编号：XH03JW037-11/0
厦门海洋职业技术学院
毕 业 调 查 报 告
题目:在厦门昕源机电有限公司的实习报告
系别：工商系班级：姓名：学号：指导教师：唐筱芳
2011年 05月 08 日
在厦门昕源机电有限公司的实习报告
2010年12月20日我终于开始了自己的实习生活，带着激动和憧憬的心情，开始一段无法预知的旅途，在这条路上会有机遇也会有风雨，但是我相信拥有坚忍不拔的，拼搏的信念，就能战胜困难和挑战。
实习期间，在同事、领导的帮助下，结合在学校所学的专业知识，我很好的完成了业务助理的工作，并向做正式的商务代表的方向努力着。所谓“学无止境”，在不断前进的路上，奋斗、充实自己的生活给了我很大的信心，也让我学到了许多课本上没有的智慧，真正学会了理论与实践相结合的运用，受益匪浅。
一、公司及岗位概况
我所在的公司是一家民营企业，成立于2004年，位于厦门市集美区杏林杏北。自成立以来，公司就不断完善组织管理体制，开拓市场，经过这些年的发展，现在已经拥有许多固定的客户，长期与各大中型机械设备公司保持良好的合作关系，并不断开拓着周边地区的市场，甚至发展到了省外，包括沿海及中西部地区的企业客户群。公司正处在蓬勃发展当中，因而也有更多的机遇和发展前景。
公司主营业务包括锻压设备及机床配件，各种国内名优机床代理，机械设备维修、保养等。公司主要是根据客户的要求为其提供各种生产所需设备，或依据各项参数、性能等为客户挑选合适的机床品牌，及日常配件提供，并拥有完善的保修及售后服务体系。
我所担任的是业务助理的工作，是一个比较繁杂又辛苦的工作，也正是因为这样更能锻炼一个人的能力和意志。作为一个业务助理需要处理各种销售事务，与客户联系，文件整理等工作，不仅需要具备一定的销售技巧、业务知识，还要有良好的人际沟通、人际交往的能力。工作步入正轨之后，我负责的主要工作内容有：
1、接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为业务人员提供后勤服务。
2、协助业务人员进行报价单的制作及订单跟进。
3、处理各种报表、文件、资料及日常贸易往来中主要单据、信函的制作、发送、确认等。
4、日常销售记录，月结账单的制作及对账工作。
5、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。
6、整理公司订单，合同的执行并进行归档管理。
7、做好与客户的联系，增进相互之间的了解。
二、实习内容
实习就是一个学习的过程，因此我实习的内容主要以熟悉工作流程，提高自身能力为主，包括下列几点：
1、了解公司概况，熟悉公司产品信息。
作为刚进入公司的新员工，对公司的情况还十分陌生，之前关于机械设备方面的知识涉猎也十分欠缺，因此刚开始实习的前半个月并没有安排什么工作给我，而是让我先整理和学习资料。通过整理各种客户信息，价目表等资料，让我对公司经营情况，代理的机床，销售的产品有一个大致的了解。也正是这样的一个了解过程，让我知道原来这是一个多么宽广的领域，我需要学习的东西有很多很多。
首先，作为新员工，了解自己所在的公司及岗位是第一位的任务。因此上班的第一天，我就先在老员工的带领下参观了公司，了解公司概况，并与其他员工打招呼，
增进彼此的了解，为日后的相处打下基础。
其次，要做好一个机床代理销售方面的业务助理，就必须对公司代理的各家机床设备都要有所了解。我们公司代理的品牌有几十个，我先是要重点了解几家主要的供应商的生产情况，日常贸易往来情况，业务往来习惯，然后要清楚各家生产的主要机台名称，型号等，以便日后在制作单据或接受客户询问时能更好的应付。在了解这些大概信息的基础上，还要不断的往深里学习，甚至要知道不同型号之间的区别，几个主要技术参数及不同的工作原理、优劣情况。
最后，在掌握这些理论上的知识后，实际的去接触这些机床设备，也是十分必要的。因此，在工作的间隙我会到门市或仓库中去看实物，向师傅们仔细的询问每种设备的名称，其主体构造及配件情况。认识并熟悉不同配件的外观，用途，价格等等信息。
一开始对于这些东西我感到十分的陌生和迷茫，也不知道应该从何学起，但是还好有公司其他老员工的帮助，我也会积极的向别人学习，发扬“不耻下问”的精神，这样我很快就进入了状态，了解了公司的经营模式、人员情况，对于公司代理销售的机台，各种配件都有了一个大致的了解。
2、适应工作环境，提升自身工作能力。
