略论现代秘书的辅助决策职能
改革开放30年来的实践证明，随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心，正逐步向科学化、规范化发展。由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的智慧和努力能胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中,秘书作为领导的参谋助手，由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。因此，辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一。 一、迅速发展的形势给现代秘书工作提出了新研究课题
WTO的加入和互联网的飞速发展，使中国与世界的距离缩短了，同时也明显暴出 我们方方面面的差距。变化了的新形势从工作环境、工作方式、工作内容等方面 提出了新的研究课题。只有知难而上解决这些问题，才能更好地发挥秘书的作用 。
1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。市场经济是开放的经济，加入WTO加快了中国与世界一体化的进程，这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之 中，客观上扩大了工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨 国界的政治、经济、文化、军事等活动，这就从地域上突破了“划地为牢”的小 圈子。地域的扩大，既开阔了秘书工作的视野，也使秘书与社会接触的范围日益 扩大，交流的渠道增多，各种影响的程度加剧。秘书不仅要了解各行业、各地区， 也要密切注视世界的动向，这样一来不仅仅是范围扩大了，而且工作的难度也增 加了。众所周知，当今社会迫切需要的秘书人才，应该是创造型、复合型与协作型的。
所谓创造型秘书人才，主要是具有创造力的人才。他们有强烈的立体型思维和创 新精神，在工作岗位上必须有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同 行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制 度、技 术、知识创新等系统有所作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，而且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞 争，是指能够发现更具有战略价值的新领域、新技术、新产品，不断形成最具创 意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂。其内涵的价值是无法估 量的，因此也是最受企业和服务对象的欢迎。
所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”。他们的特点是多才多艺，集科技、文 学、经贸、外语于一身的全才，能在企业或社会的很多领域大显身手。据统计，在当今人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以文 化，3－5年工作经验，既懂专业有懂外语。
所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济社会的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但脾气古怪，难以与人共事；有的人才华横溢，却私心过重，只顾自 己，不管他人。当今社会最显著的时代特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢” 时代，是共同发展的时代。如若不明白这个道理，只顾一己私利，那将是难以融 入集体的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以说当代的秘书必须具有团结公关 和协作办事的能力。
二、现代秘书辅助职能的基本特点
所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。具体说来，秘书辅助活动具有以下特点：
1.内容的综合性。秘书的辅助活动所向，不限于单—或局部的职能范围，应该跨越系统、各个职能方面，其内容所及或单一，或局部，少有限制，无需定向，表现出明显的综合特性。这与秘书工作的综合规律相一致，是秘书总体活动规律在其辅助活动中的体现。因为秘书是领导同系统各职能方面的中介桥梁，领导综观全局。秘书自然要与领导相应，领导视野所及，秘书的视野及辅助指向，也应随之所从，以保证及时有效地为领导提供综合服务。 2.活动的受限制性。秘书的职能作用主要是为领导服务，直接从属领导的职能责任，决定了他们的全部活动，包括参谋辅助作用，必须紧紧围绕和依据领导的决策管理意向进行，原则上不得脱离或违背，更不能各行其是。必须随时适应领导即时之需，做出灵敏反应，尽可能及时子以满足。具所提供的信息与建议，只起辅助作用，只供领导选择、参考。
3.作用的随机性。秘书是领导的助手，经常伴随领导左右，因而有更多时间和机会了解接触领导，同领导存在较为密切、贴近的关系，领导正是依靠同秘书的这种近身密切的职能关系，随时方便地得到秘书人员的各种辅助，秘书也正是凭借同领导的这种近身相处的职能条件，随机地为领导提供综合服务，包括参谋性服务。他们可以利用贴近、了解领导的职能条件，根据具体情况，选择适当的时间、场合进行有效的参谋活动，还能就某种决策管理问题，随时向领导进行补充或复述，以至进行谏诤。领导同秘书直接贴近，密切相处的职能关系，以及由此而来可能随机发挥参谋辅助作用的显著特点，构成秘书角色的重要内涵。
三、现代秘书辅助决策的原则
1.定位原则。决策的主体是领导者，秘书在参谋过程中要掌握好—个度，即牢记自己是“辅助”而不是领导，是帮助“谋划”而不是决断。秘书只是在本职分内，精心辅助领导迅速、切实形成决策，顺利、有效施行决策，在此进程中，发挥接近了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，向领导提供情况、提出见解、参谋建议，供领导参考，是拾遗补缺，而不是统揽全局。
2.超前原则。即在科学预测的基础上搞好超前决策，以防止问题的发生，或者尽可能在问题初露端倪时便及时予以解决。秘书系统要做好以下三方面的工作：认真做好信息的预测工作，积极向领导系统提供超前性、防范性决策的课题及方案；做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作，以保证决策活动的顺利进行。
3.信息原则。信息是决策的基础和依据，科学决策的过程就是信息环流的过程？秘书系统要实现辅助决策的职能，就应当做好信息工作，为领导系统提供及时、准确和适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”作用。往复才能实现。秘书辅助决策系统要善于发现领导决策中的偏差或失误，发挥接近领导、了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，实事求是地向领导提供情况、提出调节或修正原来决策的意见、建议供领导参考。
