公文管理制度
一、总则
1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。
2、定义：公文是指公司、部门正式发布的令、决定、意见、通告、通知、通报、公告、请示、批复、会议纪要、函等内部文件。
3、管理部门：综合部负责公司公文的管理。
4、适用范围：本制度适用于公司各部门的公文管理工作
二、公文种类
1、公司的行政公文按用途划分为十类：
1.1 令
适用于总经理直接签发的用于发布重大强制性行政措施，任免、嘉奖、惩处相关部门或人员的公文。
1.2决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。
1.3 意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
1.4 通告
适用于公布公司有关方面应当遵守或者了解的事项。
1.5 通知
适用于批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，传达要求下级部门办理、了解或执行的事项，人事任免。
1.6 通报
适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。
1.7 报告
适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
1.8 请示
适用于向上级部门请求指示、批准。
1.9 批复
适用于答复下级部门请示事项。
1.10会议纪要
适用于记录、传达会议情况和议定事项。
1.11 函
适用于平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。
2、公文按层级划分为二层：
2.1公司级公文
公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理签发。
2.2 部门级公文
部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。
三、公文格式
1、从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。
1.1红头文件
适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公重要文件司或公司一级部门的。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导，公司二级及以下部门不得印发红头文件。
1.2内部通启
适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
1.3会议纪要
适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。
1.4工作报告
适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。
2、编号规则
2.1公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。
2.2 红头文件以公司简称 + 年度代码 + 发文序号进行编号。如2010年下发的第10号文件，编号XXX[2010]10号。
3、字型、字体与间距标准（根据实际情况可略作改动）
3.1 标题：黑体，三号加粗
3.2 正文：宋体四号、小四号或五号
3.3 主题词：黑体四号加粗
3.4 抄送：宋体小四号
3.5 页码：宋体五号
3.6 行间距：单倍、1.5倍行距
3.7 字间距：标准
4、公文用纸
一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。
四、公文行文规则
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
3、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。
4、属于部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。非独立运作部门未经所属部门经理签批或授权不得向外单位发文。
5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。
6、草拟公文应注意以下事项：
6.1 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。
6.2 情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。
6.3 公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。
6.4 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。
6.5 结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
1、”，第三层为“1.1”，第四层为“1.1.1”。
6.6 要求使用国家法定计量单位。
6.7 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。
6.8 公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。
五、收文办理流程
1、各部门收到公文后，应及时登记、传达。
2、各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。
3、经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送部门经理批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
4、各部门对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。
5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。
6、送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。
六、发文办理流程
1、公司级公文
1.1公司级公文由综合部起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交签发人签发。
1.2 综合部负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。
2、部门级公文
2.1部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。
2.2中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门共同签发。
2.3 公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。
2.4 公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。
7、公文归档及管理
1、文件归档
1.1 归档既是将文件转化为档案，用作长期或永久保存。
1.2 凡归档文件必须收集齐全完整，分类准确，排列系统，并根据作者、问题、时间、名称等文件特征，按照文件之间的历史联系进行立卷；相关记录文件要按规定详细填写。
1.3 公文发布完毕后，根据公司《公文管理制度》和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。公司级公文及部门级公文发布后原件应交由综合部存档，联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。
2、文件管理
2.1 公文由综合部指派专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2.2 上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经部门经理批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发的范围。
2.3 公文复印件做正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
2.4 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，是做被废止之日起不产生效力。
2.5 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后移交综合部。总做员工调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
3、公文清退
3.1 各部门需定期或不定期将各类公文整理，将需要清退的公文及时退还原发文部门或交至综合部，以防止文件的丢失，防止无用信息的扩散。
3.2 文书清退的范围：
3.2.1 上级部门下发的绝密文件。
3.2.2 在公文草拟、审批过程中形成的，需要在一定时间、一定范围、一定级别的部门内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征求意见稿。
3.2.3 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。
3.2.4 有重大错误的文书。
3.2.5 上级部门或本部门制发的供内部传阅并要求退还的文书资料，如重要情况通报、有关统计资料、重要简报和信息等。
3.2.6 规定回收的会议文件。
3.2.7 其它由发文机关明文规定限期清退的公文。
4、公文销毁
4.1 对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置。以防止失密，避免过时无用信息的干扰。
4.2 根据待销毁文件的数量及机关工作条件，分别采用焚烧、粉碎、送指定造纸厂化浆等方式，需详细填写《文件销毁记录》，并有专人监督执行。
8、附则
1、本规定由综合部负责解释和修订。
2、本规定自发行之日起实施。
