山西大学档案管理办法
------------------ 第一章总则
第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由档案馆集中统一管理。
第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是学校各项工作的组成部分，学校要把档案工作纳入总体发展规划。
第四条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。 第二章机构设置与职责
第五条档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。
第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室是档案馆的分支机构，分室行政上受所在单位管理，业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录，移交永久保存的档案。
第七条档案馆设馆长一名，副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有本科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导，并根据实际需要配备专（兼）职档案人员，负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作计划、规划，收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。
第八条档案馆的主要职责是：
（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；
（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）负责组织全校档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
（八）开展档案学术研究和交流活动；
（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；
（十）管理、维护校史展和姚奠中艺术馆，做好接待工作。
第九条专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。 第三章档案管理
第十一条学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十二条学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：
（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。
（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。
（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行。
（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号执行）。
（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。
（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。
（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。
各类档案归档时间：
（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年4月底前归档。
（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档。
（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由计财处保管3年，期满后于次年6月底前归档。
（五）学生档案，入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档，在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。
各类档案的归档范围和保管期限详见《山西大学档案归档范围和保管期限表》。
第十三条学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案馆负责指导立卷。
第十四条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。
第十五条档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。
第十六条学校与其他单位分工协作完成的项目，档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。
第十七条个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。
第十八条档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。
第十九条档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十条档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十一条凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。
第二十二条涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。
第二十三条档案馆提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经馆长批准。
第二十四条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十五条档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。
第二十六条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第五章条件保障
第二十七条学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。
第二十八条学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
第二十九条学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第六章奖励与处罚
第三十条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：
（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十一条有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第三十二条本办法适应于学校各部门。
第三十三条本办法自发布之日起执行。山大校字[2004]27号《山西大学档案管理办法》同时废止。
第三十四条本办法解释权归档案馆。 二〇〇九年三月五日
