神东煤炭分公司办公自动化系统
运行管理办法（暂行）
第一章 总则
第一条 为积极推进分公司办公自动化工作，实现公文流转的规范化、标准化、制度化，保证办公自动化系统（以下简称OA系统）正常运行，特制定本规定。
第二条 本规定的适用范围是神东煤炭分公司配备办公自动化设施并在运行期间具有其使用权限的公司领导、各单位、各部门。
第三条 各单位、各部门文书和参加过OA系统使用培训的人员负责培训、指导本单位、部门的相关人员正确使用OA系统。各单位设置一名兼职管理员负责维护和保障本单位OA系统的正常运行。
第四条 神东煤炭分公司综合办公室是办公自动化的管理部门，负责对OA系统运行情况进行监管、组织业务交流，及时协助有关领导办理电子公文。
第五条 神东煤炭分公司信息中心负责OA系统硬件、软件的升级，以及应用培训；负责OA系统硬件、软件环境的运行管理，负责OA系统每天的数据备份及数据恢复，为整个OA系统的正常运行提供技术保障；负责各单位、各部门
办公自动化系统的设置、用户注册、使用权限的分配和系统维护。
第六条 由各单位系统管理员负责本单位公告栏信息的发布。
第二章办公自动化系统的使用范围
第七条 处理除人事、纪检以及其它保密之外的文件、资料，包括输入、编辑、排版、修改、签发、套红、打印、储存、归档、来文批阅等功能的文字信息处理；
第八条 高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料；
第九条 在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等。实现公文、档案、秘书、信息传递、综合办公等日常工作，实现无纸化办公。
第三章用户注册管理
第十条 凡需使用OA系统的人员，应向本部门、本单位提出申请，并由各单位和部门向信息中心提出注册申请，获批准后方可进入和使用OA系统。
第十一条 每个OA系统用户拥有自己的用户名和口令，为安全起见，口令应自行定期更改。用户名和口令只限本人使用，他人不得盗用，否则由此造成的一切后果，由相关责任人承担。
第十二条 OA系统用户如有工作调动，所在部门应及时通知综合办公室管理员修改（或撤销）其用户账号和权限。
第十三条 为确保OA系统的正常试运行，系统管理员为每个用户分配了100M的邮箱，每位用户要及时管理自己的邮箱，清除过时的邮件或将重要邮件剪切到本地机器上，以确保留有足够的邮箱容量。
第四章电子公文传输管理
第十四条 本办法所称电子公文是指通过神东煤炭分公司OA系统处理后形成的具有规范格式和法定效力的公文的电子数据；电子公文传输是指电子公文的生成、发送、接收过程。
第十五条 神东煤炭分公司的电子公文主要包括：神华集团有限责任公司、中国神华能源股份有限公司等上级单位主送或抄送给神东煤炭分公司的公文；以神东煤炭分公司、神东煤炭分公司党委、神东煤炭分公司办公室等名义印发的公文；神东煤炭分公司各单位、各部门内部公文。
第十六条 神东煤炭分公司综合办公室负责对公司电子公文传输工作进行指导和检查。各单位综合办具体负责本单位的电子公文传输工作。各单位、各部门对接收到的电子公文，不得以各种理由推诿、拖延办理，也不得增删、修改、伪造或变更电子公文。
第十七条 神东煤炭分公司OA系统产生的电子公文与相同内容加盖公章的纸质公文具有同等法定效力。如有特殊
情况需要在电子公文上加盖公章时，可通过公司综合办直接操作。
第十八条 电子公文的行文、登记、传阅、发送、存档等工作流程与纸质公文的工作流程基本相同。
第十九条 电子公文的公文要素与纸质公文一致，包括公文红头、标题、密级、编号、主送单位、抄送、签发人、正文、附件、成文日期、主题词等。电子公文格式要严格遵照《GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式》（“99新国标”）。
第二十条 电子印章是OA系统重要的保密部件，对电子印章的管理等同于实物印章。各单位、各部门应指定专人负责保管和在专用计算机上使用。各单位、各部门需要增加或修改电子印章时须向公司综合办提出申请，批准后由信息中心统一制作、颁发，不得擅自制作使用。
第二十一条 电子公文办理结束，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，参照纸质公文的办理程序及时予以立卷、归档。
第五章安全保密
第二十二条 标有国家、集团公司、股份公司密级的公文不允许在网上传递。其它涉及保密内容的公文应在拟文时标明密级。对标有密级的文件要按照相应的保密要求进行管理，以防止任何失、泄密情况的发生。
第二十三条 办公自动化设备的使用环境要符合技术要
求，做到安全保密。存贮在计算机硬盘上的数据应及时归档管理，并删除过时的数据，谨防泄密。严格预防计算机病毒，外来磁盘在严格进行杀毒处理后，方可使用。
第六章上线试运行管理
第二十四条 自2006年6月8日起OA系统实行“单轨”试运行。
第二十五条 所有使用OA系统的用户，要求每天上班后先打开电脑，开启办公助手（腾讯通RTX）登录办公系统；打开OA系统，查看“待办事宜”和“个人邮箱”，及时处理待办公文和邮件。
第二十六条 公司领导、副总师、公司文书、各部门文书和各单位文书具有短信通知使用权限，其他人员没有短信通知功能使用权限。
第二十七条 各单位管理员负责调试本单位计算机，保证本单位计算机能够正常登录OA系统。OA系统用户在使用过程中遇到困难和问题，应及时与本单位管理员联系。
第二十八条 办公自动化系统运行期间，公司信息中心和项目实施小组负责对用户提出的问题进行修改、完善，确保系统正常运行。项目小组常设值班电话：8221867。
第二十九条 各单位要每周填写OA项目周报，并于每周五前以邮件的形式发送给admin用户（OA系统管理员），综合办将定期通报各单位的运行情况。
第七章信息发布管理
第三十条 各单位可以在公共信息栏目发布本单位信息。发布的信息需经单位领导审核无误后，由指定的信息专管员发布。
第三十一条 信息专管员不得发布与工作无关的信息。
第八章附则
第三十二条 本办法从2006年6月9日起实施。
第三十三条 本办法由神东煤炭分公司综合办公室负责解释。
