二00八年度工作总结 暨二00九年度工作设想
一年来，在集团公司各位领导的严格要求和大力指导下，在办公室全体人员的共
集团公司领导：
同努力下，我集团公司办公室紧紧围绕“综合保障服务、行政费用考核”两项基本工作职能，团结一心，埋头实干，敬业奉献，较好地完成了各项工作任务，整体工作能力也取得了长足进步。
为进一步鞭策办公室全体人员的工作积极性，发现实际工作中所存在的问题和不足，缩短与公司整体工作要求的差距，提高实际工作的成效，现将我集团公司办公室二00八年度工作情况总结如下，并结合实际工作情况提出我集团公司办公室二00九年度的一些工作设想。
第一部分：综合保障服务方面
一、司机和车辆管理方面
我集团公司办公室现有司机12名，车辆15台，主要负责司机的出车安排、行车安全和日常行为管理，负责各部门用车的统筹安排、家住太原地区员工的通勤用车、各类接待活动的用车安排、所有车辆的审验、维护保养和加油等工作。
今年以来，我们先后出台了 “小车司机日常行为规范”、“用车审批程序”等多项管理制度，进一步加强、规范了司机和车辆管理工作。
1、司机出车安排工作，我们始终本着公平、公正的原则进行，即参考上月的司机公里数提成数据，本月尽量对上月公里数提成较少的司机采取“优先安排”的方法；同时，各部门出差用车时，我们采取“司机轮流出差”的原则，力求每一位司机的平均月终公里数提成基本保持平衡。
出车安排过程中，我们遵循 “适宜”的车辆安排原则，即事先根据各部门用车的人数、事由等实际情况，统筹安排好适宜的车辆出行，既要满足各部门正常的用车需要，又要尽量避免对车辆资源、各部门出行成本、公司管理成本造成无谓浪费。
截至到11月底，本年度司机累计出车3278趟次，平均每月298趟次；各车辆累计行驶385043公里，平均每月35003.91公里；各司机累计提成总额为35991.25元（10月底数据），平均每人每月约359.91元。
2、行车安全工作，我们始终作为司机和车辆管理工作中的一项重中之重的工作来
抓，并持续深入地开展了“创建2008平安无事故年”的专项活动，利用每周办公室例会传达、强调和安排各项安全工作，灌输司机的安全意识；利用《小车司机季度安全综合奖》的考核奖惩机制，提高司机的自身安全觉悟；通过“教育和处罚”并行的安全管理模式，使每位司机的行车安全意识由被动地灌输潜移默化地转变为主动地吸收，由“要我安全”逐渐转变为“我要安全”，时时紧绷行车安全这根弦。经过大家的共同努力，截至11月底，今年未发生一起行车安全事故，行车安全工作得到了初步好转。
3、在司机日常行为管理方面，我们在严格督促、检点司机遵守公司各项管理制度的同时，结合我办公室司机人员的各种实际情况，制定出了以考核行车安全为主，附带考核司机各种行为习惯的《小车司机季度安全综合奖》考核细则，从劳动纪律、车辆卫生、数据填写等多方面对司机的日常行为习惯进行严格考核，从细节之处着手加强管理，从一个侧面展现办公室司机的“窗口服务形象”。
4、在各部门用车安排过程中，我们除了遵循“车辆适宜”安排原则外，还努力在车辆的统筹、科学安排方面做文章，目前正在逐步试行“用车申报计划”制度，即各部门根据工作需要，前一天下班前由本部门用车人员提出用车申请，主管领导综合本部门用车计划后报至集团公司办公室，由办公室秘书统一安排次日的用车情况。一来各部门主管领导对本部门的用车情况能及时掌握，二来办公室秘书能提前着手对用车计划进行统筹安排，逐步规范各部门用车较乱、较多的情况，逐步缓解办公室车辆紧张的局面。
5、在员工通勤用车管理工作中，我们严格按照“坚持原则、严禁超员、准点发车、合理派车”的原则进行，不定期对通勤车的乘坐人员资质和人数进行认真检查，不该乘坐的人员在未办理相关手续前一律坚决不予乘坐，既要对通勤车的乘坐情况及时进行管控，又要根据实际乘坐人数安排适宜的车辆通行，以避免乘坐资源的无谓浪费。
