常规性工作
一、日常接待
1) 接待来访者或咨询者
2) 电话接听,并登记来电与去电记录;
3) 面试人员
4) 接待频繁往来的相关人员:1)快递公司2)送水公司
二、办公用品的管理
1) 文具以及清洁用品的购买
2) 领用(现由行政保管)
三、接待工作
1.接待前准备工作
1)会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备
2)订餐:向会议负责人确认是否订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预定房间;
2.会议中服务工作
1) 为开会人员添加茶水;
2) 按照领导要求提供会议支持;
3.会议后完善工作
1) 会议后清理工作,将剩余茶水及茶杯清理干净,保持会议室卫生清洁;
2) 会议后器材的归库,将会议所用器材放回原处;
四、6S管理
1、6S就是指:清理、清洁、整理、整顿、安全、素养;
1)要求所有进出公司人员遵守6S卫生管理;
2)每天两次6S检查,(区域包括前台、通道;灯、空调;会议室;办公区;办公室;仓库;车间;休息区;工衣/工卡;洗手间)
五、行政日常事务
1.保证办公设备的正常使用,包括:网络设备、打印机、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系维护人员解决问题;
2.名片的申请与制作;
3.公司的考勤检查:禁止替代打卡,每天作检查一次;
4.协助部门组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
5.每天巡办公室2---3次,检查办公室所有人员是否在工作状态,禁止上班时间玩QQ、浏览无关网页、看电影等行为;起监督作用;
6.坚持每天组织晨会,每周周计划的收集以及坚持完成情况,填写行政助理日报表,填写OA日志和工作手册,每周六活动分享
7.文件的出具
8.各类申请表的更新和补充
9.每月一次OA日志检查
10.文化墙的更新
11.办公室内部环境的优化
突发情况:
1.OA的修改以及询问
2.面试(与行政有关)
3.协助人事接待求职者
4.读书迷学院的管理