票据管理办法
第一条 为加强票据管理，严格结算制度，严密工作手续，保证票据的安全、完整；堵塞票据使用、管理中的漏洞，制定本办法。
第二条 本办法所称票据是指现金支票、转账支票、汇票等重要银行票据、单位从外部取得的各类原始凭证及内部自制单据和内部结算凭证，其中，内部结算凭证是指由单位报账人员填制的费用报销单、资金审批单、借款凭证等。
第三条 公司各种发票、收据由财务部专人负责，按有关规定登记领购、填制、保管、回收、缴销。银行结算有关票据由财务部出纳负责，按有关规定登记、领购、填制、保管、回收，建立支票领用登记本。对填写错误的银行支票，必须加盖“作废”戳记与存根一并保存并按银行有关规定缴销，票据使用登记制度，详见《nmsh 财务管理制度汇编》的《第六章 银行支票管理规定》。
第四条 各种发票填制必须按税务等有关部门规定及发票内容详细填列，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便审查。 第五条 公司库存商品、物资的入、出库单，由综合管理部专人负责，领购、登记、填制、保管。库管员依据入、出库单的“保管联”登记库存商品、物资的明细帐，并妥善保管存根联，以便备查。 第六条 明确财务各岗位职责，规范传递手续，禁止制证、复核两个岗位由一人兼任，加强内部牵制，做好事中、事后稽核。稽核人员要定期检查各类票据的领、用、存情况，并出具书面报告。 第七条 单位从外部取得的各类原始凭证及内部自制单据送交会计报账时，对经审核合法、合规的应及时编制记账凭证，并在单据上加盖\"收讫\"、\"付讫\"戳记，记账凭证经复核无误后，经管人应妥善保管，月末按顺序装订成册交本站档案保管人归档，并及时编制档案清册。 第八条 经审核不能报账的单位外部、内部原始凭证应及时退回并说明原因。
第九条 规范会计内部结算凭证的使用。以外部、内部原始凭证报销时应填开“费用报销单”进行结算，暂时无原始凭证的，填开“资金审批单”（如支出说明单及各类付款说明单等级），相关负责人及财务领导应在“资金审批单”上签署意见；资金入账的，填开“资金入账单”（如收据、发票及结算单等）；因公出差借款或补充备用金的，填开“借款凭证”。
第十条 规范因购买商品、劳务等产生的外部票据的取得，公司人员在外办事产生支出时，必须取得符合国家相关规定的、填开规范的增值税专用发票，如无法取得增值税专用发票，经本部门部长批准可以取得的普通发票代替（包括财政统一收据），如只能取得白条收据类票据，必须经财务部长和分管副总批准。
第十一条 票据管理出现过失行为（如票据丢失、毁损等），影响会计核算正常进行并给公司带来损失的，公司将追究其责任并给予通报批评、罚款等处分；对违反票据管理规定给公司造成损失和影响，情节严重的给予行政处分，触犯法律者，交司法机关依法追究刑事责任。 第十二条 不得转借、转让、代开票据，严禁自行扩大票据使用范围，不得开具与公司经济活动无关的票据。
第十三条 不得擅自销毁已开具的票据存根联和票据登记簿，并且应保存五年，保存期满，报公司主管领导批准，由综合管理部查验后销毁，并填写票据销毁清单备查。
第十四条 本规定由财务部负责解释，自公布之日起执行。
为加强公司票据的管理，明确责任，防范风险，特作如下规定。
一、票据管理原则
1、加强票据管理，杜绝单据遗失，谁领用谁负责，因票据遗失造成的经济损失由责任人赔偿。
2、合规票据材料办理结算，财务有权拒绝持非正式票据的报销。
3、票据的领用和注销必须按规定办理交接登记签收手续。
二、发票管理
（一）对外销售开具发票的规定
1、销售发票由会计人员按税法规定到税务征管部门购买，交公司出纳保管；
2、开具销售发票由经办人填写《开具发票申请单》，交公司销售内勤审核、会计审核后由出纳开具。
3、提交《开具发票申请单》时，经办人必须准确提供开票单位信息资料，包括企业名称、税号、注册地址、银行账号、开户银行、通讯地址、联系方式等；
4、必须依据签订的合同，按合同约定开具发票，杜绝开无企业名称发票，杜绝开企业名称不全发票；
