公司办公设施管理规定
第一节 办公设施管理
一、办公设施分类
办公设备包括电脑、打印机、复印件、电话、传真机、服务器、空调、软件等物品。
办公家具包括办公桌椅、会议桌椅、文件柜、沙发、茶几等物品。
二、办公设施采购
1、办公设施的采购，由办公室统一购买。由各部门提出购买需求，提交办公室汇总并编制办公设施购置计划和预算，经分管经理复核、总经理同意后归口办公室购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由。
2、购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时，必须按招标方式进行。
三、办公设施的管理
1、办公设施实行编号管理，由办公室会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。
2、编号办法：编号形式为：公司简称 + 分类符号+ 代码。
①办公设备编号（TJ-OE-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器，电话，传真机等物品）。
②办公家具编号（TJ-OF-XXX；包括：办公桌椅，沙发、茶几、文件柜等物品）。
四、办公设施的异动管理
1、办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经办公室与财务部会审，由分管经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。
2、办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报分管经理批准,报办公室。
3、按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。
4、涉及办理产权登记的办公设施，由办公室负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。
五、办公设施的维修
由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，报分管经理批准。
六、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。
七、办公室与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，
清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15 日前，将办公设施清理情况报分管经理，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。
第二节 电脑管理
一、日常管理
1、公司办公电脑的安装、调试、维护、管理由公司办公室指定专人负责。
2、业务电脑由各业务使用人负责保管。
二、使用需求申请
1、硬件需求由使用人所在部门提出申请，费用在 1000 元以下报分管经理批准，1000 元以上报总经理批准。
2、软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送办公室做出方案，由分管经理审核，报总经理批准。重大项目按招、投标方式进行。
三、注意事项
1、公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。
2、尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。
3、上班时间不得在电脑上玩游戏，未经科室负责人批准，不得将外来盘插入电脑使用。
4、个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。
四、违则
公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。
第三节 复印机管理
1、各科室复印机由各科室负责人管理。
2、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。
3、复印资料注意节约纸张，避免浪费。
4、禁止复印与公司业务无关的资料、严禁外来人员在科室复印材料，特殊情况到行政办公室复印并予以收费，A4纸张每张1.00元
第四节 传真机管理
1、传真机由办公室负责管理，并指定专人负责公司传真接收。
2、每一份收到的传真件都要按接收的部门或个人在办公室进行编号、登记,重要传真件须复印一份在办公室存档, 原件由办公室及时通知有关部门或个人领取。
3、无关人员不准擅自翻阅甚至取拿传真件。
4、不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真。
5、传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机） ：涂改液未干或稿件有涂层； 稿件有皱纹、折缝或严重卷曲； 破裂的稿件或稿件过厚； 炭纸或背面有炭的稿件。
第五节、公司电话管理规定
1、本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。除极其特殊情况下。
2、为发挥电话最大效能，节省开支，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。
3、电话由办公室统筹管理，使用则由各部门主管负责监督。
4、电话使用须知：把握时间，注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须经部门主管允许。
5、因业务需拨打长途电话应做好电话记录，严禁打私人长途电话。违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。
6、接听外线电话的标准用语为：“您好，！对方告之找某人时，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告或请稍后再打！”等视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。
