费用报销优化方案 【目的】
为了加强公司内部管理,规范财务流程,对报销手续进行优化。
【费用报销分类】 1.日常费用的报销 2.借款的报销
【实施方法】
一、日常费用报销(不需款项申请、采购单、设备维修单、出差申请表外的报销):
1、流程:
经办人按照不同类别、事由分别填写费用报销单-验证人处由部门主管审核签字-部门会计编制费用确认表并签字确认-部门财务负责人审核确认-审计审核确认-总裁签字确认-现金出纳处办理报销
2、职责:
1)经办人职责:填写报销单时,应写清所附原始单据张数、金额、用途。所附票据依次粘贴在费用报销单的后面。原始单据必须是正规发票,收款收据、白条不予报销,不能提供正规发票时,需提供情况说明,主管签字确认。
2)验证人职责:审核费用的真实性及有效性,确认费用承担部门。
3)部门会计职责:确认费用归属,审核报销标准是否正确、单据是否合法、金额计算是否正确、费用的真实性及完整性,是否超出当月预算等进行审核。会计有权拒绝不合规范的报销单。由于会计人员审核不严所造成的不规范的报销单,责任由会计人员承担。
4)部门财务负责人职责:对以上部门会计处理流程的准确性完整性审核。 5)审计职责:对以上报销手续、流程进行复审。 6)现金出纳职责:审核报销单上的流程完整,方可付款。
7)对于购买的实物,需经验收人及保管人员确认签字后履行正常报销手续。
8)当月产生的费用必须在次月10日前报销完毕,否则无法审核费用的有效性,将不予报销。
二、借款报销:
1、借款分类: 1)日常费用的借款 2)差旅费用的借款
2、流程:
1)经办人填写报销单(要求同日常费用报销),后附借款确认的方案(款项申请表、采购单、设备维修单、出差申请表等)-部门会计编制费用确认表并签字确认-部门财务负责人审核确认-审计审核确认-总裁签字确认-现金出纳处办理报销
2)借款的报销必须在款项支付后5个工作日内完成。
3)会计有权拒绝不合规范的报销单。由于会计人员审核不严所造成的不规范的报销单,责任由会计人员承担。
3、职责:
1)日常费用借款的报销:
经办人职责:同日常费用报销。在出纳处领取现金或支票的次日开始计算,在5个工作日内办理完毕报销手续。
部门会计职责:同日常费用报销。跟进落实本部门借款是否在规定时间内办理完毕报销手续。对按期报销有困难者,要协助其及部门主管落实原因,提出解决方案并跟进落实,透明相关信息。每日9:30之前将《借款日报表》发送给部门财务负责人、审计、出纳。
2)差旅费用借款的报销:
经办人职责:同日常费用报销。出差返回公司上班的次日开始计算,必须在5个工作日内办理完毕报销手续。
部门会计职责:同日常费用报销。及时了解本部门业务及人员出勤情况,跟进落实本部门借款是否在规定时间内办理完毕报销手续。对按期报销有困难者,要协助其及部门主管落实原因,提出解决方案并跟进落实,透明相关信息。将《借款日报表》发送给部门财务负责人、审计、出纳。
4、逾期未办理报销手续:
1)经部门会计落实,确属特殊情况不能按期办理报销手续的,可申请借款报销延期
2)借款延期申请流程:经办人内网提出申请——部门会计审核——部门主管确认——总经理审批 3)经审批通过后的《借款延期申请》留会计处备查。
4)会计根据《借款延期申请》中申请的报销日期重新计算,部门会计跟进延期借款按期报销。 5)每笔借款延期限申请一次
5、经办人在办理借款手续时,部门会计应核实其前期有无未清借款,如有则必须办理完前期借款的相关手续后,方可办理本次借款。