5、出纳将已开具的发票交公司销售内勤签收，加盖发票专用章后交经办人；
6、丢失发票一切后果由责任人员自负；
7、丢失的发票在对方企业提供相关证明文件（标明发票号及金额加盖公章）后，本公司财务人员审核无误，取得公司领导的批准后，可提供加盖公司发票专用章的发票存根联复印件；
8、凡退票，必须按税收征管法的规定办理，发票如有填错，应整套（存根联、发票联、记账联）保存，并注明“作废”字样，以备查验。
（二）收取发票注意事项
1、审核发票的抬头和出具发票的单位名称。一是看与本单位有无经济业务关系；二是看发票名称与经济内容是否相符；三是看发票内容与售货单位的经营范围是否吻合。各类发票只能在其适应的业务范围内开具，超出范围无效。
2、审核发票的票面，发票内容必须填写齐全，不得有任何涂改。
3、审核发票开出的时间。发票上标明有效使用期限的，应在有效期内，过期作废。一看是否有同一经济内容、同一金额的发票在相近时间内出现，防止重复报账；二看发票之间在时间和内容上的内在联系。
4、审核发票的数字。看数字乘以单价是否等于总金额；看大小写是否一致；看小写金额前面是否有“￥”字样，大写金额前面是否顶格。如有差错，一定要查清缘由。
5、审核发票盖章是否合格。加盖的印章应与票据的种类相符合，加盖的印章与票据的种类不相符，也是违规票据。加盖的印章是否合规、清晰。
6、不符合以上规定的发票，财务部有权拒收，由此造成的经济损失由经办人承担。
（三）收据管理
1、收据由公司办公室统一购买，公司销售内勤验收后登记起止号码妥善保管，领用人领用时办理签收手续；
2、收据视同发票管理，申请开具时由经办人填写《开具发票申请单》，交公司销售内勤审核、会计审核后由出纳开具。
3、开具用于对外预收款的收据，必须备注“款项收妥生效”字样（本公司人员自带用于直接经手收取银行承兑汇票可不加备注），并加盖财务专用章。
4、开具用于内部收取现金的收据，由出纳依据收取金额开出，会计审核后加盖收据专用章；
5、收据不得重复开具，若已开出收据需换开，必须要求先将收据退回后开补开。
6、以上规定严格执行，如不按规定执行出现问题由责任人员自负。
（四）银行票据管理
1、票据的购买、填写使用和保管由出纳负责；
2、出纳购回票据后，应交会计验收，分种类记载《银行空白票据登记薄》，出纳再领用保管，使用完成后办理核销。
3、使用支票必须在日记账摘要栏注明连续号码；支票作废应加盖“作废”戳记，按月整理装订交会计核对后保管，不得随意散失。
根据国家颁发的现行票据法和财务制度相关规定，公司根据企业自身特点对票据的管理以票据种类、票据使用准则、票据统计核销、账册管理、财务稽核、印章管理、档案室票据管理等事项制定财务票据管理细则，公司各部门、各项目、各有关人员应严格执行。
一、票据分类：
1.1、支票（现金支票、转账支票、电汇、承兑汇票）
1.2、发票、收据（以“发票”冠名的普通发票、增值税专用发票、资金往来收据）
1.3、借款单（公司自制单据，使用时在封面注明项目、部门及个人借款）
1.4、费用报销审批单（公司自制单据） 1.
5、费用支付申请单（公司统一单据） 1.6、材料出入库单（公司统一单据）
二、票据的使用准则： 2.1、支票
2.1.1、支票购买回来后先由会计建立支票登记簿，出纳按照登记簿的内容逐一填写领用时间、支票种类、份数、讫止编号（连续编号）、领用人姓名、会计及分管总经理签字确认后领用；
2.1.2、出纳接到已审核后的费用报销审批单或费用支付申请表后，按照费用报销审批单“核定付款类别”的批示启用现金支票或转账支票。出纳应准确填写好支票内容，检查经会计确认无误后，由会计加盖公司财务专用章，报公司相关领导审核后盖齐印鉴章。 2.1.
3、出纳要建立支票使用登记薄，按登记薄要求逐一填写时间、支票种类、支票票号、份数、转款事由、收款单位、金额、出纳、经办人签字、备注。同时还应及时登记现金日记账、现金领用日记账、银行往来日记账。
2.1.4、对于支票的使用出纳要严格按照财务制度及审批意见执行，认真履行规定的相关手续，做好相关登记记录。不得擅自使用支票，尤其是现金支票。 2.
