明史的见证。档案，只有通过档案工作才能得以保存和流传后世，才能起到维护历史真实面貌的功能。在知识经济时代，档案作为一种知识资源，服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，档案工作被视为知识管理工作。作为档案信息搜集、整理、记忆、传播的基地，档案馆不仅可以向利用者提供文本服务，也可以进行超文本的信息服务，从而提高知识传播的效率和档案信息的利用率。
尽管我校档案馆刚刚成立，但在学校领导的关心和支持下，档案馆上下在档案馆副馆长的带领下，一直积极主动开发档案馆的信息资源，以适应知识经济的发展。档案馆“十二五”期间工作的发展目标是：紧紧围绕学校中心工作，坚持以“服务·创新”为主题，以人员素质和提高档案管理水平为根本,以档案数字化建设和档案资源建设为重点,努力把我校档案工作提高到一个新水平，为把我校建设成为西部地区高水平财经大学而努力。
4.3 重点任务
4.3.1加强敬业精神和职业道德教育
加强档案人员敬业精神和职业道德的教育，不断创新服务方式，改善服务手段,大力推行“五个一样”的服务，即：对来馆人员做到百姓领导一个样，生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样。以周到、热情、细致、严谨的服务态度，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案馆成为领导的助手、师生的朋友。
4.3.2 启动贵州财经学院数字档案馆建设
建设档案馆网站，把档案馆网站建设成为档案工作者的家园，档案利用者的乐园，各级领导的智力源；起草《贵州财经学院数字档案馆建设方案》以及《贵州财经学院数字档案馆档案管理信息系统需求意见书》，配合学校确定数字档案馆档案管理信息系统；完成对文书档案和学生成绩等利用较高的档案的电子化。 4.3.3 做好电子文件的规范化管理。
起草并下发《贵州财经学院电子文件归档与管理规范》。
4.3.4 健全学校档案工作网络。
进一步明确各单位档案负责人和兼职档案员，并做好业务培训工作,以保证档案工作的顺利进行。加强档案兼职队伍建设，积极向学校呼吁，兼职档案员可以参与档案系列职称的评定和考核。
4.3.5加强档案的收集和业务指导
督促有关单位将2009年以前的档案及时移交档案馆，确保档案完整入库。
5 实现本部门“十二五”发展目标的对策措施
5.1 解放思想,更新观念,开拓前进
思想是行动的先导，我们必须深刻地认识到社会主义事业离不开档案，学校工作离不开档案，要坚定档案工作者的信心，深刻认识档案和档案工作的现状和特点，认识工作中的差距，解放思想，转变观念。把封闭保守、求稳怕险转变成改革开放、积极创新的观念；把坐等上门、按部就班的观念转变成为主动积极开发信息资源，千方百计为教育教学服务的观念；把档案行政管理仅仅看做业务指导的观念，转变成依法管理、宏观指导、全面服务的观念；把传统手工式管理的观念，转变成面向现代化、面向未来的观念；把不太重视经济效益的观念，转变成重视社会效益又重视经济效益的观念。
5.2 加强法制建设,实现依法治理
高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分。高校档案工作的好坏在一定程度上反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展。要搞好高校档案工作,就必须把档案工作纳入法制的轨道,加强档案工作的法制建设,健全和完善档案的法规体系,用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展。《档案法》的颁布与实施,使档案工作的法制建设得以保障。只有通过法制监督,才能使高校档案工作逐步走上规范化、标准化、科学化、现代化的轨道,更好地促进高校档案的开发和利用。
