致TO ：各部门文号NO ：HRD007/1010
由FROM ：人力资源部日期DATE ：2010年10月29日 主题SJ ：酒店公文管理规定签批AP ：
会签部门TD：
一、目的：
1、提高公文质量和工作效率，保证信息及时准确传递；
2、实现酒店公文管理的规范化、制度化。
二、适用范围：
酒店全体员工。
三、制度内容：
（一）公文种类：
本酒店公文使用“红头文件”、“内部文件”、“内部通启”、“呈请书”等四种
行文格式。
1、“红头文件”主要用于酒店内部下发正式文件，如人事任命、表彰决定等，
该行文由人力资源部负责拟稿、校对，加盖酒店公章，报总经理审批后统一下发。
2、“内部文件”主要用于酒店内部下发的规章制度，如管理办法、管理规定
等，该行文由相关部门按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
3、“内部通启”主要用于酒店内部的通知、通报等，如活动通知、质检通报
等，该行文由相关职能部门按照统一文件格式、编号，拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
4、“呈请书”主要用于酒店各部门向上级领导上报的请示报告等，该行文由
相关部门根据工作需要按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。
（二）行文规则：内部文件 restricted document
1、行文应当确有必要，并注重效用，行文专题专用，一文一事。
2、行文一般以逐级行文为原则，并根据文件内容确定呈报和抄报的部门。
3、行文格式规范正确，文字简洁，力求准确，条理清晰，文号编写规范，
避免重复。
（三）公文格式：（附电子版）
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、主题：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月的第1号“内部文件”“内部通启”“呈请书”表示为：“文号HRD：001/1010”。
（四）公文管理：
1、各部门应设专人负责公文的保管、立卷归档工作，并根据《酒店信息保
密制度》，履行借阅等手续，同时严禁将酒店的业务机密文件、资料内容泄露在
外。
2、部门负责人对当日签收的文件及时进行传达、培训，并作为工作交接的
一项重要内容。
3、人力资源部定期对文件的保管、培训及执行情况进行检查，对违反规定
者及学习执行不到位者进行考核处罚。
呈报：总经理
抄送：各部门
致TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
主题SJ ：签批AP ：
会签部门TD：内部文件 restricted document
酒店内部文件（规章、制度类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、主题：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月下发的第1号内部文件表示为：“文号：HRD001/1010”。
呈报：总经理
抄送：各部门
钧瀚大酒店
内部通启
MEMORANDUM致TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
主题SJ ：签批AP ：
会签部门TD：酒店内部通启（通知、通报类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、事由：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+年份+序号组成，如人力资源部2010年10
月下发的第1号内部通启表示为：“文号：HRD001/1010”。
签发（总经理）：
抄送：各部门
钧瀚大酒店
呈TO ：文号NO ：
由FROM ：日期DATE ：
事由RE ：签批人AP ：
呈请书 PETITION
酒店呈请书（请示、报告类）格式如下：
1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；
2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，
字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；
3、事宜：简明扼要、高度概括；
4、日期：为文件的定稿上报审批日期；
5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10
月上报的第1号呈请书表示为：“文号：HRD001/1010”。
6、呈请事宜叙述完毕后，统一用“当否，敬请批示”。
呈报：总经理
抄送：相关部门