2、发票、收据
2.2.1、发票购回后先由会计建立发票登记簿，出纳按照登记薄上的内容逐一填写领用发票的时间、种类、份数、讫止编号（连续编号）、领用人姓名以及会计确认签字。对其需要开具税务发票的工程，要填写发票启用审批单，先经分管副总审核后报由总经理确认签字后，出纳才能使用。
2.2.2、禁止携带已盖章的空白支票、收据外出，如特殊情况需要携带外出的，应报分管副总和总经理批准，并办理相关手续。
2.2.3、发票收据应复印填写，严禁开鸳鸯票，封面注明行政费用类、直营工程类或联营工程类，这样便于统计归类。单本票据用完后，每本封面必须经相关负责人会签完毕后交档案室。
2.2.4、填写发票收据时，一定要准确完整地填写对方单位名称、摘要，经会计确认无误后加盖公司财务专用章及发票签发用章。
2.2.5、对开启的发票应在发票使用登记薄上，按项目逐一登记。特别是对MMC联营项目开启的发票作特别说明，注明开票时是否按合同约定缴纳税费，对已缴纳了税费的开启收据，未缴纳税费的要有书面说明，并取得总经理审批签字确认。
2.2.6、公司收据的启用与发票的启用应该一致，使用也与发票一样。启用和核销时在封面注明公司内部、公司外部及冲账的收据。但在启用核销时到要到公司专人处登记、领用、启用、核销； 2.
3、借款单、费用报销审批单、费用支付申请单、出入库单。 2.3.1、借款单
因工作需要借款的，按借款单内容填写，经分管副总和总经理审批签字后方可到出纳处借款。
出纳、会计根据项目登记借款人往来账目，借款人报销时按财务制度开具冲还借支收据经总经理签字后冲销借款。 2.3.2、费用报销审批单
经办人按财务要求粘贴好票据，认真填写项目名称、报销内容、大小写金额、票据张数（大写），按公司审批流程进行审批签字完成后，财务部按财务制度报销。会计要严格按照报销程序详细审查票据金额、票据张数、相关领导审批意见，然后由出纳支付具体款项。对于已支付的报销审批单据出纳要加盖“转账付讫”、现金付讫”或“冲账”印章。 3.3、出、入库单
3.3.1、项目部库管员凭材料采购计划联签单据实点收，并开具著名为入库的【专用出入库单】，并有材料员、库管员、项目主管签字才为有效之凭证。 3.3.
2、公司机关采购的设备、物资、资料等由行政部填制【公司机关办公用品申购单】，注明申购使用部门、数量、金额控制等，由公司材料采供部门执行。报销时需提供行政部及使用部门签字的入库单。 3.3.3、出、入库单为公司统一印刷的内部票据，按项目由项目负责人或项目库管材料在公司档案室领用，领用时要登记项目名称、使用人姓名、领收时间以及出入库单顺序编号。用完将存根联交至公司材料成本会计处统一核销，待核销完毕才能领用新本。
3.3.4、材料入库要由库房保管员根据供货商提供材料明细送货单进行验货，仔细核对材料名称和规格，清点材料数量、规格及损坏情况，如实按项目填写入库单，经材料员、库管员、项目负责人签字后才能为材料入账凭证，按凭证及时做好材料入库登记台帐。
3.3.5、材料出库时应遵循先进后出的原则，出库时开具出库单时，时间、项目名称、领用班组、材料品种、数量、规格、经办人等要清楚明确，并及时下账，每月末盘存一次，上报盘点清单给材料会计和公司。
4、票据申购
4.1、需购买票据时，由会计填写票据请购单，并写明票据种类、数量以及何处购买，经分管副总和总经理签字后方可购买。
4.2、对于支票支票的购买，需要出纳和会计两人共同前往银行，购后及时登记。
三、票据统计、核销：
3.1、若支票填写错误，将填错的支票（及支票存根联）加盖“作废”印章后，经主管副总和总经理签字确认，待支票使用完毕后，一并交会计处理核销。
3.2、若发票填写有误，应按程序重新申请，对填错的发票收据应在各联加盖“作废”印章后，经主管副总和总经理签字确认后，待换购时与存根联移交相关部门进行核销。
3.3、对于已使用完的发票、支票、收据、借款单存根按公司或项目编号，编制年度总册号，由会计、出纳、内审、分管总经理会签后，报总经理签字后核销存档。并按票据种类建立登记薄（其中包括已加盖“作废”印章的作废票据）作为统一核销票据。
3.4、对于需要票据存根换购的发票及收据，应另根据登记薄记录编制清单归档。
3.5、已核销票据要按项目和公司其他财务档案编号后由会计书写移交清单移交至公司档案室，移交清单同时存档保管。
四、账册管理（含会计账本和会计报表）：
4.1、按项目分别各建立一套完整账目，不能所有项目共建一套帐，共用同一账本。财务人员登记账本时应按规定认真、清晰、准确地表述业务内容和金额。
4.2、会计要按规定对已审查合格的原始票据，真实、准确地编制会计并按分类帐、明细账、总账进行登记，在登记时出现错误，必须划双红线并加盖经办人印章进行更正，不得涂改空补。
4.3、会计报表按月装订成册，进行统一编号后，由会计按年度以书面形式移交至公司档案室，移交清单同时存档保存。 4.