在了解公司的同时，适应从学生到公司员工的巨大转变，学习各种办公方面的技能和工作技巧，不断提高自身能力也是十分重要的。开始实习就意味着我们已经不再是在父母庇护下生活的孩子了，要承担工作的压力，赚钱维持生计，在社会这个大环境下独立生活。在学校，我们的任务就是学习，大学生活更是多彩的，自由的。而现在在公司工作就必须遵守公司纪律，每天从早到晚忙碌的工作，一周只有一天休息的时间，有时甚至连周末都要加班，而我们只能接受公司的安排，因为我们是公司的一员。这样的变化，一开始总是让人觉得陌生，迷茫，甚至彷徨。但是在同事的关心和帮助下，随着工作一点点的上手，我慢慢的也适应了现在的工作环境。
此外，不论什么样的工作，办公都是必不可少的，学习如何使用传真机，复印机可以说是最基础的课程。因此在翻看资料的同时，我也拿着传真机的使用说明书来学习，刚学会收发传真就派上了用场，实际操作了一下，帮业务员发传真给客户。另外，在帮助业务员制作报价单、合同等单据时，我们主要是用Excel和Word办公软件来完成，而很多软件上的应用都已经遗忘了，这也让我明白了自身欠缺的知识还有很多，如果想更好的提高工作效率就需要补充这方面的知识，所以下班回家后我就自己通过网上的视频教学来温习或学习办公软件的应用。很快的在办公时就有了成效，能更好的完成单据制作工作，效率也提高了。
随着工作慢慢的步入正轨，我要完成的工作任务也越来越多，从单据制作到订单跟进，还要接听客户电话及时答复有关价格，交货期方面的问题，有时业务员忙碌时还要帮忙完成门市的配件销售工作等等，这让我感到手忙脚乱，常常遗漏一些重要的工作。为了改善这方面工作的误区，我准备了一本记事本，将每天要做的工作记录下来，将重要的工作或待完成的工作列下来，通过查询工作记录，让我清晰的了解了自己手上的工作，分清了主次，也避免了工作的遗漏。
这些提升自身工作能力的事情都是在工作中一点一点去发现，思考，改善并提高的过程，也是自身进步的必要途径。这方面能力的锻炼不仅使我能更好的完成现在的工作，也将使我在未来进一步发展或面对不同的工作时能更好，更快的去适应。所谓“学无止境”，不断的学习、充电是不断发展的基石。
3、熟悉工作流程，完成工作任务。
在熟悉了公司及产品情况后，领导正式将我要负责的工作分配了下来。大致的流
程就是货物从采购到出货再到最后的货款回收期间的各项后勤工作，做好与业务员之间的相互配合，帮助完成订单跟进等工作。
具体流程是：在交易达成之前，客户往往会发来询价单就所需的产品要求我方进行报价，我要协助业务员确认货源、交货期、交货地点、价格等主要交易事项，将这些内容整理制作成报价单，确认无误后即将报价单通过传真方式发送给客户。有时对于一些大客户的报价，为了避免失误我还要在发送完报价单后打电话与客户联系，确认其是否查收到了报价单。经过报价、还价的环节之后，有些客户会直接将订单下到我方，有些会要求我们制作好合同后传真，等待客户回传后即确定买卖关系，还有一些客户需要业务员去进一步协商到最终签订合同。这个环节中我要负责合同的制作、履行及订单的跟进，合同制作最主要的是要确认货物的内容、交易条款和买方信息，制作合同时我要十分的认真细致，因为任何一点小失误都可能造成日后合同发生纠纷或买方违约时，对我方产生不利的因素，而像金额的误差往往可能直接导致公司损失等各种后果。
另外，订单跟进是我工作中主要的任务之一。关于配件类的订单，从收到订单开始，要先确认仓库是否有现货，对于那些需要直接送货的订单，在确认完成后即可开具送货单，通知送货人员安排送货。有些较远的或省外的客户的订单，我们一般采取快递或寄货运的方式，因此对于此类订单，我要联系好快递公司来拿货或安排人员到货运站去寄货，并要做好确认到货等事宜。除了配件还有整机方面的合同履行也是我要跟进的任务，要在交货期内及时通知业务员注意履约，协助业务员与供应商联系采购和装运出货事宜。很多时候由于各方面的原因造成交货期延迟等是经常发生的，因此协调各方是一个复杂的工作，这也要求我要不断提高沟通能力和协调能力。在货物出货后，就是各种后续的货款回收、记录、合同或订单整理归档等工作。而为了扩大市场，也是为了适应市场要求，公司还有一批做月结或季结的企业客户，对于这部分客户，我要负责月结对账的工作，将每月交易的货物录入对账单，在约定的时间内与客户进行对账，等其确认后即可开具发票要求其支付货款。
除了上面所述的主要工作流程和工作任务外，因为是小企业的关系，人员工作分工并不是非常的明确，在忙绿的时候，我会被安排去门市销售或与业务员一起接待客户等等，因此我要做的工作是多而杂的，这也恰恰给了我各方面锻炼自己的机会。经过这段时间的实习我已经熟悉并掌握了工作流程，能较好的完成份内的工作，甚至是公司其它员工的工作内容我也基本了解了。比起刚进公司时的青涩，现在的我更负责，更成熟了，而我也在继续不断努力向商务代表的方向发展着。
