第三部分 应用文写作实用知识
下面，着重讲一讲与我们日常工作相关的应用文写作一些规矩、规范，并结合多年工作实践，讲一讲应用文写作的注意事项，希望对大家今后的工作能够有用。不对的地方，请大家批评指正。
一、当前公文行文中存在的主要问题
当前，我们的公文行文中存在的问题可以说是五花八门。有的是行文格式不规范，有的是行文不严谨，有的是随心所欲、太随意，有的是前后不
一、自相矛盾，有的选用主题词文不对题等等。造成这种现象的原因是多方面的，有的可能是不太懂，有的可能是不太重视，有的可能是不太用心。对讲到的反面案例，请大家对号入座。
公文是否合乎规矩，关系着企业的形象。
撰写公文是企业管理岗位人员的一项基本功。没有规矩不能成方圆。从公文格式、行文规则、公文写作、发文办理、收文管理、公文归档到公文管理，每一个环节都有一定的规范、讲究。
公文主要体现：规规矩矩，严肃严谨，约定俗成。 公文的内容可以开拓创新，应该有新意，但公文的格局不需要创新。
因此，今天我们主要探讨的是：公文格式、行文规则和公文写作的一些实用常识。
二、公文的作用
1.有上传下达、互通情况的作用。 2.有工作依据和凭证的作用。 3.有宣传教育的作用。 4.有规定人们行为的规范作用。
三、公文的格式 1．公文格式的组成 公文格式的组成要素包括： （1）发文机关标识（版头、红头） （2）公文份数序号 （3）密级 （4）发文字号
（5）签发人（主要用于请示） （6）标题
（7）主送机关（内发可省略） (8）正文 （9）附件
（10）发文机关署名 （11）成文日期 （12）印章
（13）附注（此件发至 XX级） （14）主题词 （15）抄送单位
（16）印刷机关和印刷时间
2 印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。
2．发文字号
编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。 注意事项：
年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。
3．公文标题
标准式：发文机关+发文事由+文种
凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。
特殊形式：
（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》
（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。
注意事项：
一是公文标题中不应有标点符号。
二是标题中的术语、数字、年份等不应分开标识。 4．成文日期
成文日期确定原则：
（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的，以签发日期为准。
（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 （4）法规性文件以文件批准日期为准。
3 （5）一般信函、电文以实际发出日期为准。 成文日期必须写年月日，且要用汉字。 注意事项：
年、月、日标识齐全，规定“零”要写成“O”，年月日用汉字中的数字，如“
一、
二、
三、
四、五……十”标识。
5．主题词
《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。
（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。
标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《首钢京唐公司关于开展安全生产月活动的通知》，先标类别词“安全”，再标反映公文内容的类属词“活动”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。
（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。
（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。 （4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。
注意事项：
注意准确、恰当，切忌选词不当，词不达意，应依据《国务院公文主题词表》进行选择标识。
4 一般每个词组由2-5个字组成，每个公文由2-5个词组标识。
6．用印
一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。
国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
7.其他
(1)取消“(此页无正文)”。(此页无正文)是过去在公文印制中遇到正文结束但后面没有空白地方加盖公文印章和填写成文时间，公文印章和成文时间要延序到下一页纸上，针对这种特殊情况而采取的一种处理措施,但这一措施不严密。为此，公文标准中取消了“(此页无正文)”而采取根据上页正文下空白的大小用缩小或扩大行距、扩大字距的办法来保证公文生效这页纸上有正文内容。
(2)公文格式模板化。目前，很多单位已经实行办公自动化，公文格式已经模板化，从公文起草到审批、用印，已全部在OA系统实施，越来越规范。
四、撰写公文的主要步骤 1.明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
5 （1）文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式，需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
（2）根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。
（3）明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
（4）明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
2.收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起 6 草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