4、采用电子记账时，存储器的会计记录视同会计帐薄，应制成两份光盘进行备份，由会计书面移交档案室，移交清单同时存档保存。 4.5、现金日记账本、银行存款日记账本以及总账本必须是订本式的，财务人员必须要在账本首页将所要求的内容详尽填写，并在相应位置加盖各自印章，明细账可以活页式。
4.6、出纳和会计要按不同时间段，分别按公司项目把周报、月报、季报、年报的资金使用明细情况表分送至相关部门；
4.7、资金使用情况表：包括项目或公司在核算时间内总收入、总支出及支付的公司行政管理费、税金、劳务费、材料及机械费、运输费的各项金额和累计金额，会计要认真、准确、详细的填写签字后报内审组签字。出纳将经相关领导签字的资金使用情况表按年度书面移交至公司档案室，移交清单同时存档保存。
4.8、财务报表: 是会计按照会计法及建安企业会计准则核算公司经营情况的报表，会计应按要求向不同部门在规定时间内经总经理审签后报送财务报表。会计将财务报表按年度以书面的形式移交至公司档案室，移交清单同时存档保存；
4.9、所有票据、账本、账册、报表移交档案室后，档案室应安排专人妥善保管，保管期限不得低于15年；
五、财务稽核：
5.1、每月月末，内审员、会计会同出纳进行现金库存盘点，做到账款相符，盘点时随财务报表、经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后分送至相关人员。 5.
2、每月月末，内审、会计要会同出纳将所使用票据进行盘点。将已使用的空白的、作废的票据与领用人进行检查核对，盘点表随财务报表经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后再分送至公司相关人员。
5.3、每月月末，内审要会同出纳对银行存款进行盘点，并与银行对账单核对，核对无误后经内审、会计、出纳分别签字后报送分管副总及总经理审批后分送至相关部门。若月末与银行对账单不符，应及时通知会计查明原因，会计要按照规定编制银行调节表附于当月的账凭登记中。
5.4、关于财务账本建立的要求：
便于核算和查找，首先要建立账册目录，要求会计和出纳按照每个单位工程应建立一套完整的会计账和出纳帐目，原则上100万以上的工程建一本财务账本，100万以下的工程项目3-5个项目建立一本账，MMC联营项目可以多个项目建立一本账本；
5.5、出纳应建立现金领用登记簿，领用人须在领款后签字，每月由会计、内审核对会签，报分管总经理签字后报总经理；
六、印章管理：
6.1、公司财务专用章、发票启用印章由会计保管，收讫、付讫、冲账印章由出纳保管；
6.2、印章保管和使用人只能对已填写数据的票据上加盖相关印章，不得在空白票据上加盖印章； 6.
3、票据与印章必须分人保管； 6.4、建立印章交接登记簿，按交接印章时间、事由、印章种类、负责人、代管人、经办人以及备注内容等填写；
七、档案室票据管理：
7.1、公司档案室应设专柜对账务档案进行公司、项目、月份、年份分类管理，按不同的时间存放；
7.2、因财务人员变动，移交会签清单及财务档案移交清单应同时存放置在专用柜中保管；
7.3、档案保管人员要按档案要求做好财务档案管理工作，对于因工作需要查阅财务档案的工作人员应坚持原则，必须办理借阅手续报总经理签字批准后方可借出；
7.4、公司财务票据（除发票、支票外所有自制票据）由公司档案室统一管理，建立票据领用登记簿；
八、奖励及责罚：
8.1、奖励：如在每月中工作未出现疏漏、失职、失误事项，岗位奖100元/人，对全年遵照此规定执行且未出现任何违反此规定的员工，单此项的年终奖1000元/人；
8.2、罚则是按照工作中出现的工作疏漏、失职、失误、错误、犯规、犯法来逐级定性的，根据造成的损失及对公司、项目造成的危害程度来判断；
8.3、工作中的疏漏、失职、失误且无主观意识造成的则处罚50元/次，重犯此类事项，则罚款翻倍；
8.4、工作中错误、犯规、犯法由罚款500元起至扣发当月工资，直到追偿经济损失责任和法律责任；
8.5、关于处罚及奖励的评定由公司工作纪律考评委员会议定，如被处罚和奖励人员有异议，可申诉也可上诉至属地法院裁决；
