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印章证照管理制度
一、总则
为了规范公司各类印章、证照管理,保障公司各项工作的正常、顺利开展,促使公司内部各部门印章、证照管理工作统一化、制度化,避免因印章、证照的无序使用所导致的经济、法律等责任,特制定本规定。
二、范围
隶属本公司的各种印章的刻制,印章和证照的使用,印章和证照的保管。
三、管理原则
1、印章和证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章和证照的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展。
2、公司公章、法定代表人签名章、总经理签名章、合同专用章由行政人事部管理,公司财务专用章由财务部管理。
3、证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证。
4、管理部门应建立印章和证照使用台帐,记录管理的印章及证照使用情况。
四、印章刻制
1、公司各部门因业务需求,需刻制印章的,应逐级提出申请,总经理同意后方可刻制。
2、刻章申请获得批准后,由行政人事部统一刻制,申请部门应提供准确的章名和印章式样。
3、刻制的章由行政人事部保管,经总经理同意后,可以由申请部门管理。
4、未经公司总经理批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。
五、印章使用
1、公司印章、证照的使用由总经理批准,申请用章的部门或个人应需向总经理申请。
2、印章、证照的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。
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3、需加盖公章的文件资料已经由总经理或总经理授权的人员签字的,可直接用印,由印章管理部门登记存档。
4、法定代表人签名章、总经理签名章,需法定代表人、总经理本人同意后方可用印。
5、合同专用章限于签订合同时使用,财务专用章、法定代表人私章限于银行票据和电子缴库专用缴款书的使用,由公司总经理同意后用印。
6、不得在空白表格、证书、信笺等空白件上盖章。
7、各部门人员要严格按照批准手续使用,凡不按规定办理手续的,一律不得使用。
8、行政人事部管理的印章需在用章申请部门办公区域内使用时,应由综合部专人负责加盖或监督使用。
六、印章借出
1、公司各类印章禁止带出公司,总经理批准的除外。
2、因工作需要,确需将公司各类印章带出公司使用的,应由总经理批准后,由本公司工作人员携带,禁止将各类印章交其他单位人员掌管。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
七、印章作废与销毁
1、印章使用过程中因损坏等原因重新刻制的,要将旧印章交公司综合部。
2、各类印章发生遗失的,按作废处理,办理相关手续。
3、印章适用的范围发生的变化造成不适用的,按作废处理。
4、印章作销毁处理的,由总经理批准。
八、证照的保管与使用
1、营业执照、组织机构代码证由行政人事部保管,税务登记证由财务部保管。
2、各类证照的使用应经总经理同意,按相关程序办理。
3、各类证照带出公司使用,应由公司员工负责保管,禁止将证照交付他单位人员保管。
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4、各类证照的复制品,应加盖限定使用章,并在规定位置标明用途。
5、总经理可以批准使用各类证照的使用。
九、罚则
1、因公章管理不严,或使用不当,或遗失,要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给公司造成损失的,要依法追究其责任。印章及证照管理人在审批手续不完备的情况下擅自用印的,每发生一次罚款100元。
2、未经公司总经理或副总经理同意,擅自将印章或证照借出的,每发生一次罚款200元。
3、印章或证照持有人擅自将印章借与其他单位人员的,每发生一次罚款500元。
4、印章或证照持有人违反法律、法规、公司制度规定,擅自使用印章造成公司损失的,追究其民事、行政、刑事责任。
十、附则
本制度由行政人事部制订并负责解释,报总经理批准后实施,修订与终止亦同。
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