3.拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
7 拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
4.落笔起草，拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
（1）要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
（2）要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
5.反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
（1）关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
8 （2）关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
（3）关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
（4）关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
（5）关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
五、起草公文的注意事项
完成一篇文字材料，需要精心、细心、用心。 1.不可层次过多。
层次过多，给人以“云山雾罩”的感觉。正文序号一般最多不能超过四个层次：
第一层标题为黑体，样式为“
一、
二、三…” 第二层标题为楷体，样式为“
（一）
（二）
（三）…” 第三层标题为仿宋加粗，样式为“1.2.3.…” 第四层标题为宋体不加粗，样式为“（1）（2）（3）…” 2.字体、字号的选择 一般情况下：
文章标题为标宋小2号
段落标题为黑体3号 正文为仿宋3号
9 3.公文装订
公文应左侧双钉、均匀装订。
采用单钉时，应在左侧上方45度斜角装订（一般仅限于汇报材料或领导讲话等非正式公文材料装订）。
4.反复研读。
写出来的东西一定要读上几遍，反复修改。修改的功夫不亚于起草。特别是汇总材料，如，生产技术部外出考察的调研报告，经常要把几个人分别起草的东西汇总在一起，需要主笔人要做到前后一致，文风一致，上下贯通，避免出现前后矛盾、前言不搭后语的现象。
5.逐级把关。
请相关专业和领导把关。但不要过份依赖领导把关，自己起草的文章还要自己负责。所谓“文责自负”就是这个道理。
涉及法律方面和经济往来方面的公文，最好要请法律顾问和财务方面的专业人员进行把关。
6.应用文写作是企业管理人员的基本功。
应用文写作贵在严谨，重在细节。时间、日期要准确无误，单位名称、人名要准确无误。特别是一些制度性文件、汇报材料代表着一个单位的形象，代表着一起草者的基本素质。所谓“文如其人”就是这个道理。要给人以享受的感觉。
7.不要过份依赖网络。
一定要结合实际。特别是从“模板”、网络下载以及参考了过去的行文，切忌脱离实际。要动脑筋，深入实际，做 10 到具有可操作性。
8.要有独挡一面的责任感。
要做到字词规范、标点正确、文风朴实，没有什么取巧的方法，只有靠平时多看、多写、多留心、多查阅、多积累，尤其是要多增加一份责任心。千万不能有对付、应付、凑合的心态。把每次应用文写作当做对自己的一次锻炼机会。对付一次，造成恶劣影响，有可能让自己不舒服一个月、一年，甚至需要经过十次以上才能扭转人们对你的印象。
9.公文的撰写和修改必须及时、迅速，不要拖拉、积压。
六、请示与报告的区别、联系 请示与报告的区别
1.请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。
2.请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。
3.请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时 11 间性要求强，报告时间性要求一般较差。
4.批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理，不能“先斩后奏”；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。
5、请示最忌讳的是多头请示和越级请示。如果多头请示，上级机关、上级领导之间意见不一，左右为难，难以执行，容易误事。报告则不同，可同时报告有关领导。
6、重要的请示事项，应事前与上级主管部门或主管领导进行沟通(俗称打招呼)。报告则不用。
请示与报告的联系
请示与报告虽然文种不同，但两者之间仍有某些相同这处。
1.主送单位相同。请示、报告的主送单位都是上级机关。因此，两者都是上行文，都是下级机关向上级机关呈送的报请性公文。
2.行文手法相同。请示、报告都是用具体的事实和确凿的数据行文，禁言过其实，弄虚作假，混淆上级机关视听。
3.表达方式相同。请示、报告都要求把有关事实叙述得清楚明白，这种叙述并非记流水帐式的罗列材料，而是对有关事实进行系统的归纳和概括。
4.用语要求相同。请示、报告都是处理问题、指导工作的依据，使用语言时都要求通俗易懂，一目了然。
七、各种文字材料怎么写？
1.写什么？心里要明白，思路要明确，来龙去脉要清楚， 12 也就是说大方向要心中有数。方向不明，累死也无功。
2.怎么写？从哪几个方面入手。事先要有思路，不能写到哪儿算哪儿。阐述的东西不要过多，要用事实说话。
3.目的性要明确。特别是外出调研考察时，要做好精心准备(调研提纲)，做到有备而来。
4.表述的内容要做到三点：一是不能内行人看不明白，外行人更听不明白。应该让内行人看了认为不外行，外行人听了能明白(通俗易懂）；二是重点要突出，不能眉睫毛胡子一把抓；三是简明扼要，要归纳、总结、提炼，尽可能用量化的数据说话、用突出的事例说话。
5.没有经过消化的东西不会转化为自己的东西。眼下，我们经常需要从网上下载一些文章资料，的确是搜集资料的一条捷径。有的人直接就用在自己的文章当中了，往往照搬照抄，依赖网络，不会创新、再造，以致于出现“夹生”，但缺乏消化、缺乏转化。特别是书本以外的东西，要学会体会感悟，学以致用 有所用，有所启发。
6.论点与论据不能相互矛盾。也就是说，不能出现观点与实例相违背的状况。
