关于行政管理工作的一点经验
——百货及零售业行政总监岗位就职禅述
尊敬的公司领导、可爱的员工伙伴们：
您们好！
针对公司对行政总监岗位的任职要求，我在此对该项工作进行简单禅述，不到之处，敬请指正！
行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁。
行政管理，可以简单的理解为企业的中枢神经系统。是建立在总经理为最高领导、由行政（分管）副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的体系。
行政管理体系担负着企业的管理工作；推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都会面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。
企业以不断发展为最终目标，同样，做为一个行政管理岗位的从业者，我们的工作没有最好，只有做到更好。每一个不同的企业，都会有不同的行政划分和权属分配，我刚刚结束的一份工作所从事的职位是行政总监，我把在此之前所订立的岗位职责贴出来，其中定有不尽相同之处，但相信也有异曲同工之妙。 日常工作
1． 负责公司管理规章制度的建立和推行。
2． 负责公司人力资源工作，提高公司员工整体素质，保证公司人力资源需求。
3． 统筹公司的培训和考核工作，提高员工的思想业务素质。
4． 审核办公室整理和提炼的公司企业文化。
5． 监督公司食堂和宿舍工作。
6． 监督检查公司的办公设备和运输设备的使用与维护状况。
7． 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。
8． 组织行政中心自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题，同时督促做好纠正和预防措施工
作。
9． 负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。
10．主持行政中心工作例会。
11．审批直接下级上报的工作报表。
12．接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。
13．代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好的合作关系。
每周工作
1． 每周主持行政中心工作例会，听取直接下级的合理化建议。
2． 每周末把对下属的检查情况进行汇总，以此作为下属人员的月度考核依据。
3． 参加总经理召开的周工作例会，并提出合理化建议。
月度工作
1． 月末检查行政中心的月度预算执行情况，必要时采取措施进行调整。
2． 审阅下属部门的月度工作总结报告，提出指导性意见或指示。
3． 每月末做行政中心的工作总结分析报告上报总经理。
4． 月末协助成本会计对行政中心成本进行分析并上报总经理。
5． 每月组织行政中心人员进行业务培训，并将培训考核结果送交人力资源部存档。
6． 每月组织所属员工结合公司政策讨论行政中心工作，并形成会议纪要，对反应强烈的工作建议形
成报告上报总经理。
7． 每月对员工的绩效考评状况进行汇总分析并上报总经理。
8． 批准向财务中心报送行政中心下个月分解到周的滚动预算和滚动计划。
9． 整理属于自己保管的企业机密资料。整理后有新内容时，转交档案室保存。
10．行政中心的月度工作例会，并形成会议纪要存档
年度工作
1． 根据财务中心规定，呈报行政中心下年度的预算草案，参加公司组织的年度预算会议。
2． 根据财务中心下达的行政中心年度预算，制订行政中心的年度工作计划。
3． 据行政中心年度预算及年度工作计划，制订行政中心的月度预算和月度工作计划。
4． 审查、批准有关部门制订的策划方案和工作计划。
5． 每年向总经理上报公司行政规章制度的实施情况，提出增加、修改或废止建议。
6． 每年结合公司的发展向总经理上报公司的人力资源规划方案和安全保卫方案。
7． 参加公司的年度经营总结及计划会议，并提出合理化建议。
8． 总结当年度零星开支的使用情况，写出总结报告并对掌管额度提出建议，上报总经理。
9． 组织公司的大型文娱活动，起草活动中的讲话及活动策划方案报经总经理批准。
10．行政中心所属部门的年度工作计划，并提出指导性建议。
领导责任：
1． 办公秩序的正常运行负责。
2． 对公司后勤服务的完成质量负责。
