第十一章 合同信息化管理规定
为贯彻落实公司信息化总体规划，持续有效运行合同管理软件，以信息化手段规范、督促、提升公司合同管理水平，结合公司实际情况制定本管理规定。
一、上线范围
第一条 公司所属
一、
二、
三、四公司，
五、六分公司，深圳分公司，昆明分公司，福州分公司，海力公司等以项目施工为主业的单位均要求全面上线运行合同管理软件，经营性窗口公司和其他单位暂不作强制性要求，由各单位自行决定。
第二条 所有以二航局名义中标和以子公司名义中标的项目均要求全面上线合同管理软件，实现合同管理网上运行。
第三条 为投资项目成立的项目公司暂不要求上线合同管理软件，但对应承担具体施工任务的项目部应上线运行合同管理软件。
二、上线数据内容与要求
第四条 合同管理信息化要求上线的数据包括建设合同信息、分包合同信息、项目成本信息、分包商信息、法律纠纷信息和合同事务处理信息六大模块数据。
第五条 建设合同要求录入的数据信息主要包括：项目基本信息，建设合同基本信息，项目经理、商务副经理、合同部长姓名、联系方式及变动情况，合同工期及履约状况，与业主计量批复情况及明细，收款情况明细，变更索赔进展情况及明细等，要求将合同协议书、工程量清单、每期中间计量证书、变更索赔申报及批复资料等扫描后上传系统。
第六条 分包合同要求录入的数据信息主要包括：分包申报与审批信息、分包招议标开标与评标信息、合同评审信息、合同基本信息、中间计量信息、支付信息、变更信息、结算信息等，要求将分包开标与评标记录、分包合同评审会签表、分包合同、办理的计量支付资料、变更审批资料、完工结算资料等扫描后上传系统。
第七条 项目成本信息要求录入的数据主要包括：项目初期成本测算资料、上级单位下达的责任成本资料、季度已发生成本统计及预计未来成本测算资料等。
第八条 分包商管理要求录入的数据主要包括：分包商基本信息、五证扫描件上传与更新、奖惩信息录入等，较多数据自动关联信息化其他模块数据。
第九条 法律纠纷信息要求录入的数据主要包括：案件基本情况介绍及进展情况更新、主要证据情况、上传相关法律文书扫描件。
第十条 合同事务处理模块主要用于办理各类补充协议签字盖章审核、对外发函发文审核等日常事务性工作。
第十一条 各单位及项目部在录入合同信息化数据时，应同步完整上传相关附件资料，在保证内容完整、清晰可读的前提下，尽量压缩上传附件容量。建议单页文字资料采用JPG格式、多页文字资料采用PDF格式或以JPG格式扫描每页后插入Word文档上传，不得采取直接压缩打包形式上传附件。
第十二条 项目部应在本项目建设合同签订后5日内完成项目基本信
2 息与建设合同基本信息的录入工作并上传附件，在申报或获批建设合同计量、支付、变更索赔信息后3日内将信息录入系统，数据发生变化后3日内同步更新系统数据。
第十三条 项目部应至少提前15日在网上填报分包申请信息，在完成开标评标工作后3日内将相关信息录入系统，分包计量、支付、变更、结算信息应当即办即录，保证后续工作能及时正常开展。
第十四条 项目部应在施工组织设计获批后三个月内完成初期成本测算数据录入工作，在每季度末30日前完成季度已发生成本统计和预计未来成本测算分析并同步更新成本测算调整模块数据。
第十五条 对合同信息化软件中填报的相关申请申报信息，对应有审查审批权限的用户应当在收到审查审批提醒后2个工作日内完成审查审批工作。
第十六条 对因各种原因在项目信息化数据创建前就需实施的分包申请、分包招议标等，可先采取书面形式办理，具备上线条件后5日内再将数据信息补录，并上传已形成的有关书面文件资料，以证明为补录数据。
三、用户权限设置与调整
第十七条 各单位应配置合同信息化系统管理员专人负责软件用户权限设置与调整工作，建立对应台账，真实、全面、准确记录用户权限开通、调整、撤销全过程信息。
第十八条 系统管理员收到项目相关人员任职信息后2日内，为其开通合同管理系统用户权限并记录在案。
第十九条 合同管理人员职务、岗位等发生变动后，所在单位或项目
3 部应在2日内以书面形式将变动情况报本单位合同部门，系统管理员1个工作日内完成权限调整并记录在案。
第二十条 对因各种原因离职或调离我单位的合同人员，所在单位或项目部应在确认离职或调离信息后24小时内（电话通知）将变动情况报本单位合同部门，系统管理员收到信息后24小时内取消其权限，相关书面手续可随后补办。
四、安全保密及其他
第二十一条 各单位合同部门应明确专人负责本单位合同信息化系统的保密与安全工作，发现异常情况及时报告。
第二十二条 各级合同用户应妥善保管用户名和密码，收到初始密码后及时更改，使用过程中定期更换。
第二十三条 严禁将用户名和密码告知他人、由他人代为完成数据录入或审查审批工作。
第二十四条 在外单位或公用电脑上使用合同信息化软件后，应及时清除全部下载信息和使用痕迹，防止泄密。
第二十五条 合同信息化运行情况将作为合同管理综合考评指标之一，纳入对各单位的综合考评。
第二十六条 各级合同用户应遵守相关规定，规范录入数据信息，做好数据保密，确保合同信息化软件稳定、安全、高效运行。
第二十七条 对违反本管理规定、违规泄露数据信息的，将追究其经济责任、行政责任，触犯法律的，将移送司法机关追究刑事责任。