7.词章必须准确、严密、鲜明、生动。
条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
文字要精炼，篇幅要简短。
遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
13 论理要合乎逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。
造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。
增强公文的可读性和影响力。要有受文者感兴趣的“兴奋点”，有能够吸引他们的内容，有生动活泼的表现形式，摈弃和抵制“假话”、“大话”、“空话”、“套话”等不正确的文风。
8.正确使用标点符号、顺序号和选用主题词。
八、专业工作总结怎么写？
我们经常要遇到月度、季度、年度或者专项工作总结。总结就是盘点、就是梳理我们所完成某一阶段、某一项工作任务经验教训，对今后工作起到引导作用。
总结一般包括：工作回顾、存在问题、下步工作目标及重点工作安排。
总体要求：开门见山，充分体现回顾性、经验性和典型性的特点。
(一)工作回顾一般应注意做到以下几点: 1.亮点要突出。按照工作要求，有针对性的对一个阶段工作进行回顾总结，在此基础上完成总结报告，全面、客观地反映这个阶段的工作状况，内容要翔实，数据要准确。要体现创新精神，体现强化管理的新思路、新方法、新收获和新感悟。
14 2.重点要突出。围绕工作的难点、重点，创造性、开拓性开展工作情况。
3.问题要突出。紧紧围绕中心工作，查找自身存在的问题和差距以及工作中遇到的新情况、新问题，为制定下一步重点工作安排明确突破口、选准切入点。
4.成绩要讲够，问题要点透。总结要条理清晰，言之有物，分析透彻。要用数据说话，用事例说话，切忌内容空泛。
(二)关于重点工作安排应注意: 做好下一步重点工作安排的总体要求是：标准要高，安排要细，措施要实。
1.思路要明确。各单位要在回顾总结的基础上再领悟、再思考、再提高，经过系统思考，做出下一步的工作安排。结合生产经营工作的重点、难点和薄弱环节，打破常规，力求务实、可操作，对本专业、本单位的工作要有前瞻性思路和建设性安排。
2.目标要明确。重点工作安排既要提高站位，又要切合实际；目标定位要在可能达到的最高标准、经过努力能够实现的基础之上，切忌降低标准、放松要求。
3.措施要明确。要站在全局的高度，对公司层面上的工作提出建议性意见，并提出完成重点工作的具体措施。
九、调研的方法、注意事项与调研报告的写作要求 (一)、调研的主要方法
调研可以采纳的方法很多，经常使用的方法主要有：
15 1．实地考察法。可以到同行业、基层单位等进行实地考察，获取第一感观印象和第一手材料。
2．民调法。可分层次召开座谈会，听取各方面对某一问题的意见建议。
3．访谈法。可以采用小型访谈会、上门个别访谈、电话访谈、QQ群访谈等多种方法。
4.问卷法。通过问卷调查、网络征集等形式，征集群众对某一特定范围问题的意见建议，经过梳理汇总后向有关领导和部门反馈，加以解决。
(二)、调研的注意事项
调研要坚持实践原则，要发现和解决实际问题；调研要坚持群众路线，多听群众意见，注意调查的覆盖面以及调查结果的群众认可度。同时，还要认真设计选题和内容，特别要注意选择影响本单位发展的关键问题，体制机制方面存在的突出问题；职工反映强烈的热点难点问题等。
调研报告一定要以事实为依据进行调查研究。 (三)、调查报告的文体格式
调查报告一般由标题和正文两部分组成。 1．标题。标题可以有两种写法。
一种是规范化的标题，即“发文主题”加“文种”，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”等。
16 另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。作为公文，最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。
2．正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。 （1）前言。有几种写法：
第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；
第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；
第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。
（2）主体。这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、作法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。
（3）结尾。结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。
十、撰写会议纪要的注意事项
《会议纪要》属综合性文种，即可上报，又可下发，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。
17 适用范围：只与会议有关，用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
注意事项：
例行会议或专题会、重点工作会议后，我们要整理《会议纪要》。所谓整理，就是要进行归整，进行梳理、条理。千万不要写成“流水帐”式的《会议纪要》。
1.《会议纪要》不同于“会议记录”。虽然都要求如实地反映会议活动的情况和结果，但“会议记录”无论是详记还是简记、摘要，都是原始记录，与会者怎么说就怎么记，不能人为增减。《会议纪要》则是在“会议记录”的基础上，通过执笔人(依据会议宗旨)的分析综合，去芜取精，按一定的逻辑顺序加工而成，一般来说已形成文章。
2.《会议纪要》不同于“会议决议”。虽然都能反映会议议决事项,但决议通常只反映多数人的一致意见和观点,有人有不同意见,在决议里一般不反映。《会议纪要》则要求将会议上有代表性的各种观点和意见，都一一如实反映出来。
3.《会议纪要》不同于“会议简报”。虽然都是反映会议情况的，但“会议简报”只反映会议某个阶段或某个方面的情况，《会议纪要》则要全面系统地反映会议情况和会议精神。“会议简报”可以定期不定期编发，《会议纪要》则一次会议一般只能产生一份。
