杭州长江汽车控股有限公司
《公文管理规定V1.0》－【受控】
1.目的：
为保障公司各项政策、政令、决策、制度等公文及时、有效地传达和执行，特制定本规定。 2.范围：
2.1适用范围：本规定适用于杭州长江汽车控股有限公司各行政单元。【注】营销中心、杭州长江汽车、云南五龙汽车、贵州长江汽车等均视同于控股公司的一个下级行政单元。 2.2发布范围：杭州长江汽车控股有限公司各行政单元主管级及以上人员。 2.3公文范畴：各级行政单元按《行政管理授权》正式签发的受控、非受控公文。 3.名词解释：
3.1公文：是指企业在管理活动中产生的,按照法定生效流程和规范格式制定的记录信息和传递信息的具有法定效力的公务文件，是公务活动的重要工具。
3.2文件：文件是指在公司经营管理活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。公文是文件的一种。
3.3非受控文件：是指发放后不必要控制、不能控制或不想控制的文件，比如一般的通知、告示、公开性计划等文件。
3.4受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。一般来说这类文件是长期使用并需要定期修改和换版状态的文件。比如公司的高级别行政文件、管理制度、技术文件、合同、有保密要求的会议纪要和财务报告等。 3.5主送：指要求受理或执行公文的单位或人员。 3.6抄送：指除主送外需要备案/知情的单位或人员。
3.5首问负责制：即由公文的发起单位负责协调其它会签单位意见并将最终决定由该单位反馈和上报完成闭环的机制。
3.7行政单元：控股公司内部具备独立行政资格的单位。【注】控股公司本身即为一个行政单元，控股公司下属的营销中心、各分子公司以及其它具备独立行政资格的单位等组织均为控股公司的下级分支行政单元。 4.主要责任单位、解释单位：
4.1控股公司总裁办公室是公司行政公文体系的最高归口管理单位，负责指导和管理各行政单元各部门进行公文的登记、审核、编辑、编号、盖章、发文和流转等工作。控股公司总裁办公室可根据公司政策、理念、制度、价值观等对文稿中不适当处要求拟文单位进行修改（如无法与拟文单位达成一致，应向上级领导申请裁决），直至审核通过方可下发。 4.2各行政单元的行政模块是所属行政单元公文管理单位，负责进行具体的公文发文、回收及管理。
4.3各行政单元各部门均为本规定的执行单位。
4.4控股公司总裁办公室是本规定的主要解释单位。 5.管理制度： 5.1公文种类 5.1.1下行文
5.1.1.1下行文即上级单位对下属单位的发文。
5.1.1.2凡是上级单位对下级单位发文，应采用决定、决议、通知、通报、批复、重要传真等下行文。 5.1.2上行文
5.1.2.1上行文即下级单位向上级单位的呈文。
5.1.2.2凡是下级单位对上级单位呈文，应采用报告、请示、申请、备忘等上行文形式。 5.1.3平行文
5.1.3.1平行文即各平级单位之间的行文。
5.1.3.2凡是同行政单元内部各平级职能部门之间、各行政单元之间，均应采用通知、函、建议、备忘录等平行文。
5.1.3.3如需与本公司之外不相隶属的单位商洽工作、咨询和回复问题、通报情况时，应采用平行文中的函、备忘等形式。 5.2行文规则
5.2.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不可以越级请示和报告。
5.2.2部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤销，并依据制度进行处罚。
5.2.3向下级单位或者同行政单元内部其他平级职能部门的重要行文应当同时抄送上级单位。
5.2.4“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需逐级请示的，应当写明所有的批复单位。
5.2.5所有的“报告”不得夹带请示事项。如有请示事项应单独草拟并随报告一起上报。 5.2.6下级单位不得对上级单位作指示、交任务。 5.2.7上级单位发文效力高于下级单位发文效力。 5.3行文格式 5.3.1下行文格式
5.3.1.1公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、正文、附件、缓急程度、秘密等级和保密期限、发布形式、有效期限、发文日期、印章、主题词、主送单位、抄送单位等部分组成。 5.3.1.2密级分类：
A、绝密：指极为重要且所涉及内容不得向任何无关人员泄露，只有极少数相关重要领导及专业人员可知的文件。绝密文件的传递，除责任者自行携
