食品安全监管工作档案规范化管理的几点认识和建议
食品生产经营者向社会提供公众赖以生存的食品，是一个典型的良心产业。在食品行业快速发展的同时,也暴露了该行业中的一些问题,如近年来发生的“三聚氰胺奶粉”、“苏丹红咸鸭蛋”、“瘦肉精食物中毒”等食品安全事件。因此，在强调食品生产经营者必须保证食品安全,承担社会责任的同时,加强对食品生产经营行业的监管,十分重要。食品安全监管工作档案则是食品监管工作不可缺失的组成部分和重要的辅助工具，对食品生产经营行业监管过程中形成的各种记录资料进行规范化管理，能为食品安全监管工作正常、有效运行提供有力保障。
一、食品安全监管工作档案规范化管理的作用
食品安全监管工作档案，是指过去和现在的食品安全监管部门在从事食品安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对监督机关和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。食品安全监管工作档案规范化管理的作用：
（一）了解食品生产经营状况
完整、规范的食品安全监管工作档案包含了食品生产经营者的单位名称、地址、负责人、经营项目、联系方式、许可办理情况、从业人员健康检查情况以及抽样检测情况、日常监督情况、投诉举报情况、行政处罚情况等等内容。利用这些档案资料有利于监管者了解食品生产经营者的经营状况，以便及时、准确发布食品安全相关信息，引导社会公众进行安全、健康的饮食消费。
（二）掌握食品安全监管概况
食品安全监管工作档案详细记载了日常监管工作中的各种信息，是日常监管工作的真实记录。通过研究食品安全监管工作档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率，食品相关产品的抽检合格率等等指标，有利于掌握区域食品安全监管情况，从而指导食品安全监督机构高效开展食品安全监督。
（三）提供食品安全措施实施依据
随着社会的发展，科学管理和有效利用工作档案已成为食品安全监管工作
的重要环节。通过分析食品安全监管工作档案，监管部门能对一些食品安全风险进行预测，从而有目的地开展食品污染以及食品中有害因素的监测，由此制定预警工作计划，采取有效食品安全防控措施。
二、食品安全监管工作档案规范化建设存在的问题和困难
（一）制度不健全
食品安全监管档案制度建设不健全，没有针对食品安全监管工作档案的规范制度，使得食品安全监管档案工作无法做到标准化、规范化，其工作开展也得不到有力保证；
（二）认识不深
一些同志对食品安全监管工作档案的重要性认识不深，忽视食品安全监管工作档案资料的收集、整理、归档和利用工作，导致食品安全监管工作档案归档的内容不一，归档形式多样，而且档案遗失、损坏等现象时有发生。
（三）管理水平不高
目前，监督员队伍的专业素质和工作能力参差不齐，部分人员专业知识老化，对新知识学习能力不强，计算机操作水平跟不上时代发展的需要；加之近年来由于机构改革、人员轮岗等原因，致使食品安全监管工作档案的管理水平不高，食品安全监管工作档案的延续性受到了不小影响。许多评先评优、提档升级、行政处罚等重要档案材料未能进入食品安全监管工作档案及时归档，使食品生产经营单位的食品安全信息不能全面、准确地显示出来。
（四）信息化建设不够
从总体上看，食品安全监管工作档案信息化建设十分滞后。食品安全监管工作档案偏重于纸质档案的收集，对电子档案、声像档案的收集还不够；其次，由于缺乏现代电子信息管理人才，缺少食品安全监管工作档案的数据库，使得档案利用仅限于目录检索，不能把食品安全监管工作的信息及时、全面反馈出来。
（五）资金投入力度不足
加快食品安全监管工作档案规范化建设，需要资金的保证。要搞规范化，需要档案室、档案柜、档案盒，还需要计算机、路由器、扫描仪、打印机、复印机等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这
些建设都需要大量的资金投入。而当前监管单位由于资金投入不足，使得食品安全监管工作档案的信息资源不能充分利用和发挥作用。
三、食品安全监管工作档案规范化管理的几点建议
（一）完善制度，加强管理
健全的食品安全监管工作档案管理制度是工作档案规范化管理的重要保障。因此，应建立食品安全监管档案的管理与收集、整理、保护和利用等方面的制度，加强对工作档案转递、归档、存档、保管等各项工作的规范管理，加快食品安全监管工作档案现代化步伐。
（二） 提高认识，加强领导。
机构负责人及广大食品监督员都要强化建立食品安全监管工作档案的责任意识，自觉支持和做好食品安全监管工作档案规范化管理工作。领导要把建设监管工作档案纳入议事日程，把其当作一项基础性的工作常抓不懈。同时，要将档案管理工作纳入目标管理，切实落实档案管理所需的经费、设备等问题，做到经费到位、设备到位。
（三）更新知识，加强培训
要加强对食品监督员档案管理相关知识的培训，使其了解食品安全监管工作档案是由哪些类型的文件材料组成，日常监管中哪些资料属于有保存价值的材料，以及如何进行整理、归档等等。同时，食品安全监管工作人员要加强对计算机网络、数据库等基础知识的学习，不断更新知识结构，以适应信息化社会的需要。
（四）引进人才，加快档案信息化建设
档案信息化管理以计算机技术为载体, 需要有档案管理软件、网络技术等方面的人才。档案信息化工作非一般打字员就能胜任，所以要提高待遇，注重吸引既具有计算机应用技术又会档案管理的复合型人才，改善人才结构，并对骨干人才进行重点培训和继续教育。同时，推广食品安全监督管理系统的运用，推进食品安全监管工作档案综合目录数据库的建设，实现日常监管工作信息的电子检索。
