备用金管理规定
1.目的
为规范公司备用金管理，专款专用，提高资金利用效率，加强对备用金业务的管理，有效控制资金占用，特制定本办法。 2.
定义
备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项仅用于支付与公司业务相关的事项。 3.原则
3.1坚持预算管理原则。备用金的申报和借支必须在预算的范围内，没有列作预算的备用金不得借支。
3.2专款专用原则。借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。
3.3时效性管理原则。定额备用金的时效为一年，临时备用金时效为一个月。
3.4权责对等，责任连带原则。部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人，第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。 4．职责
4.1人事行政部根据各部门每月申报预算情况，以及每月实际发生费用情况进行分析，负责编制公司月度备用金预算，报会所负责人审批，审批后由人事行政部进行预算控制；
4.2人事行政部将于每月底的预算与实际费用进行对比分析，并对备用金情况提出考评意见，经人事行政部负责人审批后，最后上报会所负责人。5.审批流程及授权5.1借支人应如实、规范填写备用金申请单
5.借款流程
5.1借款时，借支人应按要求填写备用金借款申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）。备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。 5.2对于未按要求填写的备用金申请单，人事行政部有权不予受理，由此产生的责任由借支款人负责。
5.3借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到人事行政部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。
5.4备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视为代办人借支的备用金，由此产生的责任由代办人负责。 5.5对于申请备用金金额的授权限定，备用金金额在200元以下的情况，需审批流程签到 ，超过备用金200元的情况，需签到会所负责人。若填写不符规定，人事行政部有权不予支款。6.备用金申请流程。 6.审批注意事项
6.1员工借用备用金时，应先到人事行政部索取公司专用借款单据，
按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人核实审签、人事行政部（人事行政部审核借款单填写格式及签字内容，并核对其是否有预算资金，并根据实际发生情况做出合理分析后报人事行政部负责人）、会所负责人签字批准后，最后到人事行政部办理付款手续。
即：备用金的审批流程为：经办人部门负责人人事行政部会所负责人人事行政部领取；
6.2审批流程中人事行政部主要负责审核各项费用的用途及标准，同时负责审核各项费用报销票据及相关费用预算科目。7.审批注意事项 6.3原则上各部门不得超备用金申请的额度费用，如确需超标使用时，须由借支人提交书面申请报相关领导审批，并交人事行政部进行合理性分析，报会所负责人审批，审批后方可按新的预算或额度使用。 6.4公司员工调离、辞退或辞职时，如有借款必须到人事行政部办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续擅自离职的员工，公司将不予办理有关手续，并从该员工工资里扣除。
6.5借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报相关领导审批。流程：借支人→部门负责人→人事行政部→会所负责人。
6.6若公款丢失，由本人承担。
6.7借支人应根据实际需要申请备用金，不得以任何名义挪用或占用公司资金。
6.8人事行政部每月末需对备用金台账进行核对盘点，及时督促借款人冲账和还款。借支人应按时归还所借备用金。借用备用金人员应在规定期限内及时冲账和还款(剩余现金或发票)，超出规定期限15日不核销者，人事行政部除在工资中扣除借用金额外，可按每日0.3‰的比例扣罚滞纳金。备用金实行前款不清，后款不借的管理办法。 7.费用统计
人事行政部需在每年年底结帐后对各部门备用金使用情况进行统计，核对各部门费用与预算科目对应情况，并将统计审核结果送达人事行政部，人事行政部根据相应预算标准提出考评意见后报总经理。 8.本规定自批准之日起执行。由人事行政部负责解释。 9.附表
《备用金使用月报表》 《备用金延期情况说明》 《借款单》 （以下无正文）