6、在各类接待活动用车安排过程中，我们首先主动同接待部门或领导进行沟通，就接待用车情况进行全面了解，以统筹调配和选派适宜的车辆和司机进行全程车辆接待服务。值得一提的是，无论接待活动持续到什么时候，我们的司机都能自始至终等候到什么时候，绝不因个人的原因影响到整体接待工作的圆满完成。
8、车辆审验管理工作中，我们始终实行“专人档案式管理”原则，及时对各车辆的审验项目进行快速办理，以尽可能地减少和消除司机在工作过程中的后顾之忧。
9、规范车辆维护保养工作。我们严格执行“维护记录电子化”管理制度，为每一个车辆建立起了一套系统的“电子化维护记录”，对每一个车辆的维护项目和维护时间进行了认真登记，以便在需要维护时，能及时对相关维护情况进行系统查阅，很大程度上避免了盲目维护情况的发生，减少了管理漏洞的产生，在一定程度上也对合作单位的服务质量起到了监督、管控作用。同时，我们及时对司机反馈回来的各类维护
意见或建议进行认真分析和调查，及时同合作单位进行沟通和交涉，以确保整体维护费用降低的同时，服务质量和管理工作都能得到进一步提高。
10、完善加油票的管理。为进一步加强和规范对油票的管理，我们的加油票据实 行“一车一本”制，同合作单位进行商定后，我们还一改以前油票本先盖章后填票的做法，而是由司机填写好一张加油票后盖一个章；另外，每张油票上还必须标注该车辆加油时的公里数，办公室人员在对加油票据上的相关章样、公里数等内容审核无误后签字，该油票方可生效。油票管理工作的规范和创新，既能对各车辆的油耗进行及时、科学地统计和考核，又健全和规范了油票管理工作，减少了少加油、加私油等漏洞的产生。截至到11月底，本年度共加93号汽油32314.21升，合计181769.93元；90号汽油3338.88升，合计17623.56元；97号汽油5048.27升，合计39644.99元。
11、在司机和车辆管理过程中我们存在很多的问题和不足之处，有待在新的一年里及时予以整改并取得更大的进步。
第一，出车安排和车辆调配过程中，还没有形成一整套比较科学、合理的管理机制和更加有效、可行的工作安排方法，还不能真正做到客观、公正、主动、统筹地进行工作安排，还没有对资源的配置达到更加合理化的优化组合程度，以至于很多情况下在对资源造成一定浪费的同时，工作成效还没有得到有效发挥。2009年，我们将在司机出车安排的统筹性和科学性、部门用车的计划申报机制等方面做进一步深入尝试。
第二，行车安全工作今年以来虽然得到了一定的好转，但行车安全形势仍不容乐观，尤其是各类潜在不安全因素。我们虽然实行了处罚式管理方式，但从根本上来讲，司机的行车安全意识还没有真正扭转过来，各类完全可以避免的违章情况还时有发生；从各用车单位反馈回来的服务信息也表明，由于司机个人的驾驶技术和主观判断等因素造成的不安全情况还时有发生；此外，有个别车辆的设计缺陷造成有很多潜在不安全因素存在。2009年，我们将在司机的行车安全和驾驶技术培训方面投入更多的精力，利用闭路电视、《国联内刊》等媒介工具进行全方位、深层次的培训和强化学习，不定期开展行车安全知识竞赛，采取培训加考核加活动的学习模式，考核结果同季度安全综合奖直接挂钩。
第三，司机日常行为管理工作还待进一步加强，不按规定穿着工服、私自赌博、以公谋私、车辆卫生清理不及时等情况还在一定范围内存在，司机自身的综合素质尤其是思想意识的培训和教育工作还有待进一步提高。2009年，我们将继续严格司机的日常行为管理工作，健全各类管理制度，从严执行。
第四，车辆维护保养工作还有待进一步规范。由于车辆安排工作我们采取“适宜”原则，经常会出现司机交叉开车的情况，在一定范围内还存在着司机只管开“别人”的车不管维护的情况，开车过程中还存在不爱惜、不规范的不良工作习惯，相比“专
