公司行政公文制发管理制度
1目的
为使公司行政公文制发程序规范化，特制定本制度。
2范围
本制度适用于公司机关及各直属单位、分公司、子公司和各分支机构。
3术语和定义
主要术语：行政公文
3.1行政公文指代表公司制发的上行文和下行文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
3.1.1决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.1.2通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
3.1.3通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
3.1.4报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
3.1.5请示适用于向上级机关请求批示、批准。
3.1.6批复适用于答复下级机关的请示事项。
3.1.7意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
3.1.8函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3.1.9会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
4职责
4.1公司办公室是公司行政公文制发的管理机构，主管本机关的公文制发并指导各直属单位、分公司、子公司和各分支机构的公文制发工作。
4.2各职能部门负责属于部门职权范围内事务的行政公文的起草。
5工作程序
5.1行文规则
5.1.1行文应当确有必要，注重效用。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
5.1.2凡以公司名义上报或下发的文件由职能处室拟稿，经处室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室审核（审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求等）后送分管领导签发。
5.1.3人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
5.1.4文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
5.1.5公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、及有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
5.1.6“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请求事项。
5.1.7机关内设机构除办公室外不得对外正式行文。
5.2公文格式
5.2.1发文字号（用3号方正仿宋）
5.2.2标题（用2号方正小标宋）
5.2.3主送机关（用3号方正仿宋）
5.2.4正文（用3号方正仿宋）
a)第一层
一、（用3号方正黑体）
b)第二层
（一）（用3号方正楷体）
c)第三层1.（用3号方正仿宋）
d)第四层（1）（用3号方正仿宋）
5.2.5附件和附件内容（用3号方正仿宋）。附件在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（如：“附件：1.XXXXXXXX”）
5.2.6落款日期（用3号方正仿宋）用汉字将年、月、日标全，零写为○。
5.2.7附注（用3号方正仿宋）居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
5.2.8“主题词”3个字（用3号方正黑体），主题词内容即词目（用3号方正小标宋）
5.2.9报、送、发及印刷机关（用3号方正仿宋）
5.3规范
5.3.1公文用纸采用A4型纸，尺寸：210mm×297 mm
5.3.2公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为：37mm（含页眉）
公文用纸订口（左白边）为：28mm
版心尺寸为：156mm×225 mm
5.3.3正文一般每面排22行，每行28个字。行距为1.5倍行距,字距为标准。
5.3.4页码使用4号半角白体阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。
5.3.5未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
5.4本制度由公司办公室负责解释。
6相关支持性文件
6.12000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》
附件：
1.通知格式
关于××××的通知
×××××：
×××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××年×月×日
（此格式适用于通报、意见）
2.报告的格式
关于××××的报告
×××××：
×××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
请审核（或请审示）
××××年×月×日
3.请示格式
××关于××××××的请示
××××××：
×××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此请示，请审批（或以上意见当否，请指示）。
附件：×××××××××
××××年×月×日
4.批复的格式
关于××××的批复
×××××：
×年×月×日《关于……的请示》收悉，×××××××××××××××××××，现批复如下。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
此复（或特此批复）
××××年×月×日
5.函的格式
关于××××的函（复函）
×××××：
×××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
盼复/务希研究复函/敬请大力支持为盼
(复函：特此函告/特此复函)
××××年×月×日
6.会议纪要
××××会会议纪要
单位第××期××年×月×日
时间：
地点：
主持人：
参会人员：
会议记录：
会议内容：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
