工程会议管理制度
第一章 总 则
第一条 工程管理系统会议管理体系，为提高工作协调效率及重大事项的反应速度，加强工程管理部建设单位与设计单位、监理单位、施工单位等参见单位之间的协调及联系。及时纠正和预防工作中存在的问题，顺利完成任务目标，保证工程系统各项管理工作规范、高效、有序进行，特制定本制度。
第二章 适用范围
第二条 本办法适用于XX发展工程成本中心工程系统。
第三章 管理原则
第三条
一、会议以沟通分享，解决问题为主要原则，目的在于及时纠正和预防工作中存在的问题，保证工程系统各项管理工作规范、高效、有序进行。
二、会议组织部门及与会人员，须在会前加强沟通，完成充分的会议准备，确保达到会议组织及召开的预期效果。
三、提升会议有效性，会前明确会议目的及待决策解决问题。会议结束后须形成会议纪要，进一步跟进督办。
第四章 会议组织工作
第四条
一、会前准备
会议室预定、参会人员确定、会议时间确定、餐饮预定、设备申请（投影、电脑、录音笔、音响调试）、会议通知起草下发、会前电话或短信通知、会议室布置等。
二、材料收集
会议组织部门至少提前1天将会议汇报方案及待决策解决问题
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等收集完毕，并做最终的资料确认整理。
三、会中组织
组织签到、会务服务、空调通风设备启动、电脑投影麦克等设备调试、会议记录、督查会议纪律、会后整理工作。
四、会议成果
会议重点沟通事项及工作安排形成会议纪要，于会后24小时内，上报集团会议管理中心备案并发送到所有参会人员的企业邮箱或者以微信方式发送至手机，如遇公休日应提前至公休日前一天。
五、会议如遇节假日，召开时间相应提前至公休日前一天。
第五章 会议管理体系
第五条 根据会议性质，项目管理的会议包括两个层面：企业内部组织召开的会议（企业层面）包括年度会议、月度例会等；工程管理部组织召开的会议（项目层面），包括工程项目月度例会，工程项目专题会议、监理协调会等。
一、年度会议
年度会议主要任务是传达董事长和公司领导对建设项目的管理要求、总体工作计划安排和发展目标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。由工程系统负责人主持，工程系统全体员工参加。
会议由总部工程部负责筹办和召集，并拟报会议议程上报工程系统负责人审定。总部工程部负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由工程系统负责人签发并抄送各区域工程部。
二、月度例会
一般在每月初召开，会议由工程系统负责人主持，各区域公司主要负责人参加，总部工程部负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成总部布置的各项任务。
会议的主要议题：
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检查落实上月各区域公司工程部主要工作完成情况； 各区域公司工程部提出本月工作重点； 对各区域公司工程部重要问题的讨论研究； 其它需要在会上讨论解决的事项。
三、工程项目月度例会
一般在每月初召开，由项目部门经理主持，建设方、监理、施工单位主要负责人参加。由监理方做好会议纪要并于2天内发送至各相关单位。会议的主要议题：
建设方传达相关部门文件精神，提出本项目相应对关措施； 建设方对本项目的要求，布置本月工作，提醒本月重要工作事项； 上次月度会议提出的问题，逐条核对解决；
总结上月进度、质量、安全文明施工情况并制定下月的工作计划和安排。
四、工程项目专题会议
一般解决项目建设管理过程中遇到的质量、进度方面遇到的困难、问题等。工程项目运行过程中，为了及时协调项目有关重大/紧急问题（包括事故及处理方案等），可随时召开专题协调会，以便工程项目顺利开展。工程项目专题会议 ， 一般由会议发起的部门事先发书面通知（紧急情况可电话通知），通知要说明召开的时间、地点、主持人、参加人员、讨论的议题等。 由会议发起的部门安排专人记录并编制会议纪要，会议纪要在会议一天内发至参加会议人员。会议要求：专题会要求一事一议，议必议决。
五、监理例会
监理例会是建设工程监理制的具体要求，主持人为监理单位的总监理工程师或总监代表。监理例会的召开时间由监理单位总监理工程师、工程管理部经理、施工单位项目经理协商确定，一经确定，一般不得随意更改。
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各承包人应在会议召开前24小时提交书面汇报材料（统一格式）。在监理例会中如出现延期、索赔及工程事故等重大问题，可另行召开专门会议协调处理。
监理例会应按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题和建议措施；监理工程师应逐项组织讨论并作出决定或决议的意向。监理例会一般包括主要议程如下：
（1）落实和确定上次监理例会所决定事项的完成情况，征询意见并在本次会议进一步落实未完成事项；
（2）承包人汇报上周工程计划完成情况和质量、安全状况，以及施工中存在的问题和原因分析。根据合同规定向监理和公司提出工程实施中急需解决的问题和要求，并对下周的工程计划作出安排； （3）审查工程进度：主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策；
（4）审查现场情况：主要是现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应情况并提出解决措施；
（5）审查工程质量：主要应针对工程缺陷和质量事故，就执行控制标准、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施； （6）审查财务事项：主要是期中支付、价格调整、额外的临时金额等发生或将发生的问题及初步处理意见或意向；
（7）审查安全事项：主要是对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施；
（8）讨论施工环境：主要是承包人无力防范的外部施工干扰或不可预见的施工障碍等方面的问题的提出及解决措施； （9）监理工程师或承包人提出的其他事项；
（10）总监或驻地监理根据施工现场实际情况提出总体协调意见，并明确下一步施工管理实施具体目标。
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（11）项目工程部和公司各工程管理有关部门负责人对承包人和监理代表处提出的意见进行答复。
监理例会由项目监理部负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后1天分别送各有关单位。
六、监理协调会
监理协调会是项目工程部与监理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工程部负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地监理及专业监理工程师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。 主要议程：
（1）各合同段驻地监理汇报各自职责范围内的工作情况和存在问题，提出有关工作方面的建议和意见；
（2）总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议和改进意见；
（3）项目工程部和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进意见，并交流工作体会； （4）项目工程部及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处提出的问题和意见进行答复。
六、其他性质的会议
（一）包括：项目管理相关会议、与合作公司的沟通交流会议等。
（二）相关会议事项参阅XX发展例会制度。
第六章 会议决议的跟踪督办
第六条 为了确保会议效果，对于各类会议上形成的决议，工程管理部经理责成专人予以跟踪落实，并要求相关单位、责任人员在下次例会上明确说明例会中有关问题的落实情况。属于监理单位跟踪落实的事项，工程管理部应督促监理单位行使其职责，做好会议决议的跟踪落实工作。
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第七章 相关记录
第七条
一、各项会议由专人进行记录并保存，各与会人员自行记录需要自己完成和配合事项。
二、会议纪要中对所记录的问题要注明其责任人和完成时间。
三、会议记录和纪要格式自定，但要保持各事项对固定。
四、会议参加人员应予以登记记录。
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