人专车”的管理方式，车辆的维护保养效果还存在很大的差距。尽管我们对车辆卫生清理工作采取了一些监督和处罚的手段，但车辆的维护保养管理制度还有待于进一步健全和规范。2009年，我们将对车辆的维护保养工作进行改革，拟选派几名维护经验丰富的司机兼任维护人员，负责车辆的日常维护保养工作，大的维护项目再由合作单位负责，各种维护用品由公司统一进行采购，尽可能地降低车辆的维护成本。
第五，各类接待活动中司机的服务质量有待进一步提高。随着公司规模的不断壮大，接待的规格越来越高，尤其是外宾客户，这就要求我们的司机不仅要把车开好，还要进一步加强接待礼仪、接待常识的学习，尤其是简单的外宾接待用语的学习和掌握。2009年，我们将在司机中逐步开展外宾简单接待用语和接待礼仪、接待常识的学习活动，进一步提高司机接待工作的内涵和水平。
二、秘书和日常服务方面
我集团公司办公室现有秘书5人，其中文字秘书1人，行政秘书4人，其中1人兼任档案管理员。主要负责各部门的资料打印、复印、传真、信函报刊收发、文件下发、各类纪要撰写下发、公章管理、纯净水管理、办公用品收发管理、印刷物品管理、话费缴纳、证照年审、出门证管理、客饭管理（已于11月底移交后勤部）、宾客接待、卫生清理（会议室、领导办公室和办公楼）、早操音乐管理、喷泉管理、外事传达及领导交办的其他事情等工作。
今年以来，首先根据我集团公司办公室人员变化的情况，多次对各秘书的工作职能进行了重新划分，对原有工作内容进行了多次调整，最大限度地实现人力资源的合理化配置。
其次，我们还对办公环境进行了重新布置，并在工作中逐步推行了“5S定置化”管理模式，以一个崭新的工作形象和更高的工作标准展示办公室的“服务窗口”作用。
再次，我们还对办公用品库房进行了搬迁，对各类库存办公用品进行了科学分类，并健全了帐物管理制度，严格按照专业要求，逐步对本职工作进行完善。
第四，针对我公司原来各类档案资料收集、管理、传阅不规范、流失较严重等问题，今年以来我们就档案资料收集、管理、传阅等内容作出了特别规定，并积极配合技术部门重点做好D2540机组和日常设备改造工作所需各类图纸、资料的收集、晒制、查阅等工作；新的档案室具备使用条件后，我们及时同各部门进行了协调，就暂存于各部门的“二00七年度前需归档的各项归档资料”的收集工作进行了专项部署和安排。
第五，针对公司各类文书张贴较混乱的情况，出台了“对外文书张贴”程序，进一步规范了各类文书的张贴程序，在一定程度上起到了促进内部管理水平提高的作用。
第六，重新对公司宣传栏内容和户外标识牌进行了更换，进一步发挥了企业对外形象展示的功效。
第七，对保洁人员的工作所时间和工作方式重新进行了调整，工作责任得到了进一步明确，办公楼的整体卫生状况相比以前有了很大的进步和改观。
截至11月底，共起草、输入各类文字材料320000余字，其中例会纪要46份，综合检查通报21份、办理公章审批手续389份、借用公章65次、报刊发放3400份，杂志发放179本、下发各类文件通知等631份、接待来宾323人次、印刷各类记录资料80余种，11000多本，费用总计22000余元、汇总办公用品75次，种类约86种、领用办公用品900余次、领用纯净水810桶、借阅档案资料200余次、接收外来传真217份、外发传真368份、信函收发212份、复印各类资料224464张，累计达到444264张。
尽管我们各项工作都在有序进行，但我们实际工作中还存在很多的差距和不足之处，有待在新的一年里及时予以整改并取得更大的进步。
第一，工作心态有待于进一步转变，工作责任心有待于进一步加强。在接受工作任务后，很多时候只是机械地急于完成工作任务，很少在怎样更好地完成此项工作任务方面投入精力，不能很清晰地明白工作的性质和真正要达到的目的，工作任务的相关性和统筹性等方面考虑过少，不能以一种更加有效的工作方式来圆满地完成工作任务，危机意识和工作压力不强，整日混日子、得过且过的思想依然存在，工作心态很多时候处于一种被动的局面，以至于很多时候事半功倍、徒劳无功。2009年，我们将在转变工作心态，增强工作责任心方面投入更多的精力，在进一步增强危机意识，端正工作心态，加强工作责任心等方面进行系统地培训和学习。
