广东四明燕塘乳业有限公司
办公设备管理规定
一、目的：
为规范公司办公设备日常管理，提高办公设备的使用效率，有效节约费用开支，使办公设备在公司生产和管理中充分发挥作用，制定本规定。
二、适用范围：
本规定所涉及办公设备如下：
1、
2、
3、
4、
5、
6、台式电脑整机、显示器、电脑主机； 笔记本电脑； 打印机、传真机、复印机、碎纸机； 网络设备，如交换机、路由器、调制解调器； 音响设备、投影设备、扫描设备； 其它公司认为应被纳入该规定管理范围的办公设备。 以上设备需为公司登记在册的资产。
三、管理职责：
1、行政人事部及财务部负责本规定的制定、修改、解释及监督执行；
2、总经理负责本规定的批准执行；
3、行政人事部、财务部负责公司办公设备登记入册及报废处理；
4、行政人事部负责办公设备询价、采购、维修、更换配件、耗材购买；
5、办公设备使用部门负责办公设备的调配、使用、日常维护及使用安全；
四、工作流程：
1、办公设备请购及审批流程
1.1由使用部门提出书面申请（起案、联络书），经部
门长审核后，交行政人事部及财务部审核，最后由
副总经理、总经理审批。
1.2请购申请审批通过后，使用部门将签字后的书面申
请交行政人事部，由行政人事部根据实际预算进行
产品定位、询价并填写《物资采购询价审核表》，经
财务审核后，交副总经理、总经理审批。审批后方
可请款采购。
注：产品定位指对办公设备的品牌、价格、功能、
售后服务等相关内容进行评估。
2、办公设备登记入册、变更及报废处理
2.1 行政人事部应建立办公设备台账，并及时记录办公
设备的采购入库、变更以及报废情况。
2.2公司办公设备由行政人事部及财务部在采购完毕后
第一时间登记入册；
2.3因工作需要，办公设备如需变更使用者或变更配置，
需由使用部门提出申请，并填写《办公设备变更登
记表》交部门长审批，交行政人事部及财务部备案；
2.4公司办公设备报废由行政人事部提出报废申请，财
务部审核后，交副总经理、总经理审批后方可执行。
3、办公设备验收及分配
办公设备购买后，由申请部门到行政人事部领取并填写
《办公设备签收单》。领取后，由部门自行分配。
4、办公设备的安装、维修、日常保养、耗材购买
4.1设备安装
原则上由使用部门自行安装办公设备，如安装设备
确实复杂，使用部门可通知行政人事部，行政人事部将安排供应商进行指导安装。
4.2设备维修
如办公设备出现问题，由使用者提出维修申请，并填
写《办公设备维修单》交行政人事部，由行政人事部指派相应的服务供应商进行维修。使用者未经行政人事部批准，不得擅自拆装办公设备或自行维修，由此造成的后果，由使用者承担。
4.3日常保养
办公设备日常保养工作由使用部门负责，特殊设备保
养及设备深度保养工作由行政人事部负责。日常保养包括设备灰尘清理、使用安全等。
4.4耗材购买
耗材包括打印机墨盒、碳粉、色带、色带架，传真机
炭粉、色带等。由使用者提出申请，填写《申领单》交部门部长审批后交行政人事部，由行政人事部统一安排购买。
使用者应在耗材使用完毕前一个工作日提出申请，行
政人事部应在接到申请后二个工作日内购买并发放耗材。如有特殊情况，使用部门与行政人事部应及时有效地沟通，并共同解决问题。
使用部门未经行政人事部同意不得自行购买办公设
备耗材，否则所造成的后果，由使用部门承担。
4.5办公设备的外出管理
4.5.1原则上公司办公设备不允许带出公司范围，如确
有工作需要，员工需将办公设备带出，应填写《办公设备外出登记表》，由部门长审批，交行政人事部备案。
4.5.2部门长是否需要将办公设备带出公司，由其本人决定，并实行自我管理。
4.5.3部门长视具体情况，决定本部门员工是否可以将
办公设备带出公司，并承担相应的管理责任和信息安全责任。
4.6 管理归口
以上规定中行政人事部职责由主管办公设备者负
责行使，若其不在公司，由行政人事部指定临时负责人，并及时通报各部门。
五、处罚及赔偿责任
5.1 如员工违反本规定第四条中的4.2、4.4、4.5所
涉及事项，公司将视具体情况，根据《员工手册》相关条例予以警告、记过、记大过处分。
5.2 赔偿责任
所有员工将公司办公设备带出公司（无论是否被批
准）后遗失、损坏或被盗抢，应承担赔偿责任。赔偿金额由行政人事部会同财务部按该办公设备原值扣除折旧后的净值计算。
六、本条例所涉及相关表格
1、《物资采购询价审核表》
2、《办公设备签收单》
3、《办公设备变更登记表》
4、《办公设备维修单》
5、《申领单》
6、《办公设备外出登记表》
七、本条例自总经理批准之日起实施，请各部门遵照执行。
广东四明燕塘乳业有限公司总经理：
二00九年九月八日