三、心得体会
从象牙塔里走出来去接受社会这个大环境的洗礼，这样的蜕变带给我极大的触动和变化，与从前的稚嫩相比,现在我变得更加的成熟与理智,考虑问题更加的全面,同时通过这段时间的学习和实践，我也明白了在工作中需要注意与考虑的问题:
1.认真、严谨的态度。业务助理是一份繁杂的工作，却更需要以认真严谨的态度去完成工作任务，因为像制作合同、报价单，开具送货单这样的工作，无不与金额打交道，而一点点失误都可能导致极大的损失，尤其是缮制合同时，合同条款的一字一句都需要仔细的斟酌，因为一点点错误都可能导致日后的合同纠纷，甚至承担不必要的法律责任。这也促使我树立起较强的责任感，认真负责的完成各项工作。
2.与他人沟通协调的能力。在公司里我的工作起着“承上启下”的作用，需要接受老板的指令或业务员的安排，然后将任务传达下去或与其它人合作一起完成订单。这就需要做好与他人沟通协调的工作，才能将事情传达清楚，做好各项安排。另外，
在打电话、接听客户的电话或接待客户时，更需要学会各种沟通的技巧，才能应对自如。往往需要通过沟通，协调各项工作或业务往来上的事务，化解一些不必要的纠纷或误会，从而与客户保持良好的关系，促进交易的达成。这使我明白了与人沟通的重要性，工作中良好的沟通和协调能力可以起到事半功倍的效果。
3.吃苦耐劳的精神。不管是什么样的工作一开始总是辛苦的，甚至是艰难的。辛苦的工作甚至是打杂的活，都是踏入社会的必修课，也是需要克服的过程。因此不管多么辛苦都应该发扬吃苦耐劳的精神，不怕苦，不怕累的完成每一项工作才能不断的成长起来。刚开始很多东西都还不懂，需要从头开始一点点的学习，这也是一个辛苦的过程，可能会遇到很多挫折，承受很大的压力，但是我相信如果能战胜这些困难一定可以收获成功，让自己的能力得到一个质的飞跃。
4.保持良好的人际关系。从学校到社会这个大环境，人际关系的处理有着极大的不同。在学校，同学之间没有太多利益的纠葛或复杂的思想，彼此相处也就简单的多。然而，在公司与同事相处时总是难免的有些利益或工作上思想不同而产生的矛盾，如何保持好的人际关系，让身边的人愿意帮助和支持自己的工作是一门必修课。因此在与人相处时掌握一些交际的技巧，以诚相待是十分重要的，而我也通过这段时间的实习学会了如何与同事相处，并拥有一个良好的人际关系，这也使我的工作更加顺利了。
5.学无止境。虽然在学校学了很多的知识，但是工作后才发现原来自己的知识是那么的狭隘，很多时候所学的知识并不能满足工作的需要，这就需要我们继续努力的学习各方面的知识，不论是工作上的业务知识，还是各种其他方面的知识的了解都可能对自己的工作起到一定的帮助。所谓“逆水行舟，不进则退”，不管是在一个怎样的职位上，不断的学习充电都是继续前行的动力，因此活到老，学到老才是不断进步的最好的方式。
6.敏而好学,不耻下问的精神。工作中遇到不懂的问题，不懂的知识是十分正常的，尤其是刚开始实习的那段时间，对很多东西都还十分的陌生，就必须诚恳的谦虚的向别人询问学习。如果不积极主动地去学习新知识，熟悉新环境，就不能尽快适应工作环境，让工作步上正轨。与在学校不同，在公司没有人会跟在身后要求你学习，只有靠自身的努力才能学到更多的知识。
7.保持积极乐观的心态。工作中挫折和困境是在所难免的，只有一颗积极乐观的心才能承受压力和失败感，战胜一切困难，不被打倒。正所谓“困难像弹簧，你弱它就强，你强它就弱”。自信的去面对生活才能取得成功，做生活的主人。
通过这几个月的实习，不仅让我深深的明白了自身的不足，也让我体会到了各种复杂的环境下生活的不易。这样巨大的转变使我更加成熟了，明白了除了激情和梦想，还要在现实的历练中成长起来，才能收获成功。在未来的职业生涯里还会有各种各样的职位和困境等待着我，但我相信努力拼搏就一定能战胜一切困难,不辜负师长的教导与期望,给师长争光,给母校海洋学院争光!
【主要参考文献】：
1.菲利普.科特勒、凯文.莱恩.凯勒:《营销管理：分析、计划、执行和控制》[M]，上海人民出版社，2006年版
2.乔布.兰开斯特:《推销与销售管理》[M]，中国人民大学出版社，2007年版
3.罗杰.费希尔；威廉.尤里；布鲁斯.巴顿:《谈判力》[M]，中信出版社，2009年版
4.廖春红:《中国式商务应酬细节全攻略》[M]，广东人民出版社，2010年版
5.罗伯特.西奥迪尼:《影响力》[M]，人民大学出版社，2006年版
6．陈凯元:《你在为谁工作》[M]，机械工业出版社，2007年版