第二，工作能力有待于进一步提高。很多工作任务只是按照原有工作程序或标准按部就班地来完成，没能在实践中积累更多的更加可行的工作方法，没有在如何更好地完成工作方面进行尝试，自身的工作技能培训和学习有待于加强。2009年，我们将专门组织秘书人员参加各类专业技能（如接待礼仪、接待常识、秘书等级考证等）的培训和学习，借鉴和学习其他单位的先进工作方法，进一步提高整体的工作水平。同时，还将逐步实行岗位轮换制，让每一个工作人员都逐步适应新的工作内容，都能更加全面地接触和完成工作任务，都能在新的工作领域有更多新的尝试和创新，让大家既能独当一面，又能全面兼顾，确保整体工作的顺利完成。
第二部分：行政费用考核方面
行政管理费用考核工作作为我集团公司各项内部管理工作的一项重要组成部分，自2007年1月13日实施以来，经过近两年时间的不断运行和逐步调整，目前已基本形成了一整套比较规范、完整、合理的考核机制，在规范工作习惯、降低管理成本、提升员
工素质、强化企业管理等诸多方面发挥出了不可忽视的重要作用。从去年至今行政费用考核的执行情况来看，我们感受最深的是各部门参与考核的自觉性和节约意识进一步得到了增强。
但随着公司规模的不断扩大和业务活动的不断增加，原有考核标准已不能完全适应现有工作量的考核，亟待对原有行政管理费用考核标准进行持续改进和不断调整，以确保我集团公司行政管理费用考核工作的科学性、系统性、及时性和有效性。现就执行过程中发现的各类问题汇报如下：
一、公司领导费用方面
1、领导车费标准及考核方法需重新进行修订
① 公司领导费用方面主要存在的问题是车费。原车费标准的计算方法为：（司机家到领导家+领导家到山西国联+山西国联到榆次国联）的往返距离。因工作需要，部分公司领导的司机进行了调整，原车费考核中的司机家到领导家的距离发生了变化，需要重新进行修订；
② 随着太原龙城大道的开通，公司部分领导的行车路线由原高速通行改为从龙城大道通行，这样虽然节省了部分过路费，但原车费考核中的山西国联到榆次国联的公里数发生了变化，需要重新进行修订；
③ 公司领导因公出差时，出差期间的有关费用（主要是车费）原考核标准中没有明确规定应如何进行处理。从各月行政费用考核的结果来看，往往某一领导出差的月份中，该领导当月的月终行政费用结余相对比其本人不出差月份的月终行政费用结余和其他不出差领导的当月行政费用结余要略有增多，而且如果出差的频率越高，这种行政费用结余的差距就会越大，势必会在一定程度上对其他领导造成一定的心理影响。建议：制定有行政费用考核标准的相关领导在出差时，由其本人或司机通知办公室，由办公室从其本人当月行政费用总额中，对其出差期间的相关车费予以合理扣除。扣除部分将予以明确标注，月终上报审核部门审核。
此外，如因公需要，仅是领导的车辆用于出差，则该领导在调换出行车辆后，不同车辆之间的费用差别建议视具体情况予以增加或扣除。
2、降低或调整各领导的文印费、办公用品费标准
从费用执行以来的实际情况来看，大多数公司领导在需进行复印或领用办公用品时，多由其管辖部门员工代为办理，这样在一定程度上造成了该部分应由领导承担的费用最终或多或少由其管辖部门承担，而领导本身所享有的文印费和办公用品费很少使用。建议：降低公司各领导的文印费和办公用品费费用标准，或一并归入其管辖部门费用标准中予以核算。
如果领导下属管辖部门较多，可根据实际情况另行制定考核方法。
3、调整各领导费用发放或扣除周期
行政费用考核结果原则上实行的是当月兑现，每月将其本人当月的行政费用结余或超支部分予以发放或从其本人工资中扣除。但目前从执行的实际情况来看，每当行政费用结果兑现时，凡是结余的部分全部予以足额发放，而超支的部分是否经财务部门足额予以扣除，就不得而知了。建议：今后领导行政费用月终兑现时，由办公室上报、审核组审核、人力资源部从工资总额中扣除，三方签字后交由财务部予以工资中兑现，不再就结余部分另行发放。