5.3加强宣传,开展用户教育 这里所说的档案宣传,首先是指采取各种形式宣传《档案法》以及国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》等法律法规,使广大师生员工能了解、关心和支持档案工作,争取领导对档案工作的重视和支持。其次,也是着重要强调的,就是加强自我宣传,开展档案用户教育。档案利用者要顺利获取档案,必须知道:一是何处有档案；二是这些档案都包括什么内容；三是如何能找到自己需要的档案。然而这三点在目前来讲多数利用者并不知晓。所以，档案馆必须重视做好自我宣传,向全院师生员工介绍馆藏档案内容、类别,介绍档案利用的规章制度和手续,介绍检索工具及使用方法等等。可采取在全院范围内举办档案检索与利用讲座,利用校园网与宣传栏等进行广泛宣传,使外界了解自己的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务,这样才能激发各部门及个体用户对利用档案的愿望与热情,消除人们对档案工作的神秘感,引导更多的人利用档案。
5.4开展现行文件服务
通常档案给人们的印象就是“过时的文件”,开展现行文件利用服务,实际上就是档案利用工作的前移。所谓现行文件,就是指已经产生,正在进行运转、传递、执行的文件。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年递减。除了党和国家机密、法律规定,学校按规定需要保密的事项和科技、商业秘密,凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策,事关师生员工民主权利、切身利益,群众关心的热点、焦点问题、政策规定,以及上级主管部门要求公开的事项如体制改革、房改、养老、医疗、灾情、疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查阅。服务方式一是可采用阅览服务,即设置阅文室,提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上,开展网络服务；三是咨询服务,即以现行文件及有关资料为依据,以解答问题的形式向利用者提供服务。
开展现行文件服务不仅拓展了档案馆的社会服务功能,提升了档案工作的社会影响力,而且可以有效提高档案利用率,促进档案工作的良性循环。开展现行文件服务必须高度重视安全与保密问题。
5.5加强队伍建设，提高档案工作人员的政治、业务素质
档案事业发展的关键在人,在档案管理过程中,人始终是最重要的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。稳定专兼职档案人员、提高其整体素质,是做好档案工作的基础。因此，要树立人才资源是第一资源的思想,在配备档案专职人员时,既要注重人员的素质,又要注重业务水平。
一是要注重档案人员的知识更新。通过办培训班等形式提高在职档案人员业务素质和知识水平，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，不断扩大知识面，及时调整和完美自己的知识结构。要鼓励他们学习新技术、新知识和参加业务培训，培训工作应加强针对性、实用性，重点加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，提高其业务素质和实际工作能力。
二是要加强思想政治工作，帮助档案工作者树立事业心和责任感，培养奉献精神。不断提高档案专业阶伍的整体素质，从而使在职的档案人员从思想上和业务水平上适应学校教育教学工作的需要。同时，要积极引进各层次、各类型的人才，既注重引进具有丰富档案专业知识面实践经验、精通业务的中高级研究人才，又注重引进相关学科特别是理工科专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。
5.6加强馆藏建设,大力丰富、优化馆藏
首先,丰富馆藏,打好基础。丰富的馆藏是开展利用工作的前提,但这并不是片面强调档案越多越好,而是要求档案门类齐全,结构合理。当前各大高校档案馆普遍存在着“三多三少”现象,即低价值档案较多,公务性档案多,纸质档案多;价值大的档案少,特色档案少,非纸质档案少。档案部门在进行馆藏建设时要注意完善馆藏结构,从档案门类看,不仅要有党群、行政等公务性档案,还要有突出高校特色的教学档案、科研档案。从档案载体形式上看,不仅有纸质档案,还要有照片档案、声像档案、实物档案,另外还要顺应时代潮流,及早起步,加强对电子档案的收集和整理。
