【知识讲解】
总经理信箱使用方案（仅供参考）
一、目的：
为了调动员工参与公司建设的积极性，广泛听取员工对公司经营管理、生产运作等各方面的建议和意见，公司特设立总经理信箱，鼓励公司全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映工作过程中的意见，提高公司管理水平，建立员工心声的所应渠道。分公司、分公司员工亦可以根据工作中出现的问题，对总公司提出意见，我们乐意听到来自各方面的声音，共同进步。
二、范围：
公司全体员工、分公司全体员工等
三、内容：
1、全体人员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议，反映不良问题，提出个人意见：
A，受理对公司的管理方针政策、公司的发展方向、经营方略、公司规章制度的完善、生产流程的改进、成本节约、安防措施、生活卫生等诸多方面的合理建议。
B，受理对本公司管理体制、生产流程、行政人事、后勤管理、商品管理、订货服务、物流管理、成本控制、质量安全等各方面有所缺陷的各类意见；
C，受理部门领导对员工考勤、处事及奖罚是否公正、对待员工态度是否粗暴等方面的投诉意见；
D，受理干部对待员工或员工之间产生的摩擦行为所造成的事务纠纷、矛盾调解等； E，受理并解除员工的思想顾忧、烦恼，倾听员工们的真实心声。
2、对于那些提出合理建议的，必须署名，以便公司查询并进一步了解建议人的方案、评估可行性，进行奖励等。
3、提出个人意见及反映问题可署名可不署名。
4、本公司总经理信箱用于反应员工意见、心声之用，请所有员工慎用，不要借进行人身攻击，诬陷、报复等。
四、处理方式
总经理邮箱为：
企业文化部负责告示总经理信箱管理说明，并负责信箱之开启并将所有投之於信箱内之书面材料收集不整理，把员工的原始心声呈报总经理。
1、针对所提问题，总经理或相关责任部门将于48小时内回复给提问者；
2、每周六统一在乔丹官网和公告栏上公告员工意见和建议。
3、提出优秀建议者，将予以奖励及颁发证书。
五、适当的奖励
一、贡献具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报的方法、点子等，奖励5000元人民币，并酌情考虑晋升的可行性。
二、贡献具有一定科学性、可行性，但公司短期内不于实施的想法和创意，奖励1000元人民币，并酌情考虑晋升的可行性。
三、指出公司、部门不良管理方式的，经查属实，奖励100元人民币。
四、其他有价值的意见，如好人好事举荐等，奖励50元人民币。
【案例回放】
某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理想不通。办公室秘书小郑了解到总经理批评不够客观。
【今日思考】
（1）请你从协调工作的角度谈谈在这种情况下小郑应怎样做？
【案例解析】
协调的基本要求是：主动、及时、妥善、满意。要重点协调上下左右关系。对上，要以企业的利益为重，，多维护、多服从、多沟通、多成事，善于争取领导的指导、支持和帮助；对下，要注意引导和服务，多理解、多信任、多宽容。
在此案例中，我采用的沟通渠道是面谈式。办公室秘书小郑作为人际关系协调者，要协调公司总经理与员工的关系，以期协调双方意见达成一致，避免内耗，增强公司合力。决定从四个部分实施：
一、收集信息
首先，小郑分析引起部门间矛盾的原因是什么？
二、分析信息
其次，在找准产生问题的原因的基础上，分析事情的利弊，了解到总经理批评不够客观。
三、确定策略
通过对产生矛盾的分析，了解到总经理批评不够客观，但是为了为了维护总经理的权威，最后决定从以下几个步骤实施：
（一）找吴经理面谈，告诉吴经理：“总经理能够做到现在的位置上的人必有过人之能，考虑事情要比你全面的多，你们最终的目的是为公司着想，也许你们之间有什么误会，你和他的想法不一致，才出现了现在的结果。我去总经理那里了解一下，看看你们的误会是什么，如果真的是总经理的原因，我相信他会给您一个说法的。”
（二）等总经理心情好时，向他反映吴经理的想法，试探总经理批评他的原因。
（三）获取双方意见后，分析矛盾产生的原因，总结原因，向吴经理说明情况，以解决他心中的不满情绪。
