【采购合同管理制度】采购管理制度
一、实行统一采购物资的范围
本厂所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括：
1、生产所用原材料、辅助材料(含直接材料、间接材料、消耗品);
2、机器、设备、工具(含零配件、量具、检验仪器、模具等);
3、办公事务用品及文具用品、表单印制。
二、相关部门的工作职责
1、销售部门的工作职责
(1)根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
(2)根据产品销售趋势，拟订材料采购价格要求。
2、生产技术部门的工作职责
(1)根据本厂产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。
(2)根据生产计划，编制材料需求清单。
(3)根据本厂产品销售趋势、生产加工能力，为降低采购成本，减少采购费用，会同销售、供应、仓储、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。
3、供应部门的工作职责
(1)向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。
(2)对经总经理审批确认的供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。
(3)根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制材料请购单，报经总经理批准后组织采购。
(4)采购物资运抵本厂后，根据本厂内部控制的流程规定，签发入库单或待检验物资入库单，交本厂有关部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。
(5)对现款采购的材料物资，付款时审核供货厂商的结算凭证、本厂的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。
(6)对赊购物资在本厂规定的挂帐结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。
4、财务部门的工作职责
(1)设置供应商、委托加工厂商资料档案，做好采购合同备案管理工作。
(2)认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。
(3)对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给本厂造成经济损失。
(4)设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。
(5)做好与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。
5、质检部门的工作职责
(1)根据供货厂商的信誉度，分别采取抽检或全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在入库单上签证确认。
(2)凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。
6、仓储部门的工作职责
(1)凡购进的各种材料、委托加工收回的工件等物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。
(2)对赊购采购的物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损失。
7、其他部门的工作职责
其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事会审批后，交供应部门办理采购事务。
三、采购作业操作规程
(一)基本规定
1、本公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
2、供应部门应根据销售部门下达的销售订单计划结合库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要编制采购计划，报总经理(或其授权人员)批准后执行。
3、供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4、采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《入库单》或《代保管送检入库单》，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库。
5、除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。赊购入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的《代保管送检入库单》不得作为结算付款的凭证。
6、入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。
对于同一型号、多家供货商的入库物资，必须要求供货商标上辨认标志，否则将视为不合格产品令其退货。
7、对以赊销方式购入的物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”的方式，在公司规定的挂账日，供货方须提交的本厂出具的《代保管送检入库单》、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开《挂帐结算单》，报财会部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。
8、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方开具发票，收回《挂帐结算单》，并在扣除本期付款金额后重新填开《挂帐结算单》，经财会部门审核后，交由供货方收执。
9、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。。
10、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。
11、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不起的付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。
12、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。