3． 对公司的安全保卫工作负责。
4． 行政中心负责检查的公司规章制度执行情况负责。
5． 对车队的正常运行负责。
主要权力：
1． 公司办公秩序有维护和检查权。
2． 各系统和部门的行政检查工作有督办权。
3． 公司各系统间行政工作争议有调解权。
4． 公司安全保卫隐患有限期整改权。
管辖范围：
1． 行政中心所属员工。
2． 行政中心所属办公场所及卫生责任区。行政中心所属办公用具、设施、设备。
在行政管理工作过程中，除了基本和日常的工作之外，我们也会遇到很多特殊的问题不能机械的解决，而需要我们有技巧的进行处理。总结我之前的工作经验并结合我所受过的一些管理培训，简单陈述一下做为一个管理者应该采用的技巧并加以分析，尽供领导参考。
总经理意图的执行者
总经理意图是公司从经营战略到经营目标至到经营动作的具体化，往往通过简短的谈话，书面指令，决策及协调行为等多种形式表达出来。在总经理的意图
化为决心、形成决策之前，行政总监/主管人员应组织人员搜集资讯，进行可行
性分析，提供多个备选方案，为总经理决策提供参考；当决策业已形成，行政经
理/主管人员则应将决策转化为一个或多个个案，予以推展，此时，应将决策的
预期性和阶段性相合，突出阶段重点，不遗余力地加以贯彻，执行过程中应注意
偏差的矫正，进度的追踪和矛盾的协调、裁决，从而达成决策目标。
扮演“法官”
企业有自己的“宪法”——管理规则和“法律”——各项规章，而行政总监/主管人员往往扮演“法官”——辨明事实，量裁奖惩。
行政总监/主管人员应该闪审慎运用公司规章里的处罚条款，追求公开、公正，防止滥用、误用，为消除劳资纠纷奠定基础。
举例：由于浓厚的乡亲观念、小圈子、小团体的普遍存在，引发了很多问题，行政总监/主管人员在人力资源管理中可掌控这样的原则：不仅公司整体上需推行员工省籍平衡，在每一个部门内，亦须推行这一原则，这样，可以消除潜在的非正式组织对公司整体安全和长远经营目标的潜在危害。
构建非组织沟通渠道
实践早已印证理论：非组织沟通，是管理者尤其是高层管理者必须高度重视而又往往忽视的职能之一。行政总监/主管人员理应建立一套非正式组织的沟通网络，搜集公司内外各种资讯，及时反馈给总经理，而且，还应对员工特别是骨干分子的留任因素和去职原因了如指掌，以便公司采取应用对策，稳定员工队伍，降低人才流失率。
处理周边事态
企业的经营，不同程度地受到外部环境的制约，行政总监/主管人员必须改善周边关系，包括政府关系和社区关系，具体指公司与劳动、人事、计生、公安、保险、卫生防疫、供水供电、经贸、海关等部门的关系。首先必须了解并熟悉相关的法律法规、政策信息；其次，要建立起与这些部门的首长、主办人员的联络和工作感情，更重要的是，要着眼于总经理与政府高层官员的联系和互访。
这样，可以减少企业经营的障碍，使总经理从事务性工作中脱离出来，集中精力抓大事。
协调冲突
部门内部和部门之间的矛盾和冲突，势属必然，不加重视和解决，必定削弱团队作战能力。在本部门，行政总监/主管人员应对各岗位的冲突进行仲裁裁决。在部门间，应有充分的沟通和协调，并将协调方案报总经理审核后执行，但应注意：首先应弄清楚矛盾的环节和症结，产生的原因。在应对策略上，要为冲突和矛盾定性，是作业流程、规范等制度性问题，应从制度方面予以修正；是人员性格、学识、技能等方面的差异，则应予充分阐述，充分沟通；必要时，提请总经理作出人员配置变动。在手法上，可以采取专题会议方式，集合行家意见，寻求谅解，达成共识。必要时制作书面备忘录，使此后类似冲突的解决有例可循。面对矛盾和冲突，切忌不管不问，仲而不裁，裁而不行；切忌意气用事，因工作矛盾而影响工作关系，破坏团队精神。
行政总监/主管人员应持平和的心态，具敏锐的洞察力、概念性的思维力和持之以恒的贯彻力，带领团队，运用多种管理技术，推进公司运营目标和事业不断前进。
感到有困难，就是能力不足，感到有麻烦，就是方法不对！这是我的信条，行政管理谁都可以做，但并不是谁都做得好。
当然，以上述说只是针对我以前工作的一个缩影，可能与公司目前所涉及到的工作职责会有出入，但我想做为一个主管人员，第一重要的是负责，第二重要的是开拓；对我来说，每一份工作都是一样的，只是分工不同，我们不管从事任何职位，既然做了，就一定要有所建树。
鉴于行政管理工作在企业中的重要性，我们在日常工作中，会有很多工作项目，只是不再一一详细解说每个工作细节，我相信有能力的人都能做到比岗位要求更好的附加值，这才是真正所在。
文 / 李廷义
