谈学生社团办公室与秘书工作
----王寅
尊敬的各位老师、同学：
大家下午好，我是院学生会副主席、秘书处长王寅，下面将由我对社团办公室及秘书工作进行阐述，我将从四个方面进行讲解，不足之处还望批评指正。
一、日常工作
1、资料管理工作
建立社团资料库是办公室部门的基本职责，负责社团各类文件的归档、整理、立卷工作。
2、会务工作
负责社团内各类会议的会场布置工作，负责与会人员的通知、会议记录、签到等工作。
3、文字工作
负责社团大事记的记录，并负责各部门相关文字材料的书写培训工作，如会议记录、活动大事记、工作计划、工作总结、请假条、会议流程等。
4、协调性工作
协调作用是办公室部门的根本职责，负责协调部门间各项社团工作的组织与开展。活动组织过程中，协助活动主办方召开活动协调会及活动总结会。不定期与其他社团办公室部门召开横向研讨会，加强交流与学习。
二、常用文字材料的格式
（一）活动大事记
突出纪实性、准确性、全面性，明确四要素即“时间、地点、人物、事件”，尽量少的使用修饰性、意义性的语言。通常分为四段进行活动记录，第一段落叙述事件发生时间、地点及活动名称；第二段落叙述出席活动的领导及嘉宾；第三段落叙述活动概要，第四段落进行活动总结，介绍活动获奖情况，同时可提出意见和建议。
（二）请假条
纸张为红字信笺纸，使用黑色碳素笔进行书写，第一行为请假条标题，第二行为称呼，第三行起空两格书写正文，需交代请假具体原因，及批假时间。正文下数三行进行署名。
（三）会议流程
1、会议流程包括的内容
时间、地点、参加人员、主持人、会议议程。
2、发言顺序的确定
以发言人身份、职务高低为发言顺序可分为“大小大”和“小到大”两种会议流程安排。
（1）“大小大”适用于有两位以上的同级领导参加。
指院级领导先发言，之后由老师或学生代表发言，最后由领导进行总结性发言的形式； （2）“小到大”
常用于一般会议，依次发言，最后由领导进行总结性发言。
3、嘉宾介绍顺序
介绍到场嘉宾时务必介绍职务全称，以示尊重。注意千万不要将嘉宾姓名、职务弄错。介绍到场嘉宾一般以职务高低为依据，由高到低依次介绍，与会嘉宾职务级别相同，以工作资历程度为依据；与会嘉宾资历程度相同，依据介绍惯例。介绍到场嘉宾时一般将行政职务、学位放在姓名前，将职称放在姓名后，如“党委书记、博士***教授”，如只有行政职务或职称可将行政职务或职称放在姓名后介绍，如“法商学院***院长”、“法商学院***教授”等。
4、台签摆放原则
中间为大，从中间到两侧依次职务降低，发言席在一侧。如有特邀外单位嘉宾参加应与本单位领导同在中间就坐，然后再两侧依次按职务进行安排。台签摆放关键要了解参会领导的职务，台签的打印从纸张颜色、字体大小、是否在姓名后加职务均要统一。
5、确定主持人
一般不由与会最高领导担任主持人，一般由职务次之的人担任。如果领导参加部门会议，则由部门主管担任主持人。如果是多部门、多单位会议可由会议组织、主办部门或单位领导担任主持人。
（四）会议记录
第一行写标题，需交代会议具体名称，如“院学生会秘书处会议记录”。正文通常分为五段。第一段为“时间”，记录会议召开日期及具体时间；第二段为“地点”，即会议召开地点；第三段为“人物”，记录主持人、出席人，以及与会人员迟到、请假、旷会等情况；第四段记录正文，分项记录，如“第一项由***发言”，另起一行阐述发言概要，依次记录；最后一段为“会议结束”，交代宣布会议结束的人及具体时间。正文记录完毕后，下属三行位置为落款，需写清记录人的姓名、职务和记录时间。
（五）工作计划
工作计划第一行为标题，如“院**社团**部门**年度**月工作计划”。工作计划通常共分为两段。
第一段为引言。点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析，需要讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性。
第二段为主体。主体分为三项。
1、目标与任务。首先要明确指出总目标和基本任务
2、办法与措施。以实事求是的精神制定出具有可行性的办法与措施。
3、时限与步骤。工作分清先后、主次与缓急。针对在计划中提出的具体情况事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限。
正文下属三行为落款，落款需记清楚计划人的姓名、职务和计划时间
（六）工作总结
工作总结第一行为标题，如“院**社团**部门**年度**月工作总结”。工作总结分为开头、主体、结尾三部分。
第一段为开头。主要用来概述本月工作的基本情况。作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。
第二段为内容。内容应详细阐述本月工作的情况。就本月工作中成绩和缺点、经验和教训进行详细分析。
第三段为结尾。应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向。 正文下属三行为落款，落款需记清总结人的姓名、职务和总结时间。 以上就是我对社团办公室及秘书工作的简单阐述，希望大家在今后的工作中能够对相关问题加关注和针对性学习，促进社团各项工作顺利开展。谢谢大家。
院团委 院学生会秘书处 2009年4月9日
