外协生产财务管理制度
第一章总则
第一条为加强生产外协管理，规范外协账目，明确外协管理职责，不断满足顾客的产品质量要求，特制定本制度。
第二条外协生产形式包括：
1、委托生产：公司提供原材料或半成品（包括外购直接给外协加工），由外协单位加工成产品，公司支付加工费用。
2、销售生产：公司以销售的形式销售原材料或半成品（包括外购直接给外协加工）给外协单位，外协单位按照合同或协议要求，生产公司指定产品，公司支付产品货款。
3、采购生产：由外协单位提供原材料直接生产产品，公司支付产品货款。
第二章部门分工和岗位设置
第三条外协部：
负责选择合格的外协单位，签订外协合作合同，跟踪外协生产进度，检验外协产品质量，做好产品标识，办理出入库与发货工作（按照物流管理部的通知要求执行），每月月末盘点，办理外协生产款项支付申请和外协生产结算。
第四条工程技术部：
负责外协生产《生产通知单》的制定。
第五条物流管理部：
负责发货控制和销售往来管理。负责根据客户货款到位情况控制发货；以工程为单位建立档案。建立产品、材料出入库管理台帐。
第六条财务管理部
负责建立外协生产台账和外协单位往来台账，开具外协生产入库单和出库单（按照外协部的通知资料开具），定期向外协部提供外协生产信息和外协往来信息并经外协部审核确认。负责审核外协生产数据、外协生产结算。
第三章入库管理
第七条外协生产入库：是指存放在外协仓库的产品。
第一步：外协质检员验收产品质量，确定产品合格后，质检员将加工好的产品于当天编制“外协单位入库单”，并按照批次给外协单位负责人签字确认。（批次是指：每次领料生产完成后要将“外协单位入库单”给外协单位负责人签字确认。）
第二步：外协质检员将外协单位负责人签字确认的“外协单位入库单”传真通知外协统计员办理入库手续。
第三步：外协统计员将“外协单位入库单”复印一份给外协会计，外协会计凭“外协单位入库单”开具公司统一的“入库单”。
第四步：入库单财务手续：“外协单位入库单”作为附件、外协部经理确认、外协会计审核。财务手续由外协会计组织办理。
第八条公司从外部采购原材料或半成品没有进入公司自有仓库，而直接进入外协仓库的，外协质检员收到物质后同样按照以上流程办理入库手续。从公司自有仓库调拨到外协仓库的按照以下“出库管理条款”执行。
第九条公司入库单联次、传递和金额确认：
财务记账联：成本会计持有
运费结算联：运输人员持有
外协会计：外协会计根据外协统计有关通知资料开具入库单，并呈送以下单位或人员。入
库单里要注明是“外购”还是“委外生产”，如果是“外购”，则金额为应付供应商的账款；如果是“委托生产”，则金额为应付外协单位的加工费用
存根联：外协会计持有
供应商结算联：供应商持有，凭此联结算
第四章出库管理
第十条外协生产出库：是指从外协仓库出库的产品。
第一步：外协部向物流管理部主管提出发货申请。
第二步：物流主管审核客户往来，按照发货控制流程确定是否发货；如果符合发货条件，即时开具“提货通知单”给外协部经理。“提货通知单”需签名或盖章（物流管理部印章）才生效。
第三步：外协部经理将“提货通知单”传真给外协单位，外协单位和外协质检员凭“提货通知单”发货。
第四步：外协质检员编制“外协单位出库单”并由外协单位负责人签字确认后传真通知外协统计员办理出库手续。
第五步：外协统计凭“外协单位出库单”开具公司统一的“发货单”，并将“外协单位出库单”和“发货单”（外协台账联）传递给外协会计。
第六步：外协会计凭“外协单位出库单”和“发货单”开具公司统一的“出库单”。
第七步：出库单财务手续：“外协单位出库单”作为附件、外协部经理确认、外协会计审核；发货单财务手续：外协会计、发货会计、物流主管。
第十一条公司发货单联次、传递：
外协统计：外协统计根据外协质检员手写的发货传真资料开具发货单，即日送交发货会计，由发货会计计算应收款项，并呈送以下单位或人员
台账记账联：台账会计持有
财务记账联：销售会计持有
客户财务联（经销商、业务员）：开票当天传真或与随同发票一起邮寄
存根联：外协统计自留
外协台账联：外协会计持有
第十二条公司出库单联次、传递：
财务记账联：销售会计或材料会计持有
存根联：外协会计持有
外协结算联：外协单位凭此联报帐
外协会计：外协会计根据外协统计有关通知资料开具出库单，并呈送以下单位或人员运费结算联：运输人员持有
第十三条仓库之间调拨物资包括自有仓库和外协仓库之间调拨物质，按照以上入库和出库规定的流程办理手续，基本原则是：哪个仓库增加物质那个仓库就要开具入库单，哪个仓库减少物质那个仓库就要开具出库单。
第五章领料管理
第十四条以“委托生产”形式而从公司领取材料的，仓管员凭物流主管的提货通知单和技术部的生产单（出材率）控制发货，提货通知单（注明预算出材率、生产单号、品种、生产厂家）需要外协部经理和工程技术部审核、营销中心负责人签字确认。
第十五条以“销售生产”形式而从公司领取材料的，仓管员凭物流主管的提货通知单控制发货。
第十六条外协仓库原材料或半成品因生产产品而减少库存的，必须按照以上“出库管理”
规定办理出库手续。
