办字[2003] ## 号
关于印发《员工档案管理办法》的通知
公司各部门：
《员工档案管理办法》已经公司第##届董事会第##次会议通过，现印发给你们。请将文件精神传达到本部门全体员工并认真执行。
二○○三年五月二十八日
主题词：
中国####股份有限公司总裁办公室
2003年6月
日印发
打字：## 校对： 共印 份
员工档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范员工档案的收集整理、查阅和传递等管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规政策，结合公司实际，制定本办法。
第二条 员工档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映员工经历、德才水平和工作表现的以个人为单位集中保存以备查考的文字、表、照片及其它各种形式的原始记录。
第三条 员工档案工作是人事工作的重要组成部分，在员工档案管理工作中必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保员工档案的完整与安全。
第四条 本办法适用于公司总部的员工档案管理。
第二章 员工档案的分类及内容
第五条 员工档案共分为十类，各类名称及内容如下：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学习成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩和审批材料等）；
（五）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
（六）参加中国共产党、共青团、工会及民主党派的材料；
（七）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、模范先进事迹、表彰等）；
（八）处分材料；
（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退离休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
（十）其他可供组织上参考的材料。
第三章 员工档案的收集整理
第六条 总裁办公室是公司的员工档案管理部门。 第七条 总裁办公室对送转的档案材料应当及时清理、鉴别和登记。
第八条 各职能部门应当及时将需归档的零星材料移交总裁办公室，以充实档案内容。
第四章 员工档案的查阅
第九条 查阅员工档案必须严格执行阅档手续，除公司高管人员查阅本公司人员的档案外，有关职能部门人员可根据工作需要查档，但需经公司总裁批准，在总裁办公室备案后方可查阅。
第十条 查阅员工档案不得出档案室。查阅人不得向无关人员泄漏或公布档案材料相关内容。
第十一条 员工档案材料一般不得复印，因特殊需要，应当经总裁办公室总经理同意，并办理复印手续后，方可复印。
第十二条 任何人不得查阅本人及其亲属的档案材料。 第十三条 查阅档案时，要注意爱护档案材料。严禁污染、损坏、拆散、涂改、圈画、加批、折叠、抽换档案材料。
第十四条 总裁办公室应当有专人负责监督查阅。
第五章 员工档案的传递
第十五条 员工档案可以直接转向县以上各级组织、人事部门及有关的人才交流中心。
第十六条 转出档案，应当按有关规定认真清整、严格密封，按档案转递通知单所列项目详细登记并写清转递档案原因，以便接收单位及时处理。
第十七条 接收档案，经核对无误后，在回执上签字盖章并及时退回。逾期未退者，应当及时进行查询，以防丢失。
4 第十八条 员工档案应当随员工调动及时转递，以防人档分离。
第十九条 有下列情况之一的，其档案转至街道或有关部门：
（一）辞职，自动离职，被辞退后；
（二）出国不归，失踪，逃亡后；
（三）被开除以后。
第六章 附 则
第二十条 本办法由总裁办公室负责解释。
第二十一条 本办法自下发之日起施行。公司2002年12月9日下发的《员工档案管理规定（暂行）》[办字（2002）18号]同时废止。
