合强智能办公系统是合强公司依据多年开发办公自动化软件的经验，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，基于IBM公司Lotus Domino群件平台，并利用Java技术和组件技术，采用三层架构开发的办公自动化系统。产品适用于党政机关、公众事业单位和大中型企业的办公自动化系统建设，可以帮助用户单位快速建立起一个弹性、灵活、安全、可靠的电子化协同办公与知识管理环境。该产品历经众多用户单位的实际应用和合强公司的不断改进，是一个逻辑严密、细节完善的成熟办公自动化系统。
系统组成
1、工作流转
◇ 公文处理
实现公文处理的电子化和自动化，提高公文处理的效率。收文处理流程实现对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等处理。发文处理流程实现对发文的拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等处理。
文件修改痕迹保留。系统集成Word和WPS作为文件编辑工具，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。
提供文件自动编顺序号、公文登记簿和红头文件套打等功能。
◇ 日常审批
单位中各项日常审批工作（如：请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等）均可定义成流程，通过网上进行流转办理，办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。
◇ 流转监控
相关领导可以实时监控各项工作的进展情况，并可以进行催办和特送。
◇ 表单和流程自定义
可根据本单位的实际办公需要自定义办公表单格式和处理流程。
2、文件管理
◇ 可以根据需要设置文件库
用户单位可以根据实际需要设置文件库，文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。
◇ 文件库中提供多重访问权限控制
文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。
文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。
文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。
用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限，确保单位中的文件按权限进行管理和访问。
◇ 文件格式自定义
文件格式可以自定义，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的附件。
3、信息发布
◇ 电子公告
可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
◇ 在线新闻
在线新闻用于单位内外部新闻的发布，发布人由系统管理员设置，近期新闻同时在主界面的左下角滚动显示。
◇ 电子论坛 为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
4、内部通讯
◇ 电子邮件
邮件系统为每一个办公用户提供了一个标准邮箱，可用于收发内部邮件，也可用于收发外部邮件。
◇ 在线短信
可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
◇ 手机短信
可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中，确保重要事件的及时通知。
5、档案管理
◇ 实现文档管理的一体化
档案管理系统对单位中的各类文件进行统一管理。文件流转处理完毕归档到相应的文件库中，文件库中的文件还将定期归档到档案管理系统中。归档到档案管理系统中的文件由档案管理员进行整理和管理，使用人员可以查询档案目录和提交借阅申请单，借阅申请单经过档案管理员确认后，借阅者就可以在办公系统中直接阅览所借的电子档案。
◇ 符合国家档案管理规范
档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准，支持文书档案归档新规则。实现对电子档案和实物档案的全面管理，功能涵盖档案业务处理的全过程，包括档案收集、整理、编目、组卷、立卷、保管、销毁、统计、保存价值鉴定、检索、编研、开发利用等工作。系统支持手工组卷，辅助组卷、自动组卷，并可实现案卷文件调整、排序、分卷、合卷等功能, 对已有的案卷号、件号等各种档案管理序号可以自主修改和重新排序，对重号、错号自动校验，系统还可以打印出档案管理所需的各种目录。
6、辅助办公
◇ 会议管理
提供会议室安排、会议计划和会议纪要管理等功能。
◇ 日程安排
提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。
◇ 活动安排
提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。
◇ 电子刊物
实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
◇ 资源管理
提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。
◇ 物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。
◇ 车辆管理
提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。
◇ 图书管理
提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。
◇ 人事管理
提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。
◇ 信息采编
提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。
7、系统定制
◇ 组织机构
设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
◇ 表单定制
系统管理员可以根据单位业务需要自定义表单。表单定制功能强大，能够支持实际业务中各种表单格式的定义。
◇ 流程定制
系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位业务需要的各项工作流程，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括：流程定义、环节定义和流向定义三个步骤：
[流程定义]： 对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。
[环节定义]：对流程中各个办理环节的名称、办理人员和办理权限等进行定义。办理人员：可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：◎允许编辑文档 ◎允许填写意见 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程 ◎允许退回 ◎允许分发文档 ◎允许打印文档等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的文档域；还可设定：新工作到达时在线短信提示和不在线时手机短信通知。
[流向定义]：对流程中各个环节的流向进行定义，可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型流程处理的需要。
自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。
◇ 字典库
对常用的数据字典、办公用语、流水号和打印模板等进行定义和维护。
8、系统维护
系统维护中提供了安装系统、升级系统和刷新权限的工具，还可以在此查看流转日志。
9、配套产品
◇ 用户身份锁
对“用户名+口令”系统登录方式的一种补充，提供办公系统登录时进行二次身份认证的安全保障措施，确保重要用户身份安全。
◇ 电子签章
电子签章由签章功能组件、印章管理模块和印章钥匙盘组成，经授权的用户可以在文档中加入印章或个人手写签名。支持单签、多签、会签等多种签名方式。
