行政前台工作职责及工作流程
一、日常接待
1．对来访人员，要用礼貌用语说：“您好，请有有什么事情吗”？了解基本情况后，请来访者到接待室稍坐，及时帮助其联系要找的人。
2．负责公司电话总机的接线工作。拿起电话要说：“喂，您好，康辰公司”对来往电话声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语； 对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报领导处理；具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。
3．接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作。
4.面试人员：请面试人员出示应聘简历，并带领其前往会议室等待，通知程助或相关部门领导进行面试。
5.接待频繁往来的相关人员：
a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均在前台进行领取或寄发，每一份发件或寄件均要做好登记
工作。对于发件，在信件到达公司后要做好笔记登记，登记内容包括：快递公司姓名，邮件编号，寄件地址，寄件人姓名，收件人姓名。在公司同事来领取快件时要在登记薄的最后一项即领取人签字处确认签字，以避免快件丢失！对于寄件，在接到快件时要将相关内容分类登记到电脑中，内容包括：日期，快快件编号，寄件人姓名，发往地，收件人姓名，联系电话，邮编等。此表格作为月末对账的凭证。
b) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片
上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写日常费用报销单提交程助，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、日常事务
1.保证行政电子设备的正常使用，包括：传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问
题；
2.名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，，并提供名片相关信息，确认有人事领导，部门负责人以及程助签字确认。信息统一确认后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人，并由领取人签字确认；
3.每天定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中；
4.公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用；
5.收发公司传真、复印、熟习前台电话公司各分机号码。
6.每天下午1点半开始统计前一天的考勤情况，根据考勤明细及相关单据认真核对考勤，确保准确无误。
日考勤统计结束后打印两份，请制表人及人事部确认签字后各留一份保存。每月初一至三号统计月考勤，做到准确无误。并交予人事部。
7.协助程助组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事
宜。
三、接待工作
1.接待前准备工作
a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备；
b) 会议室桌椅布置： 在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位；
c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶；接待贵客时，应提前准备必要
的水果及点心供开会人员食用；
d) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房；
e) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系酒店预订房间，预订成功后向程助汇报
确认。
2.会议中服务工作
a) 为开会人员添加茶水；
b) 按照领导要求提供会议支持；
a) 未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用；
四、日常费用报销
1.快递费用统计：月初由快递公司发送账单至前台邮箱，收到账单后与每日登记的明细相对应计算出费用金额，确认无误后与快递公司沟通让其开具发票。与此同时把每日登记明细按各部门分类，对于部门间金额差异较大的，要求此部门写书面说明。确认无误后交予行政助理审核确认后再交予程助审批。
2.桌花费用统计：桌花分为80公分，1米，1.2米，1.5米四种，桌花费用一般是三次一结算，根据桌花订制人登记的表格与其金额相对应，确认无误后交予行政助理审核确认后再交予程助审批。
3.饮用水费用登记：饮用水费用是两个月结清一次，对照前台用水登记表及送水公司的登记卡片，双方确认无误后让其开具发片，交予行政助理审核确认后再交予程助审批。
4.名片制作费用统计：名片费用为两个月一结清，每盒名片印刷完成后，领用人都会做领取登记，根据领取登记表与其印刷公司的账单相互对应，确认无误后填写日常费用报销单，交予行政助理审核确认后再交予程助审批。
5.票款费用统计：前台负责查询订购飞机票、火车票，及时结清四位总裁专户（董事长、刘总、强总、程助）票款，其他员工自行结算费用。
行政前台工作流程
1.行政前台的工作时间分为：早班8:30分—晚17:10分，午休时间为11:30分—12:30分。
晚班9：30分—晚18:10分，午休时间为12:30分—13:30分。
2． 早班到岗后打开将两个显示屏打开，无特殊情况下一般都放映（使命精神），如遇特殊情况必须有程助的批示方可放映。之后放歌曲，一天放映歌曲的时间段为早上8:30分—8:55分，中午12:30分—13:25分，下午17:40分—18:00分。歌曲的选择一般为轻快一些的，不能放映摇滚类歌曲。早晨的8:30—9:00需要站立服务，每位员工在进入公司时前台人员要主动打招问好：“早上好！”.
3.一般情况下在9：00—10：00间快递会比较多，签发事宜请参照日常接待当中的第5点。由于前台工作比较繁琐，很多突发事件需要随机应变。这就要求行政前台要头脑清楚，反应敏捷，对于突发事件要有准确的判断及处理能力。
4.每天接听的电话分为内线电话与外线电话，对于内线电话的使用用语为“您好，前台！”对于外线电话的接听及礼貌用语请参照日常用语中的第2条。
5.前台工作一般比较繁琐，除工作职责外都是一些突发事件的处理，要求行政前台头脑清楚，反应敏捷。
6.晚班下班前要关好两个显示屏，电脑及办公区域的所有窗户。并察看加班人数，按其人数多少摆放零食。离开公司前切断前台区域所有电源，并关好公司大门。在摆放零食及检查窗户时要将办公大门关好。
