河北亚正光电科技有限公司
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备用金借款管理规定
2012-01-15
一、
目的
明确备用金用途，规范备用金的领用及清偿，加强资金管理，保证公司资金的有效运用，特制定本规定。
二、适用范围
因工作需要频繁使用现金的员工。
三、备用金的定义和分类
备用金是为保证日常零星支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金两种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。
四、定额备用金管理规定
1、定额备用金适用人员及额度
1) 定额备用金的适用人员由部门申请，总经理决定；
2、定额备用金申请程序
1) 部门经理就其借支事由的真实性、必要性进行初审；
2) 财务部经理对借支合理性进行复审，对借支款进行总体监督，并根据前期现金使用做出分析，按现金管理制度做出是非判断。
3) 超出规定范围，必须报总经理审批。
3、定额备用金管理
1) 根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围半年审定一次；
2) 定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人；
3) 定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；
4) 定额备用金必须借款时间最长不超过一年，每一年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续，每年清理时间为12月31日。
5) 因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两
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6) 财务部必须于每年年末对其他应收款-备用金科目进行对帐请借款人签字确认。
五、临时备用金管理规定
1、临时备用金范围
1) 因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；
2) 理赔等事故性质借支；
3) 押金等性质借支；
4) 因生活困难而暂支款； 5) 其他经批准的暂支款。
2、临时备用金支付方式包括： 现金、支票、其他银行结算方式
3、临时备用金申请程序
1) 个人提出申请，填写《领款单》，必须真实详细的注明借支事由、金额、归还时间，出差性质的必须注明出差事由、地点；
2) 部门经理就其借支事由的真实性、必要性进行审核；
3) 财务部对借支合理性进行复审，对借支款进行总体监督，并根据前期现金使用作出分析，按现金管理制度做出是非判断。
4)出纳对审批手续和前期借款清查审核 □ 未转正员工控制借支；
□ 经常性违反结算纪律的员工控制借支； □ 根据事由控制借支金额的标准；
□ 其他财务要求。
5) 超过规定金额（5000元及以上）必须报总经理审批。
6) 借支范围内后两种非业务需要借支不分金额大小，均须报总经理审批。
4、临时备用金管理
1) 以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《付款凭单》上注明票据号码；
2) 理赔、押金等性质借支，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；
3) 具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；
4) 部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；
5) 以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。 6) 生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；
7) 财务部为临时备用金的管理部门；出纳必须于每月5号前清理临时性个人备用金借款。 不按时归还的，财务部将向人事部提供名单和欠款金额，从其工资中扣除。
8) 各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门有义务及时通知财务部门清帐，否则造成的损失由相关部门负责。
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六、生效
本规定自2012年1月15日公布起开始执行，财务部拥有对该管理规定的解释权。
七、批准
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财务部经理
河北亚正光电科技有限公司 总经理
韩辉
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