其次,在丰富馆藏的同时必须重视优化馆藏,即以最低限度的费用消耗保存最大限度的档案信息资源。开展档案价值鉴定,是优化馆藏的重要途径,各高校应高度重视,成立档案鉴定小组,保证有计划、有步骤地开展此项工作,把好文件材料的归档鉴定关及到期档案鉴定关,以达到优化馆藏,方便利用的目的。
经过大量的前期调研，笔者认为,丰富、优化馆藏应包括以下三个方面内容:
第一,增加馆藏数量。档案馆自开始运作以来，一直积极地接收各单位、各部门档案,征集档案史料,充实馆藏各类资料。
第二,提高馆藏质量。要“清源截流”地把好档案进馆关,同时丰富档案载体,使纸质、木质、磁带,甚至现代机读档案都具有。
第三,克服馆藏臃肿现象。大量重复的档案和无价值档案的存在,占据了档案馆库存有限的空间,使馆库无法最大限度地容纳有效档案的进馆。所以,消肿精档也是丰富馆藏的一个内容。
5.7加快推进档案信息数字化建设,以网络为依托开展档案利用工作
当今是信息时代,信息网络化消除了时空的限制,使人类在更大程度上实现了知识与信息的全社会共享。对于高校档案工作来讲,实现档案信息数字化、网络化更是势在必行。当前的首要任务就是进行档案信息数字化建设。一方面要积极开展电子档案的收集、保管和利用工作,另一方面对于库存的传统纸质档案进行必要的数字化处理,使之转换成可联机上网的数字信息。在纸质档案的数字化工作中,可以根据信息化建设的基础条件和分步实施的具体步骤,选择在两个不同层次上分别进行:一是档案目录信息的数字化,其目标是建立档案目录数据库;二是档案全文信息的数字化。
档案信息数字化是开展网络化服务的前提和基础。档案馆必须下大力气做好此项工作,夯实基础,实现档案管理、检索利用的现代化,并最终以此为依托,借助高校局域网开展网上档案查询服务,最大限度地为用户提供优质高效快捷的服务。但据《高等学校业务档案工作规范》，“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其它单位或个人需要利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅”。可见，高校档案的利用绝非完全的开放，利用过程中需要特别注意保密，如人事档案要高度重视人事档案的隐私问题，科研档案要注意个人成果的保护问题等。
5.8增强服务意识，热情周到地为教育教学提供服务
档案工作是项服务性的工作,服务态度的好坏直接关系到档案利用工作的好坏。要改变目前档案部门被动服务的状况,应努力实现三个转变。第一,在服务思想上,由过去为政治服务为主转向为经济建设服务为主；第二,在服务形式上,由过去“坐等调卷”的被动服务转向“面向社会,多方联系”的主动服务；第三,在服务工具上,由过去检索工具单一,不系统、不配套、平行重复,转向逐步建立一个形式统一,内容稳定,功能健全的检索体系,以满足不同角度,不同方面利用检索的需要。
做好高校档案工作,其目的就是为学校的各项工作服务,离开这一点,高校档案就变成死档案,档案工作就没有生命力。因此,我们应注意抓好高校档案的开发和利用工作,以便更好地为高校教育和教学服务。一是可以利用档案信息资源对学生开展爱国主义思想教育,以激励学生奋发向上的学习精神；二是可以利用教学档案总结教学经验,进行教学质量分析,提高教学水平；三是可以利用教师人事档案信息资源,为领导掌握教师各方面情况提供档案资料,为职务晋升和业务考评提供重要依据；四是可以利用学籍档案资源,满足社会和各方面对毕业生有关情况的了解,为毕业生工作后的提干,工资晋升以及出国提供原始的学历证明等。
档案利用是档案工作永恒的话题。信息时代的巨大变革,为档案利用工作带来了机遇,更带来了挑战。高校档案工作者必须抓住机遇,直面挑战,更新观念,走出“误区”,打破传统的档案管理和服务模式,积极探索,大胆实践,努力开创档案信息服务的新局面,更好地为高校党政管理、教学科研和公众服务。总之,要充分发挥高校档案的作用,就应进一步深化高校档案的改革,切实加强高校档案的开发利用,使其能更好地为高校的教育教学服务。
十二五是学校建设发展的关键时期，也是档案馆建设发展的关键时期。全体档案工作者一定要齐心协力，克难奋进，扎实工作，努力完成“十二五”规划的各项任务，为把我馆建设成为在国内财经院校同行中有重要影响的馆而奋斗。
[1] 周景伟，知识经济时代高校档案管理研究，大连理工大学硕士学位论文。
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