采购管理制度篇
一、人员管理制度
（一）、岗位设置
1、中级管理层：销售内勤主管
2、执行层：采购员。
（二）、职级和权限
1、主管：分A级、B级、C级共三级；直接上级总经理，直接下级采购员。
2、采购员：分A级、B级、C级共三级。
（三）、人员聘用管理
1、聘用原则
各级人员的招聘、使用，须严格按照公司“有德乃大，有才乃强”的企业人才理念，遵循“任人唯贤、用人唯能”的原则。
2、聘用权责
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（1）业务主管及以上岗职人员由公司人力资源处统一招聘，业务员（导购员）可由营销中心直接招聘（或委托行政人力资源处招聘）；
（2）部门经理对分管经理的任职资格、聘用的真实性负领导责任；
（3）分管经理对所属业务主管的任职资格、聘用的真实性负领导责任；
（4）业务主管对业务员、专销员、导购员的任职资格、聘用的真实性负领导责任；
（5）所有销售人员必须按人力资源管理规定和工作程序办理聘用手续，经部门经理和人力资源负责人签批后方可进入公司人员编制中，否则一律不予核发薪酬。
3、聘用否决对象
（1）有犯罪史或经查实有劣行者；
（2）年龄未满18周岁者；
（3）证件不全或所提证件为虚假者；
（4）被公司开除辞退者；
（5）患有传染病史者；
（四）、人员调动规定
1） 为了提升市场的整体盈利能力，拓展优秀人才的发展空间，公司将根据个人的能力和工作表现，对员工岗位提出调动。
2） 岗位进行交流调整人员，任何人都不得借故推诿；并与新任人员作好市场交接工作；不服从岗位交流，公司将不在另外安排其他岗位，直接予以辞退；
3） 针对在市场交接过程中,对部分潜在问题(特别是涉及到经济问题)短时期内难以发现,但后期出现且经办人不了解全部过程的现象,公司总部本着维护公司利益和不影响市场的原则,为了明确责任人,要求新任人员上任后两个月内对前任人员遗留的问题如实汇报至营销中心和总公司，责任落实到前任负责人；否则,两个月后反映的问题均由现任采购人员承担。
（五）、人员辞职流程
（1）、计划辞职的员工应提前一个月向上级直属主管提出辞职报告，经主管经理审核、营销中心经理批准后，按公司要求办理好移交手续方可离开；否则，将扣除剩余工资，并取消费用补贴及各项市场报支。
（2）、主管经理必须在辞职人员离岗后的第二天报公司总部，否则，因此造成公司总部将工资误发或造成的经济损失，将由主管经理承担20%，营销中心经理承担80%。同时分别交纳快乐基金5元。
（3）、凡新员工在市场试用期一个月内，因本人原因提出辞职的，在具体办理手续时，按以下规定执行：
A、往返市场的差旅费不报；
B、试用期间的餐补、通讯、交通补贴按实际工作天数计发；
C、工资按试用期间实际工作天数计发；
（六）、人员开除管理和工作流程
1、违反以下规定，公司将予以开除：
（1）差旅费、市场费用弄虚作假、虚报、冒报、多报，金额达100元以上公司坚决予以开除；
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5（2）申请的各项市场费用故意，弄虚作假，公司将给予开除；
（3）兼职其它工作，一旦发现，公司将坚决予以开除；
（4）营私舞弊,挪用公款,收受贿赂;
（5）盗窃公司财物,滥用或蓄意破坏公司财产;
（6）工作中严重过失、玩忽职守，给公司造成较大损失；
（7）违反公司规章制度，屡教不改；
（8）严重违法乱纪受刑事处分；
（9）在公司内从事破坏活动，窥探公司业务秘密或泄漏任何不利于公司的机密消息；
（10）对上司、同事进行暴力攻击及人身侵犯；
（11）根据《末位淘汰制》进入考虑淘汰之列，综合考核后，因工作能力已无法胜任该岗位，予以辞退，
2、被开除者必须按公司要求立即办理好移交手续方可离开公司；否则，将扣除剩余工资，并取消差旅费及各项市场费用报支。
3、凡新员工在市场试用一个月内，被公司开除的员工，在具体办理手续时，按规定执行：
(1)、往返市场的差旅费不报；
(2)、被开除当月餐补、通讯、交通补贴不予发放；
(3)、被开除当月基本工资不予发放；
二、相关财务制度
（一）、借款
1、凡采购人员需借款应填写《现金借支单》并注明借款事由，经公司领导批准后方可借款。
2、每月由财务根据员工的借款情况从工资中扣还，到年终若未全部返还的，在年终全部结清。
（二）、公关费用
采购人员为解决工作中所出现的问题（失职或违规违纪者除外）或接待供应商需要使用各项客情费用时，必须向部门主管申报并经总经理书面或电话批准同意。否则将不予报支。
（三）、供应商支持费用的申请和报结
1、合同内费用必须严格按合同协定条款或其他相关正式文件要求进行申请和报结；违者按《采购奖惩管理条例》规定条款执行。
2、除合同内费用外，在维护公司其他利益的前提下，采购人员必须尽最大努力获得供应商在费用和其他市场政策方面的支持，并按要求申请和报结；违者按《采购奖惩管理条例》规定条款执行。
（四）、订单处理
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51、采购人员严格按照公司领导签批的采购计划下单，并将供应商对订单的确认复函复印件妥善保存，原件及时传递给财务留存；违者按《采购奖惩管理条例》规定条款执行。
2、采购人员下单后，必须及时准确地将采购计划报财务建账、备案；违者按《采购奖惩管理条例》规定条款执行。
3、手工采购计划和系统采购计划同步进行；发生错误者按《采购奖惩管理条例》规定条款执行。
（五）、到货验收
1、供应商到货后，采购人员会同客服中心仓储人员按照发货单进行验收；验收后及时进行系统录入，将数据和相关休息准确无误的录入到《千方系统》中。
2、及时妥善处理到货数额差异、破损、品相品类不符等相关问题。
（六）、货款支付
采购员应配合计划财务中心按计划准确办理货款支付手续和账目核对。
三．采购管理制度
（一）、采购部门的设置和权限
1、采购部门管辖权属营销中心，负责日常货品的管理和采购；
2、总经理（或总经理授权人）对于重要物品的采购，可直接与供应商或代理商谈判议价，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
（二）、采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依物品使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1、集中计划采购：凡具有共同性的物品，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的物品，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
（三）、采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、物品特性及市场供需，分类制定物品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
（四）、询价、比价、议价
1、采购经办人员接获“临购登记表”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购物品规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
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53、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
6、对于非常规采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
（五）、呈核及核决
1、采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2、采购核决权限：所有采购活动必须经总经理批准方可执行。
（六）、订购
1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2、若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上签注“分批交货”以资识别。
3、采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”签注“暂借款采购”，以资识别。
（七）、进度控制及事务联系
1、采购部门工作分计划、询价、订购、交货四个阶段，采购员应随时控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应以书面报告形式将“异常原因”及“预定完成日期”报呈主管，主管核示后转送请购部门，依请购部门意见和公司领导批示拟订对策处理。
（八）、整理付款
1、仓储管理部门应按照已办妥收货的“手工入库单”，连同“货运单”送采购部门，经与发票核对无误，采购会计部门应于结帐前，查询系统确认信息无误后，办妥付款手续。
2、采购物品须特别检验者，如有另立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
3、短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
4、超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
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