或者各相关领导每月行政费用的节余或超支，不再按月进行兑现，而是由财务部代为专项保管，每一季度综合考核后，由办公室、审核组、人力资源部三方按照程序综合季度数据后，再由办公室统一进行兑现。
二、公司各部门费用方面
1、部门之间工作职责不清、费用归口不明
在实际执行过程中，经常会发生一些费用归口不明确的现象。如：
①
电费缴纳产生的车费原先由生产部承担，在运行了几个月变为由设备动力部承 担，但缴纳电费人员和车辆使用人仍为生产部人员。
②
物资处置部自成立后，日常工作中所产生的部分费用有计入到设备动力部的现象。尽管 我们已多次告知两部门领导，并单独对物资处置部的文印费、办公用品费、车费等费用另行登记，但由于两部门现在在一起办公，合用一部电话机，因此固定电话费每月都全部计入设备动力部的费用考核标准中。建议设备动力部尽快制定费用标准或者参照车间生产考核的相关办法对其进行考核。
鉴于上述几种情况，建议公司重新对各部门的工作职责和费用构成明细及归口等内容进行进一步明确。
2、考核范围不全面
① 集团公司检测中心长期以来，一直产生各种费用，所产生的各种费用最终是计入生产成本核算还是计入其行政费用考核范围内，请公司明确。
②
公司发生的各类对外接待费用（主要是车费），够什么标准时才由公司承担，应有个明确的界限。
③ 原有行政管理费用考核标准中的车辆维修费，制定有不同的费用界限，但在实际考核中，不能完全按照该标准进行考核，而是由办公室根据各车辆的实际车况进行合理维修安排。建议：取消车辆的维修标准。
3、费用标准修订、调整不及时
各部门办公用品费原制定标准为每人5元，外聘专家（到底公司什么样的人才算是外聘专家，建议公司明确）享有每人每月3桶纯净水，但部门人员经常发生变化，建议
各部门人员发生变化时，由人力部发函或通知办公室和审核组，以便及时对部门办公用品费进行修订。
另外，由于公司部门编制的改变，在撤销或新增部门时，建议：及时对相关部门费用进行修订或确定。（如基建部并入后勤部，新增物资处置部）。
此外，由于公司规模的扩大和业务量的不断增加，少数部门的费用已不能完全满足实际工作需要，为确保正常工作的开展和考核工作的公平合理，建议：缩短行政费用的修订或调整周期。
4、考核标准制定不严密，考核结果是否执行不确定
车间产生的各类费用，目前大、小螺焊车间每月由财务部从其工资总额中予以扣除，但大、小直缝车间、检验站、吊装队等部门还没有制定出一个合理的摊销或扣除方法，销售公司发生的各项费用也是如此。
行政费用上报后，目前实行的是：有结余时，由各部门到财务部现金领取；超支时，由财务部从其部门正职领导当月工资中予以扣除，部门正职领导再根据本部门实际情况进行摊销或处理。建议每月终了，由办公室上报、审核组审核、人力资源部从工资总额中扣除，三方签字后交由财务部予以工资中兑现，不再就结余部分另行发放。
此外，太原地区机构因工作需要，需榆次相关部门人员派车去太原进行设备维护或处理其他事情时所产生的车费，到底是由榆次相关部门承担还是由太原地区相关部门承担，请公司明确。
以上所涉及到的各种情况，希望公司能在2009年度尽快出台一个更加合理的行政管理费用考核补充方案或重新制定一套新的行政管理费用考核标准，以便在实际工作中，更加科学合理、公平公正地进行考核。
我们集团公司办公室是一个非常团结、非常上进的团队，工作氛围非常阳光、融洽。尽管我们在实际工作中还存在很多的问题和不足之处，但我们坚信：在新的一年里，将会以更高的标准来要求自己，以更加崭新的姿态、更加昂扬的斗志、更加出色的工作业绩来真正展示我们的“服务窗口”形象和作用，通过不断地努力，逐步缩短与公司整体工作要求的差距。
集团公司办公室 二00八年十一月