四、现代秘书辅助决策的方式
秘书因其特定的职业性质又与领导者的特殊关系，要真正实现参谋辅助的功能，充分发挥参谋辅助的作用，就必须掌握恰当的参谋辅助方法。
1.预测式参谋辅助。科学准确地预测性参谋辅助，能使组织管理适应环境条件的变化，从而采取科学的应对之策，求得事业的不断发展。秘书的预测性参谋辅助是根据各方面的信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织未来的发要状况进行描述，并提出相应的策略供决策者参考采纳。预测的前提是信息，由于秘书处于组织信息的集散中心，便于收集来自各方面的信息资料和数据，因而能够对未来可能出现的变化做出比较准确可靠的分析，并能有针对性地提出相应的对策。秘书预测性的参谋辅助越是有效，对领导者的意义就越大。
2.进谏式参谋辅助。这是秘书就某一课题、某一问题对领导者提出的规劝或建议。进谏式参谋辅助是秘书一种主动的服务方式，领导者通常会根据对进谏者和建议的认知程度及管理需要，决定对该建议的采纳与否以及采纳的程室和范围。进谏式参谋辅助的具体方式很多，有类比式、论辩探讨式、漫谈交流式、补充完善式等，秘书可根据情况选择使用。
3.追踪式参谋辅助。任何计划在实施过程中，由于主客观条件的变化，都会出现一些偏差和问题。秘书的追踪式参谋辅助就是随计划或决策的实施过程，在每个执行环节中追踪发现问题，分析问题，对领导者进行参谋辅助。秘书进行追踪式参谋辅助是因为其熟悉计划或决策的全部内容和实施的系统过程，了解计划或决策实施的各个环节和步骤。当然，秘书要真正发挥追踪式参谋辅助的功能，同时还必须把握住总体目标和各部分、各环节的局部目标及其相互影响，把握实施的状况和出现的偏差，这样才能保持参谋建议的方向与管理目标的一致性，才能在实施的过程中不断优化原来的计划或决策方案。
4.信息资料式参谋辅助。当决策者由于信息资料不足，出现处理问题失误，或因没有充足的依据对计划或决策进行决断时，秘书的信息资料式参谋辅助便能弥补其不足与缺陷，进行信息资料式参谋辅助，秘书人员应充分注意信息资料的及时、准确、全面、动态和有效。综上所述，在现代领导活动中，秘书的参谋辅助功能具有不可替代的价值，它既迎合了现代组织管理体系的需要，也是秘书自身素质发展的必然，更是领导活动效率和效益的可靠保证。
五、现代秘书人员在辅助决策过程中应注意的几点事项
秘书在科学化决策的过程中，作为决策辅助人员，应注意以下几项事宜，确保辅助作用的正常发挥，决策程序的合理运行。
1.摆正“辅助”的位置。决策是领导部门的主要职能之一，因此决策方案的选择、判断等关键性步骤，必须由决策者来完成，最后的决策也还是需要领导者做出。秘书只是领导决策的参谋、助手，必须摆正自己的“辅助”位置，才能保证秘书辅助作用的正常发挥。
2.必须遵循科学决策的程序。科学的决策要求领导者个人的主观随意性随时受到规范化决策程序的约束和限制，秘书人员在辅助决策的过程中，不仅自身要遵循科学决策的程序要求，还要随时提醒领导者注意科学决策的程序，做好“谏诤”工作。
3.不滥用“决策”的概念。各地区、各部门存在的许多问题并不是都可以使用“决策”的概念，秘书人员在实际工作中要学会划分决策与非决策问题的界线，许多具体工作按照分工的范围，由职能部门就可以解决，不要把所有的问题都划入决策程序系统。
4.在辅助决策的过程中注意做好机要保密工作。秘书人员在参与决策的过程中，往往会接触到许多机密事项，因此必须树立高度的责任性和使命感，注意机要保密，不随意谈论、泄露决策中的机密内容，维护国家和集体的利益安全，并同一切不遵守保密纪律的人和行为作斗争。 六、秘书在辅助领导决策过程中的作用
秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责 任就是决策，而领导决策前的大量工作都是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助 领导决策过程中起着十分重要的作用。
1、在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中，各级政府决策的责任必然越来 越重。作为辅助领导决策的秘书，要紧紧围绕经济建设这个中心，在政治大方向 上当好领导的参谋。衡量和考核一个秘书部门的参谋工作，首先就看为这个中心服务得怎么样，就看你的工作是否有助于领导的决策，是否有利于社会发展的潮 流 。
2、秘书人员要参“谋”，而不要 参“断”，参谋的目的在于为领导决策服务。秘 书的参谋工作，同其它部门一样，都对领导具有从属性，都是为领导服务，只不 过它更直接从属于领导的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服 务。
3、为领导决策服务的参谋工作要努力适应建立健全决策的程序，就一般而言有 以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确 定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。具体地说，秘书部门参谋工作的程 序大体如下：
（1）当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向， 通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，分析和发现工作中的问 题， 为领导确定决策目标时提供参考。（2）当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方 面的意见，准确及时地向领导反映对各种备选决策方案反复进行比较、鉴别，并 提出自己的建设性意见，报告领导供决策时参考。（3）当领导审定决策方案时， 秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便领导在 民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工 作，准确地将领导作出的决策表述出来并及时下达。（4）领导的决策下达后，秘书部 门要通过信息、调研、督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻落实情况， 总结经验，找出典型，促进决策的最后落实。
4、强化秘书部门的整体功能。领导决策是一个复杂的系统工程，不仅仅是秘书部门的事,需要各部门的通力合作，不但要加强秘书部门内的分工协作，还要协 调好各个部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限度的发挥秘书部门的 整体功能。
综上所述，现代秘书在科学决策过程中的辅助作用是十分重要而且广泛的。在秘书职业逐步社会化的今天，要做一名称职的秘书人员，我们就应当从以上所分析的几个方面，不断地加强自身的综合素质修养，提高秘书工作服务水平，改变社会上人们对秘书工作的误解，改变秘书职能的传统观念，使自己不仅能在科学化决策的过程中发挥更大的作用，也使秘书工作能进入一个崭新的发展阶段。