带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
B、机密：指次重要且所涉及内容不能向无关人员泄露，但内部相关主管及专业人员可知的文件。
C、秘密：指所涉及内容不宜向公司以外人员泄露，但内部相关员工可知的文件。 5.3.1.3缓急级别分类：公文按急缓程度分为特急、加急、一般。
A、“特急”公文，要求自接到公文起立即按主送范围传送到位并由公文审批责任人立即批复完毕（两个小时内），否则将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济损失。
B、“加急”公文，要求自接到公文起两个小时内按主送范围传送到位并由公文审批责任人在1个工作日内批复完毕，否则将影响正常工作秩序。
C、“一般”公文，要求自接到公文起四个小时内必须按主送范围传送到位并由公文批复责任人在3个工作日内批复完毕。【注】公司制度中另行特别规定的除外。 5.3.1.4公文编号分类：公文的顺序号（即 等规范格式。 5.3.2上行文格式
一般由版头、标题、正文、拟文单位、署名和行文日期、主题词、主送单位、抄送单位组成。各组成部分的要求参照5.3.1条款。 5.3.3平行文格式
一般由版头、标题、事由及正文、拟文单位、署名和行文日期、主题词、主送单位、抄送单位组成。 5.3.4下行文格式
一般由版头、标题、事由及正文、拟文单位、署名和行文日期、主题词、主送单位、抄送单位组成。 5.3.5电子公文格式
电子公文版面格式参照上行文、下行文和平行文格式要求；电子公文中所插入图片的图片格式应为Jpg，大小应在200Kb左右；每份独立的电子公文大小应在3M左右。 带有公司任何形式的电子印章图样的电子公文，发文时须把公文格式转换成PDF。 5.4公文审核
5.4.1公文审核流程须严格参考附件8.1、8.2和8.3流程以及《行政管理授权》执行。 5.5公文流转
5.5.1控股公司总裁办对按《行政管理授权》签发且内容、格式审核无误的非受控公文,通过总裁办的专用发文邮箱直接发至受文个人或由总裁办安排下级行政单元的行政部门使用专用发文邮箱发送。因实际情况无法实现电子公文直达个人企业邮箱的（【例】现场作业和外网受控人员，如司机、厨师、保安等），一般地，由相关单位 5.6.3公文分别按所属部门、公文机密程度、编号进行分类、整理，并做好登记，归档保存，杜绝不同类型的公文混放在一起。【注】具体按《档案管理规定》。 5.7公文流转责任人制度
5.7.1各行政单元各部门应指定公文流转责任人负责使用《公文流转登记表》进行部门公文的登记、流转【见】附件8.10。
5.7.2公文流转责任人负责及时督促、催办本部门的公文办理。
5.7.3公文流转责任人发生异动或不能履行公文流转职责时相关部门负责人应及时指定新公文流转责任人，并将公文流转责任人的异动情况通知总裁办行政专员变更信息。 6.工作流程：
6.1详【见】附件8.1、8.
2、8.3。
6.2各级承办单位按公司统一格式拟写下发公文，前附《公文审批/会签单》（见附件8.5），按《行政管理授权》报授权领导走审批程序。
6.3如公文内容与其它单位有重要关联，须附《公文审批会签单》（见附件8.5），与其它单位会签后再以承办单位名义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。
6.4经审核合格的公文，由控股公司总裁办统一授号、盖章、发文，并将授权领导审批原件（含电子档）存档。 总裁办发文后，相关拟文部门方可张贴和发布OA/钉钉公告。 6.5附件8.1、8.
2、8.3与《行政管理授权》相冲突的，以《行政管理授权》为准。 6.6 OA/钉钉发布公告的审批流程参照《行政管理授权》执行。 7.注意事项：
7.1公文应是一文一事。请示与报告不能混合使用，请示是指请求上级指示、批准 的事项；报告是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的指示事项。 8.附件：
8.1《控股公司总部各单位发文管理流程》 8.2《控股公司外来公文管理流程》 8.3《控股公司分子公司发文管理流程》 8.4《发文字号》（标准）
8.5《公文会签审批单》（例表） 8.6《公文模板》（例表）
8.7《OA/钉钉公告模板》（例表）
8.8《传真、备忘录、工作联系函模板》(例表) 8.9《公文流转登记表》（例表）
8.10《受控公文发放记录表》（例表）
