办公室行为规范
一、总则
为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
二、行为规范
1、办公室人员上班时着正装、仪容整洁、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。不允许穿奇装异服，不允许着装太休闲，如穿拖鞋、背心等。女子不能化浓妆。
2、办公室严禁大声喧哗、吵闹，严禁闲聊。禁止使用公司电话打私人电话，接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说，打电话时音量尽量放轻，避免影响他人。打接电话时杜绝使用免提功能。凡因私事打电话单日时间超过半小时，视为请事假，按小时扣除当日工资。
3、公司公用部分由保洁员打扫，个人办公区由个人打扫。注意个人的办公桌干净整洁，洗手间及其他卫生设施，必须特别保持清洁；不得随地乱扔垃圾或者烟头，营造良好和谐的工作环境。
4、行政人员负责接听电话，接发传真和来访接待。当行政人员不在公司或手头有工作时，其它人员有责任协助其完成工作。必须做到上门客人热情接待，来电在三声铃声内接听。
5、上班时不要看报刊、杂志、玩游戏或做其他与工作无关的事情；上班时间玩游戏属于严重违纪行为，一径查实立即开除。
6、离开座位30分钟以上，须将电脑开关关闭，不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天、以及浏览于公司业务或者本人工作无关的网站。
7、不得随意使用其他个人或者部门电脑；不要翻阅他人的文件以及私自拿取别人办公用具。注意个人文件的保管和保密。
8、不能打听他人工资收入、工作内容，也不能到处宣扬个人收入和工作细节，有上述行为者视为严重违纪，公司将予以开除。
三、来宾接待
1、本着热情、周到的原则，认真做好来宾接待工作，给来宾留下良好印象。
2、当客人来访时，行政人员应主动从座位上站起来，礼貌询问来访事由，如有具体业务应引领至相关部门，如探访经理，应先请客人在办公室接待区等候，告知被探访经理，经同意后引领至办公室。如经理无意会见，应委婉谢客，请客人另约时间。注意应始终面带微笑。切忌态度生硬。
3、客人落座后，行政人员应及时为其送上饮料。递送水杯应把水杯把手递向客人，退后一步后再转身退出。
4、客人离开后，行政人员及时收拾接待区。
四、作息制度
1、工作人员必须自觉遵守公司作息时间。禁止迟到早退。到岗（离岗）时间超过规定时间30分钟内，视为迟到（早退），超出30分钟以上视为请事假半天，扣除半日工资。当月累计2次（含两次）不扣工资，第三次扣款10元，第四次扣款20元，以此类推。（考核岗位按考核规定计算）
2、公司作息时间：8:30—11:30,13:30--17:30
3、行政人员提前15分钟上班，下班时检查办公区门窗和水电。行政人员有责任监督考勤情况，及时了解所有员工出勤情况。上班时间员工因公外出要填写出门单。
4、办公室人员请假1天以内，须向直接主管和人事部门请假。请假1天以上，须有书面请假条，总经理批复后方可请假。
5、所有请假的人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。
6、正常工作期间，办公室人员外出要向行政人员告之去向，并保证通信畅通，便于联系。
7、请假人员正常上班后，要及时到人事部门销假。
8、办公室人员延时工作半小时以上即为加班，满20分钟计半小时，满45分钟计1小时。加班时间以调休的形势安排休息，不计加班工资。调休时间年度累计有效，每年3月20日开始重新计算。
8、请事假扣除当日全额工资，请病假必须出具医疗系统开具的证明，当日工资按70%发放。全年累计事假不得超过15天，病假不得超过30天，超出者公司视为旷工，旷工累计超过3天视为自动离职。
9、带薪假：国定假日、婚假5天、丧假3天、生育护理假3天；生育假90天。
五、电话礼仪
1、电话铃：电话铃声响起三声之内，应有人（本人或附近同事）接听电话，以免引起客户或同事失望或不快；
2、
找人时：来电话指名找某人，应迅速把电话转给要找的人；如果不在，应明确告诉对方；如果需要留言，必须作好记录；
3、
接听时：对方说话如果声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方，“对不起，你说话的声音有点小。”
4、
通话时：如果有人进来，不得置之不理，应该点头致意，如果需要与同事讲话，应有礼貌地说：“请您稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈；
5、
中断时：通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因；
6、
打完电话，不要先挂机，应该耐心等待对方挂机后再轻轻放下话筒；不要用力掷话筒。
7、接电话规范用语
（1）接电话均先说：“您好”，并自报公司名称和姓名
（2）、第二人称用“您”。
（3）、询问时，可用：“您贵姓”；“您怎么称呼”；“你是×××单位吗？”（打电话时使用）；“您是哪里？”（接电话时使用）；“请问您的电话号码是？”；“能告诉我您的职务吗？”
(4)、需要对方阐述问题时，可用：“请讲”；“请继续讲”；“请讲得稍慢一点，我做一下记录”；“对不起，请您再重复一遍。”
(5)、遇特殊情况，需暂时中止通话时，可用：
“对不起，我先接另一个电话（或先处理另一件紧急事情），请您稍等（或我过一会儿再给您打电话）。”
(6)、待继续通话时，可用： “对不起，让您久等了。”
(7)、领导布置工作（或交待任务）后，可用：“好，我马上就办”；“听清楚了，我马上报告。”
(8)、通话结束时，可用：
“谢谢您”；“麻烦您”；“再见”。
8、办公室工作人员“六不讲”
(1)、不讲“我不知道”
规范语例：“我再了解一下”，热情、委婉地向对方解释，请对方谅解。
(2)、不讲“我找不到”
规范语例：“我再找一下，等一下回复您”
(3)、不讲“我办不了”
规范语例：“您讲的这件事情（或这项工作），由于××原因，还不能办理（或暂时不能办理），请您谅解。”
(4)、不讲“没有安排我做”
规范语例：“这件事当初是**负责的，我问一下他具体情况”
(5)、不讲“不归我管”
规范语例：“您讲的这个问题应由××负责，您可以找他了解一下具体情况。“
(6)、不讲“已经向您报告过了”
规范语例：再把事情详细报告一遍。
六、文件管理
1、文件的起草要全面、客观；合理使用文种，符合格式要；重点突出，观点鲜明，结构严谨；条理清楚，语言简洁，通俗易懂。
2、文件在送主管审批或签发之前，必须反复校对确保无误。
3、打印、发放文件前必须经相关主管审核后方可印发。
4、凡正式行文应加盖公司公章。使用印章必须报经总经理批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。
5、打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅。
6、文件材料打印、复印保管由行政人员统一管理。注意文件的保密，不得泄露公司文件内容，并及时销毁相关废弃物。
七、印章管理
1、公章、合同章由经理保管，财务用章由财务保管，法人章由总经理保管，人事章由人事主管保管。
2、原则上不得将印章带出公司使用。需要带出使用时，印章保管员必须亲自到现场，不可转托他人保管。
3、对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚
4、印章要注意保养，及时清洗，以确保用印清晰。