第十七条领料退库：以生产单为单位计算领料数量，每个生产单完工后所剩下的原材料或半成品由外协质检员及时办理退库（退回公司自有仓库）手续，退库手续由外协质检员提出，经外协部经理审批后按照以上“出库管理”规定办理出库手续，并在摘要上说明“退库原因”。 第十八条 退库：加工余料1平方米以上或荒料0.3立方米以上，需退回公司自有仓库；200*600MM以上板材或荒料0.3立方米以下，需退回公司余料库。
第六章盘点和对账
第十八条每月最后一天外协部要组织外协质检员进行盘点，盘点结果经外协部经理确认后于次月2日前上报财务管理中心给成本会计。盘点资料需要外协质检员和外协部经理签字确认。
第十九条财务管理部根据时间安排主动参与监盘，或在月中不定期抽盘。
第二十条外协会计每星期向外协部经理提供外协仓库库存信息和外协单位往来信息。 第二十一条外协会计每星期与材料会计、成本会计核对外协仓库库存信息和外协单位往来信息，并于次月2日双方确认，确保数据真实准确。
第七章外协生产结算
第二十二条预付款：按照合同要求办理预付款，由工程技术部专人经办、外协部经理确认、营销中心负责人审核、外协会计复核并登记外协台账、由财务副经理复核、老板审批后付款。 第二十三条外协单位定期到公司报账，具体流程是：外协单位有关人员凭外协出库单（外协单位联）、合同、生产通知单、出材率报告单到外协部申请报账并签字确认、外协部经理确认、生产总监和营销中心负责人审核、外协会计审核并登记外协台账、由财务副经理复核、老板审批后付款。
第二十四条如果应付外协单位的款项低于3万元的（泉州地区以外5万元），外协部可以凭外协单位的书面委托协助外协单位办理结算，并传真给外协单位确认。
第八章出材率控制
第二十五条出材率计算公式：上期材料库存+本期增加领料-本期材料库存(盘点)=本期材料消耗，出材率=本期完工产品/本期材料消耗。
1、上期材料库存：等于上期材料库存（盘点）数。
2、本期增加领料：等于本期领料单累计数量。
3、本期材料库存(盘点)：产品完工后，要确定因生产本期产品而领出的材料是否还没有用完，没有用完的数量就是本期材料库存数，通过盘点进行确定。
第二十六条合同签订前，按照外协生产形式做好以下相应工作：
1、委托生产：由工程技术部预估出材率，由营销管理中心制定加工费用。
2、销售生产：由财务管理部、采购部共同确定原材料或半成品成本，由外协部预算出材率，由营销管理中心根据材料成本、出材率和加工费用确定向外协单位采购产品价格。
3、采购生产：由外协部与采购部共同制定采购产品价格，并经营销管理中心负责人确认。 第二十七条外协生产过程中，外协部即时提供实际出材率报告，传递给生产总监及营销办公室备案。如实际出材率低于预估出材率，外协质检员应在1小时之内向外协部经理报告，如低于3%，外协部经理在2小时之内向生产总监报告，并于次日进行书面报告。
第二十八条外协生产完工后，外协质检员须核对产品实际数量与出材预算数量是否一致。
如产品实际数量低于出材预算数量时，外协部须提供资料，报营销总监或其授权人批示，并将批示意见反馈至财务管理部。
第九章外协生产单位选择
第二十九条外协部应收集石材加工的有关单位，对其进行调查，了解其生产能力、合作信誉等信息，必要时，应组织去实地进行考查，经评审合格的外协厂商,应当建立外协单位档案，登记《合格外协单位名录》。其他部门有合格外协厂家的可向外协部推荐。
第三十条外协部从《合格外协单位名录》中选择适合的外协生产单位，并同外协生产单位洽谈价格、交货期等外协具体事项。
第三十一条外协生产必须签订合同，由外协部负责签订；合同签订应当严格按照公司“合同管理规定”办理审核审批手续和传递合同，即：合同原件上交财务管理部。
第十章外协生产作业程序
第三十二条工程技术部根据订单所明确的交货量以及交货时间要求，评估公司生产能力及现有订单生产情况。在公司生产能力不能满足订单的交货时间要求时，经生产总监审批后执行外协生产作业，并确定外协生产形式。
第三十三条工程技术部在制作《生产通知单》时应注明外协生产厂家。（不得注明客户名称和工程名称）。
第三十四条外协部安排外协质检人员至外协生产单位，负责加工进度的跟踪及产品质量的监督，依《产品的监视与测量控制程序》、《标识与可追溯性控制程序》及对应的检验标准，对产品进行检验与标识，将检验结果记录在对应的质检表中并签名确认，检验合格的产品方可允许外协单位进行包装。
第三十五条与外协单位确认的生产进度情况有改变时，应将有关信息及时反馈给外协部经理，由外协部经理与工程技术部进行协调。若不能满足客户要求时间供货，外协部经理应立即会同工程技术部相关人员、业务人员与客户协调处理。
第三十六条外协加工产品加工完成后，由外协部外协质检员确认外协加工单位的装箱清单，办理入库手续，包装箱上必须有唛头的标识。
第三十七条外协加工前预知供方不能完全满足要求的，如需回厂进行二次处理时，工程技术部应在加工前明确（工程技术部下单时应在《生产通知单》上注明）。
第三十八条外协加工的不合格品，按《不合格品控制程序》与相关规定处理。
第十一章附则
第三十九条本制度自2008年8月1日起执行。
第四十条本制度由财务管理中心负责解释和修订。
附：
外协生产结算汇总表
外协加工合同
外协厂家评估得分表
合格供方名录
